AUTOMATIZACION DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

EJERCICIO 1

CAPITULO 1– AUTOMATIZACION DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE UNA EMPRESA

MANDOS ALTOS

Son el Director general, responsable de calidad y control de gestión (control ER)

MANDOS MEDIOS

Director técnico, Director de producción, Director de compras, Director comercial, Director de administración y finanzas y Director de recursos humanos.

MANDOS BAJOS

I + D, encargados jefes de mantenimiento, logística y almacenes, administración, finanzas, oficina técnica, métodos y tiempo

Las líneas de mando y comunicación, son las que se comunican entre si, las cuales llevan una comunicación fluida dentro de una organización para que todo tenga un mismo objetivo.

EJERCICIO 2

CAPITULO 1– AUTOMATIZACION DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

RENOVACION DE UNA LICENCIA DE CONDUCIR

INSUMOS PROCESOS SALIDA

INSUMOS

DPI, Licencia Vencida, Boleta de pago de renovación, Examen de la vista, Boleto de ornato

PROCESO

1. Revisión de papelería

2. Revisión de multas

3. Fotografía

4.Entrega de Licencia

SALIDA

- El cliente se retira con su licencia renovada

ACTUALIZACIO DE DATOS EN LA SAT PARA UN PEQUEÑO CONTRIBUYENTE

INSUMOS PROCESOS SALIDA

INSUMOS

- DPI, Tarjeta de NIT, Recibo de luz si quiere modificar dirección

PROCESO

1. Revisar DPI y No. De NIT

2. Llenar el formulario SAT-FDU

3. Llenar formulario

4. para modificaciones SAT-014

5. Ingreso de datos al sistema

SALIDA

- El cliente se retira con la satisfacción de la renovación

PROCESO DE UNA FÁBRICA Y DISTRIBUIDORA DE TABLETAS DE CHOCOLATES

INSUMOS PROCESOS SALIDA

INSUMOS

- Cliente, pedido, orden

PROCESO

1. Ingreso de pedido

2. Verificación de materia prima

3. Cantidad de ingredientes

4. Elaboración de producto

5. Empaque

6. Verificación de calidad de producto

7. facturación

SALIDA

- Entrega de producto y satisfacción del cliente

BENEFICIOS

1. Empleado solicita vacaciones

•Menor tiempo en el llenado de la solicitud.

•Menor tiempo en la espera de la respuesta.

•Menor tiempo perdido en el proceso de solicitud de vacaciones.

2. Recursos humanos revisa días disponibles

•Acceso rápido a la información.

•Se garantiza la exactitud en días disponibles.

3. Jefe directo aprueba vacaciones

•Se lleva mayor control de los empleados activos y los que están en vacaciones.

4. Recursos humanos descuenta vacaciones

•Mejor control del pago final al empleado.

•Se garantiza mayor exactitud y consistencia en los cálculos efectuados con nuevatecnología.5. Se le comunica al empleado el resultado

•Se mejora la comunicación.

•Se integran diferentes áreas de la organización

EJERCICIO 3

CAPÍTULO 2-PRODUCTIVIDAD

Instrucciones y enunciado del ejercicio.

Realice un listado de los beneficios que implica la automatización del proceso administrativo para la solicitud y tramite de vacaciones en el departamento del Talento Humano de la empresa CHN de acuerdo a la siguiente gráfica.

BENEFICIOS

1. Empleado solicita vacaciones

•Menor tiempo en el llenado de la solicitud.

•Menor tiempo en la espera de la respuesta.

•Menor tiempo perdido en el proceso de solicitud de vacaciones.

2. Recursos humanos revisa días disponibles

•Acceso rápido a la información.

•Se garantiza la exactitud en días disponibles.3. Jefe directo aprueba vacaciones

•Se lleva mayor control de los empleados activos y los que están en vacaciones.

4. Recursos humanos descuenta vacaciones

•Mejor control del pago final al empleado.

•Se garantiza mayor exactitud y consistencia en los cálculos efectuados con nueva tecnología.

5. Se le comunica al empleado el resultado

•Se mejora la comunicación.

•Se integran diferentes áreas de la organización

EJERCICIO 4

CAPÍTULO 2-PRODUCTIVIDAD

Instrucciones y enunciado del ejercicio.

