Automatización De Procesos Administrativos

INTRODUCCION

Iniciar por preguntarse el por qué implementar sistemas de automatización dentro de la empresa, es un punto fundamental para encaminarse al crecimiento y el éxito. La dinámica en una economía global como la actual exige que las empresas tengan información para atender la demanda del mercado tanto en oportunidad como en calidad, y esto solo puede lograrse si se tienen las herramientas adecuadas. Las empresas que no automatizan y/o no cuentan con el apoyo de sistemas de información tienden a estancarse y en muchos casos a desaparecer, al no estar preparadas para competir en igualdad de condiciones.

El objetivo de la automatización de oficinas es el incremento de la productividad y la eficiencia a través de múltiples tecnologías, que dan apoyo a una amplia gama de aplicaciones orientadas a mejorar el desempeño de las actividades realizadas dentro de una organización. Se dice que estas tecnologías y aplicaciones proveen la base para la integración de cualquier oficina, de manera que se debe prestar especial atención a los aspectos de análisis, estructura, asignación de recursos y tecnología disponible, para obtener el máximo beneficio y al mismo tiempo evitar crear temores o falsas expectativas en el lugar de trabajo. Es de vital importancia que se determine el nivel y naturaleza de automatización en la empresa. La automatización de oficinas es un concepto amplio y multifacético que se agrupa en dos ambientes principales: el de la administración y el de la tecnología de información, los cuales son parte significativa para el éxito de la implantación de este concepto. La automatización abarca una gama de aplicaciones relacionadas con el proceso y transmisión de información, el cual varía desde la captura y presentación, hasta la distribución de la misma. Comience en su empresa por evaluar que tan viejas son sus versiones de software, ya que es muy poco probable que se pueda competir en el mercado mediante el uso de Windows 3.0, Excel o Lotus 123 en su primera versión, Word perfect 4.0 para DOS y DBASE III. Para poder iniciar cualquier proyecto de automatización de oficinas se requiere el apoyo total de un ejecutivo, con el fin de contar con los recursos necesarios y ejercer influencia en las organizaciones con la autoridad necesaria. De las alternativas estratégicas que se sugieran deben asignar prioridades en correspondencia con los objetivos definidos. Una vez se han delimitado las estrategias, prioridades y roles, se determina una metodología de trabajo. Los resultados de la implementación de una solución de automatización de procesos en cualquier área de la organización pueden medirse en primera instancia por la reducción de tiempos y de costos, en segunda por el aumento de productividad del área impactada y en tercera instancia en beneficios en calidad, oportunidad,

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