ARCHIVO GENERAL DE LA NACION

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Todo lo que necesitas saber para entender la Ley 594 del 2000

Publicado el 6 Jul, 2018

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Los procesos de gestión documental se rigen bajo varias leyes, decretos y normas que establecen la forma correcta de llevar a cabo las tareas dentro de las empresas, todo en pro de la transparencia, la organización y el uso óptimo de la información. Una de las leyes que regula y gestiona gran parte de los deberes documentales y archivísticos es la Ley General de Archivos 594 del 2000. Toma nota porque te explicaremos de qué se trata.

La transparencia y el orden de la información es la base requerida para que los ciudadanos en general puedan acceder a la información de interés público, ya sea de empresas privadas que prestan servicios a la comunidad, como de empresas y organizaciones del Estado. Para garantizar dichas bases, el gobierno aprobó el 14 de julio del año 2000 la Ley 594, conocida como la Ley General de Archivos, la cual establece los parámetros para llevar a cabo el reconocimiento de la gestión documental, los conceptos básicos que surgen de ella y los principios por los cuales se debe regir el correcto ejercicio archivístico.

Esta ley regula las prácticas del archivo público, archivo privado de interés público y del archivo total.

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¿Cuál es el objetivo de la Ley 594 del 2000?

• Categorizar los archivos de interés público y de utilidad de consulta nacional.
• Controlar los documentos, su disposición final y su relevancia.
• Evitar el agolpamiento de documentación innecesaria.
• Facilitar la gestión documental y garantizar su transparencia.
• Promover la organización, conservación y consulta de los archivos de interés económico, social y tecnológico.
• Consolidar una cultura de información nacional.
• Racionalización de la información y sus categorías.

¿Cuáles son los principios de la Ley General de Archivos?

Teniendo en cuenta que la prioridad de esta ley es el correcto manejo de la documentación a favor de los ciudadanos y su interés de consulta, los principios que la rigen y que se desarrollan son los siguientes:

• Finalidad del archivo: mantener una documentación organizada ayuda y garantiza a conservar una información con fácil acceso y recuperación.

• Importancia de los archivos: la ley establece y respalda la importancia de la gestión y la administración de los documentos, tanto para las empresas, como para quienes deseen consultar información de interés nacional. De este modo se categorizan de manera eficaz los documentos, ayudando a depurar y a administrar lo que es necesario.

• Institucionalidad e instrumentalización: el uso de instrumentos archivísticos y el manejo de los documentos y su reposo o archivo, respalda las actividades de gestión, siendo las bases principales para procesos políticos, económicos y legales, garantizando los derechos de todos los involucrados en los procesos.

• Responsabilidad y organización: la ley respalda el uso de la información, por lo que es enfática en el cumplimiento de las normas descritas en ella, tanto en organizaciones públicas como privadas con interés público.

• Dirección y coordinación: la ley designa al Archivo General de la Nación como el principal ente de regulación, con el fin de proteger la memoria histórica y cultural de la nación.

• Administración y acceso: el Estado se responsabiliza por la correcta gestión de la información y de garantizar el acceso a ella por parte de la ciudadanía en general.

• Racionalidad: establecido el orden, es necesario que el manejo de los documentos sea realizado por personal especializado o personal común, siempre y cuando sigan las leyes y normas establecidas, de tal manera que su consulta esté más que garantizada.

• Modernización: el crecimiento y la implementación de nuevas estrategias, ayudan a las entidades a optimizar y a automatizar de la mejor manera los procesos de gestión documental.

• Interpretación: finalmente, con el fin de que la ley se siga al pie de la letra, el AGN tiene la responsabilidad de brindar asesoría a todo el interesado en llevar a cabo procesos de administración de documentos.

¿Por qué es importante almacenar adecuadamente nuestros archivos?

Publicado el 20 Oct, 2019

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¿Sabes a diario cuántos documentos genera tu empresa? Toda esa información producida y recibida representa una parte importante para los procesos que se adelantan en tu organización, por lo que protegerlos y gestionarlos adecuadamente por medio del almacenamiento de archivos, representa una tarea importante. Si quieres saber más sobre el almacenamiento, te invitamos a seguir leyendo.