En los siguientes ejercicios calcular la productividad con los datos que se le proporcionan.

Compare luego los resultados obtenidos.

1. Inversión de Q300.00 de mano de obra y Q700.00 de materiales y se producen 300unidades o piezas.

R/ 300/300+700 = 0.3

2. Inversión de Q700.00 de mano de obra y Q400.00 de materiales y se producen 150unidades o piezas.

R/ 150/700+400 = 0.13663 (0.14)

3.Inversiones:

a. Mano de Obra Q170,000.00

b. Costos Administrativos Q125,000.00

c. Materiales Q600,000.00

d. Servicios Diversos Q30,000.00

e. Combustible Q10,000.00

Unidades producidas en el periodo 200,000 unidades.

R/ 200000/170000+765000 = 0.21

4.Inversiones: a. Recurso Humano Q300,000.00

b. Costos Administrativos Q225000

c. Materiales de Oficina Q300000

d. Servicios Diversos Q50000

Servicios vendidos 870000R/ 870000/300000+575000 = 0.994.

5.El número de llamados recibidos mensualmente es de 200. Estas son llamadas quedeben ser atendidas y resueltas por el personal de la empresa.

Los recursos utilizados en el sistema manual son los siguientes:

• Papel y fotocopias Q240.00 mensuales

• Persona responsable del proceso Q3250.00 mensuales de sueldo (incluye prestaciones)

• Espacio (Q100.00 m mensual) se utilizan 4 m de archivo, el valor total por espacio es de Q400.00 mensuales.

• Llamadas telefónicas, debido a que las llamadas son recibidas por los clientes no hay ningún costo por este recurso. También se realizan llamadas internas para darle seguimiento a los problemas, pero estas tampoco tienen costo.

R/ 200/3250+640 = 0.05

EJERCICIO 5

CAPITULO 3 – INFORMACION Y COMUNICACIÓN

INSTRUCCIONES Y ENUNCIADO DEL EJERCICIO:

Defina cada paso dentro del ciclo de la información para los procesos siguientes.

1. Generación de los informes mensuales del IVA al fisco

2. Recepción y distribución de documentos en la organización.

3. Generación de Informes de inventario

4. Facturación para cursos matriculados en línea.

5. Generación del informe de flujo de efectivo desde la gerencia financiera.

DESARROLLO:

• Defina cada paso dentro del ciclo de la información para los procesos siguientes.

 Generación de los informes mensuales del IVA al fisco

Recopilación: La agrupación de facturas de gasto a representar.

Procesamiento: Reportar los datos de cada factura en el programa de IVA.

Distribución: Enviar los datos de las facturas ingresadas en el programa

del IVA.

Utilización: Fisco recibe el informe mensual de las facturas del IVA

 Recepción y distribución de documentos en la organización.

Recopilación: Agrupar la información que se desea reportar en cada documento

Procesamiento: Dividir agrupar verificar los documentos a distribuir

Distribución: distribución de cada documento a la organización

Utilización: Que cada persona de la organización tenga los documentos dados.

 Generación de informes de inventario

Recopilación: Verificar el producto disponible en venta, producto que se vendió y producto que esta almacenado en la bodega.

Procesamiento: La creación del informe en un aplicativo adecuado en un ordenador que informe ingresos salidas y permanencia de producto.

Distribución: Hacer la impresión del reporte de inventario

Utilización: Analizar los ingresos las ventas y el producto en la bodega para verificar el nivel de ventas.

 Facturación para cursos matriculados en línea

Recopilación: saber los datos que tiene que contener cada factura

Procesamiento: realizar cada factura

Distribución: imprimir dicha factura

Utilización: utilizar cada factura para dicho curso

 Generación del informe de flujo de efectivo desde la gerencia financiera.

Recopilación: Reunir toda la información necesario y extra que fuese necesario representar.

Procesamiento: Creación del informe preciso y detallado en el ordenador.

Distribución: Impresión verificación y análisis del informe y distribuirlo al departamento.

Utilización: Analizar la utilidad que se ha dado al efectivo en el departamento

EJERCICIO 6

CAPITULO 5 – INFORMACION Y COMUNICACIÓN

Instrucciones y enunciado del ejercicio:

Determine cuál es el propósito de la comunicación en la administración. Explique porque y como se logra un cambio de la estructura organizacional para:

1. Aumentar

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