Trabajo documental

FORO 2

DATO: Se considera como una unidad pequeña ,que es elemental y de gran importancia ya que con la ausencia de uno , se puede dificultar la fluidez , claridad , solidez y precisión de la información.

ETAPAS DE DATO:

Recolección: la recolección de datos es la actividad que consiste en la recopilación de información dentro de  cierto contexto.

 Procesamiento: consiste en trabajar con lo recolectado para convertirlo en conocimiento útil, la recolección de datos es muy importante ya que permite sustentar  el conocimiento que se generará y de esta forma  garantizar  calidad. 

Transformación: Son el conjunto de datos debidamente organizados.

EJEMPLO: en la empresa COMORIENTE  cuando un cliente llega por primera vez a efectuar una compra, debemos hacer el proceso de las etapas del dato en el sistema contable que se maneja en dicha empresa (siigo).[pic 1][pic 2]

        [pic 3]

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   TIPOLOGIAS DOCUMENTALES

• CORRESPONDENCIA COMERCIAL: Es la encargada de ejecutar los procesos y procedimientos que deben aplicarse a la gestión documental en sus diferentes etapas, aplicando  los conocimientos propios, especializados y debida prestación del servicio, como la efectividad de los planes, programas y proyectos de la entidad, conforme a las normas y procedimientos vigentes.
• DOCUMENTOS CONTABLES: Son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones de la ley, son de vital importancia para mantener un apropiado control de todas las acciones que se realizan en una compañía o empresas.
• DOCUMENTOS ESPECIALES: Son importantes porque entre ellos encontramos certificaciones, escrituras, además encontramos soportes electrónicos e imágenes que nos facilita entender la información de forma clara y precisa
• DOCUMENTOS LEGALES: Son de gran importancia porque con ellos podemos comprobar hechos o sucesos reales, estos pueden llegar a tener valor de prueba y demostrar la existencia de un suceso o hecho.
• EJEMPLO: registros civiles, hojas de vida, registros de pago y de cobro etc...
  

CONCLUSIONES:

Los procesos y procedimientos se  deben aplicar a la gestión documental en sus diferentes etapas, para asegurar la  conservación de la memoria institucional y el cumplimiento de la normatividad, además hay que tener en cuenta que hoy en día las empresas tienen que manejar una gran cantidad de documentación, por ello es de vital importancia contar con el sistema de gestión documental, para obtener resultados mas rápidos, información clara y precisa y además evitar perdida de documentos.

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