El almacenamiento de archivos es una parte fundamental de la gestión documental, ya que se basa en todo un protocolo de protección, cuidado y custodia que permite que los documentos de diversos formatos y características, sean salvaguardados de manera óptima con el fin de garantizar el acceso de quien lo requiera a lo largo del tiempo.

Por lo anterior, el almacenamiento se posiciona como la estrategia más necesaria de implementación en las empresas ya que:

• Garantiza el acceso a la información.
• Conserva la información en óptimas condiciones para su consulta.
• Mantiene un orden lógico y práctico.
• Ahorra tiempo de búsqueda.

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Ahora bien, veamos algunas razones de fondo que te ayudarán a entender la importancia del almacenamiento de archivo:

1. Información clara, documentos al instante

Sin documentos o archivos no existiría pasado ni futuro de tu organización y vivirías sin tener conocimiento alguno de lo que se ha hecho o se hará a largo plazo. Sin embargo, todos deseamos conocer la historia e información de nuestra empresa para estar al tanto de lo que ha sucedido con ella a nivel administrativo, financiero o fiscal. De igual modo, la información y su cuidado es de vital importancia en caso de auditorías, revisiones fiscales o compromisos con proveedores.

Recuerda, tener un archivo bien administrado en temas de almacenamiento, contribuye a obtener un conocimiento claro de la información que se produce en tu empresa.

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2. Protocolos estratégicos de gestión documental

Cuando lo que está en juego es la documentación de tu empresa, recuerda que la gestión documental es tu mejor aliada para implementar una correcta gestión de almacenamiento, pues con ello le estás abriendo las puertas a una serie de protocolos cuya aplicación garantiza no solo el cuidado, sino que también, un orden lógico, sencillo, homogéneo y planificado a toda tu documentación.

Recuerda que dichas estrategias van de la mano del uso de instrumentos archivísticos, como lo puedes ver en nuestros artículos anteriores.

3. Archivos seguros, eficientes y prácticos

Hay una realidad a la que no podemos escapar, y es que a medida que pasa el tiempo, irá creciendo la cantidad de documentos en una empresa. Cuando logras entender este punto, es cuando realmente inicias planteamientos de metas y propósitos para evitar que todo salga de control.

Por lo anterior, cuando implementas estrategias de almacenamiento estás llevando a tus archivos al siguiente nivel, pues:

• Construyes: La gestión documental anima a almacenar datos de las diversas áreas de tu empresa en un orden específico o por bloques que permiten de manera ordenada consultar la información.

• Conservas: Al ser correctamente archivados los documentos, los estás protegiendo de factores ambientales, de errores de manejo humano y de cualquier riesgo que pueda dañarlos.

• Proteges: Los archivos físicos no son los únicos que estarán seguros, en el caso del archivo digital, tienes garantías de seguridad, ubicación, edición eficiente y acceso regulado.

En muchas ocasiones, para cumplir con lo mencionado se requiere de la ayuda de un experto o de un personal capacitado, pero sobre todo es cuestión de organización grupal y de definir en tu empresa la relevancia estratégica del manejo que le das a tu información.

No olvides que los archivos que conserve tu empresa son importantes, pues estos contribuyen al desarrollo de la responsabilidad interna, lo cual la llevará a seguir creciendo paulatinamente.

Gestión documental: 5 beneficios de su aplicación en las empresas

Publicado el 8 Oct, 2019

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¿Qué pasaría si los documentos de tu empresa se llegan a perder? Muy probablemente varios de tus procesos administrativos, legales y financieros pueden verse seriamente afectados. Por ello antes de que ocurra un incidente de esta magnitud, es importante ejecutar estrategias de gestión documental, las cuales pueden garantizar el correcto manejo de toda tu información. Si quieres conocer sus ventajas, te invitamos a seguir leyendo.

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