CARTILLA DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION
Enviado por Marixa Kajas • 5 de Septiembre de 2016 • Tareas • 1.251 Palabras (6 Páginas) • 960 Visitas
COMFACAUCA
CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIAR
CENTRO DE SERVICIOS Y CAPACITACIÓN
TÉCNICO EN ASISTENCIA EN ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO
TALLER
CARTILLA DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION
POPAYÁN, 7 DE JULIO DE 2016
COMFACAUCA
CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIAR
CENTRO DE SERVICIOS Y CAPACITACIÓN
TÉCNICO EN ASISTENCIA EN ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO
TALLER
CARTILLA DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION
ELABORADO POR:
SANDRA MARIXA CAJAS
POPAYÁN, 7 DE JULIO DE 2016
CARTILLA DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION
- Define clasificación documental de acuerdo a la lectura
La clasificación es el primer paso del conjunto de procesos destinados a la organización de archivos tendientes a controlar, recuperar y conservar la información contenida en los documentos para Su utilización administrativa, jurídica y científica.
- Según la cartilla, precisa que la clasificación debe reflejar la estructura de cada entidad ¿En qué consiste este proceso?, además dé un ejemplo de cada una.
La clasificación debe reflejar la estructura de cada entidad de tal manera que las agrupaciones documentales resultantes correspondan a las subdivisiones que conforman la institución.
EJEMPLO:
Fondo documental: Comfacauca
Secciones documentales: departamento administrativo y financiero
Subsecciones documentales: crédito y cobranza
- Clasificar qué permite identificar
La clasificación permite la identificación y el agrupamiento sistemático de documentos semejantes con características comunes, teniendo como base la estructura orgánico-funcional de las instituciones y los trámites administrativos que adelantan las dependencias en el ejercicio de sus funciones.
Clasificar implica, identificar la procedencia de los documentos teniendo en cuenta la estructura orgánica y las funciones desarrolladas por una institución a lo largo de su gestión.
- A que hace referencia cuando la cartilla dice lo siguiente: “La clasificación es connatural a los documentos de archivo”.
La clasificación es connatural a los documentos de archivo, ya que éstos nacen clasificados por estar vinculados, en primer lugar a la Institución que los produce y en segundo lugar al quedar adscritos a una dependencia o división de aquella, en cumplimiento de un procedimiento administrativo.
- Identifique el proceso archivístico principal que se aplica en la clasificación documental y dé un concepto y ejemplo sobre éste.
En el proceso de clasificación, la procedencia (productor) permite identificar los creadores de documentos, que bien pueden ser institucionales (fondos documentales) y administrativos (secciones y Subsecciones documentales). Los institucionales están referidos a la totalidad de los documentos producidos por una entidad. En lo que respecta a los productores administrativos, la procedencia está dada por las dependencias, llamadas unidades administrativas, divisiones o secciones, en que están organizadas las instituciones, de acuerdo con la estructura orgánica.
EJEMPLO:
PROCEDENCIA AGRUPACIONES DOCUMENTALES
Comfacauca fondo documental comfacauca
Departamento servicios sociales sección documental
Servicios complementarios subsección documental
Proyectos de cooperación subsección documental
- El otro principio que se identifica es el de orden original, en la clasificación es importante y fundamental aplicarlo ¿Por qué?
Este principio archivístico en la clasificación, se aplica a partir del conocimiento de los procedimientos administrativos que determinan el orden en que los documentos se producen para el desarrollo de un trámite. Al clasificar conviene restablecer, en lo posible, el orden primitivo de los documentos atendiendo la secuencia en que se generaron en cumplimiento del trámite administrativo.
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