Clasificación De Eventos

ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

INFORME

CLASIFICACION DE EVENTOS

INTRODUCCION

La planeación como factor directo en la organización y determinación de objetivos dentro de determinado evento, reunión, convención o finalidad que se persiga, siempre marcara los pasos y pautas que se seguirán dentro del desarrollo y cuerpo de este, como también asegurara un óptimo y completo seguimiento para cada eventualidad y el progreso que se presente. Dentro de toda meta que se proponga, la planeación jugara un papel importante ya que a través de ella se podrán identificar y establecer para donde se quiere ir y hacia donde se quiere llegar teniendo en cuenta varios factores como el tiempo, la factibilidad, el personal, los recursos y en determinados casos diversos planes de acción o estrategias que ayuden y aporten en conjunto con los demás al alcance de una propuesta o meta a lograr y que efectivamente se logre exitosamente, permitiéndonos así modificar y manejar el curso y dirección que se quiera implantar, elemento fundamental en materia de eventos y su organización ya que de esta depende el éxito y optimo desarrollo de este.

CONCLUSIONES.

• Encontramos que la organización de un evento y su posterior desarrollo no podría ser factible y eficiente si no se cumpliera con antelación un adecuado proceso de planeación que se encargue de establecer y fijar metas claras.

• Se identifico que la planeación posee un papel fundamental dentro de todo proceso administrativo y organizacional.

• Reconocimos que a partir de la planeación podemos establecer un orden y dirección a las cosas según como se desee dependiendo de la finalidad que se busque.

• Se reconoció los diversos y alternos elementos que posee la planeación para alcanzar y lograr los objetivos y aun más allá como a través de estos poder tener un amplio manejo y control sobre cada factor influyente en la organización de un evento.

• Identificamos que la planeación como herramienta manejable permite adaptarse a cualquier entorno y puede aplicarse para cada proceso sin importar su magnitud, aportándonos siempre --si se usa de manera adecuada--, un satisfactorio y grato resultado.

ASPECTOS GENERALES DE LA PLANEACION

Podemos decir que la planeación es la determinación de los objetivos y elección de los cursos de acción para lograrlos, con base en la investigación y elaboración de un esquema detallado que habrá de realizarse en un futuro.

Elementos de la Planeación

Objetivo: resultados deseados.

Estrategias: diversos caminos o cursos alternos de acción.

Elección: determinación, análisis y la selección, la decisión más adecuada.

Futuro: prever situaciones futuras, anticipar hechos inciertos, prepararse para contingencias y trazar actividades futuras.

Importancia de la Planeación

 Propicia el desarrollo de la empresa al establecer métodos de utilización racional de los recursos.

 Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro.

 Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, con las mayores garantías de éxito.

 Mantiene una mentalidad futurista teniendo más visión del porvenir y un afán de lograr y mejorar las cosas.

 Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las corazonadas o empirismos.

 Promueve la eficiencia al eliminar la improvisación.

 La moral se eleva sustancialmente, ya que todos los miembros de la empresa

Conocen hacia donde se dirigen sus esfuerzos.

 Maximiza el aprovechamiento del tiempo y los recursos, en todos los niveles de la empresa.

Principios de la Planeación

Factibilidad: debe ser realizable, adaptarse a la realidad y a las condiciones objetivas.

Objetividad y cuantificación: basarse en datos reales, razonamientos precisos y exactos, nunca en opiniones subjetivas, especulaciones o cálculos arbitrarios (precisión) expresada en tiempo y dinero.

Flexibilidad: es conveniente establecer márgenes de holgura que permitan afrontar situaciones imprevistas y que puedan proporcionar otros cursos de acción a seguir.

Unidad: todos los planes deben integrarse a un plan general y al logro de los propósitos y objetivos generales.

Del cambio de estrategias: cuando un plan se extiende, será necesario rehacerlo completamente. La empresa tendrá que modificar los cursos de acción (estrategias) y consecuentemente las políticas, programas, procedimientos y presupuestos para lograrlos.

Pasos de la Planeación

1. Detección de la oportunidad de acuerdo con:

-El mercado

-La competencia

-Lo que desean los clientes

-Nuestras fuerzas

-Nuestras debilidades

2. Establecimiento de objetivos y metas:

-Donde se desea estar, que se quiere lograr y cuando.

3. Consideración de las premisas de planeación:

-En qué ambiente (interno o externo) operarán nuestros planes.

4. Identificación alternativas:

-Cuáles son las alternativas más prometedoras para alcanzar nuestros objetivos.

5. Comparación de alternativas:

-Que alternativa proporcionará la mejor posibilidad de cumplir las metas con el costo más bajo y las mayores utilidades.

6. Elección de una alternativa:

Selección del curso de acción a seguir.

7. Elaboración de planes de apoyo:

-Son planes alternos a efectuar en un futuro.

8. Expresión numérica de los planes mediante la elaboración de presupuestos tales como:

-Volumen y precio de ventas

-Gastos de operación necesarios para los planes

-Gastos para equipos de capital.

Etapas de la Planeación

Propósitos Aspiraciones fundamentales, Finalidades de tipo cualitativo que se orientan y persiguen a través de los objetivos, Directrices que definen la razón de ser de la empresa Constituyen la misión que la identifica.

Investigación

Apoya la planeación al brindarle, precisión, cuantificación flexible y certera, aplicando el método científico en general al explicar, describir y predecir, a través de sus etapas el respectivo proceso científico así:

1. Definición del Problema (qué se desea resolver).

2. Obtención de información (Datos, observación, experimentación, encuestas, muestreo).

3. Determinación de la Hipótesis (Proposición de respuesta. ideas para solucionar el problema).

4. Comprobación de Hipótesis (aceptación o rechazo)

5. Presentación del Informe (Resultado para tomar decisiones).

Premisas.

Suposiciones Futuras –Internas Cambios al Interior, Fortalezas y Debilidades – Externas al Entorno. Amenazas y Oportunidades, de carácter político, legal, económico, social, técnico y por otros factores.

Objetivos

Resultados que se esperan obtener a propósito de los propósitos de la misión, son fines a lograr, con sus características (medibles, cuantificables, claras, precisas, específicas y alcanzables). Se clasifican en: Estratégicos o Generales de toda la entidad a largo plazo; Tácticos o departamentales a corto y mediano plazo y Operacionales o específicos a niveles de sección, a corto plazo. Para determinar objetivos se deben hacer preguntas claves de la Administración: qué, Cómo, Cuándo, Dónde y Por Qué.

Estrategias

Cursos de acción general o alternativas de utilización de recursos y esfuerzos para lograr los objetivos, determinando alternativas, evaluando los cambios al interior, y seleccionando alternativas.

Políticas

Guías para orientar las acciones con criterios lógicos en la toma de decisiones .Programas

Esquema que establece secuencias de actividades para realizar los objetivos, identificando actividades, cronogramas, interrelacionando y asignando actividades. Presupuestos

Plan a desarrollar en términos económicos o monetarios, determinando el origen y la asignación de recursos para lograr objetivos, en un período determinado. Procedimientos

Secuencia para efectuar las actividades en orden cronológico, incluyendo el método de cómo llevar a cabo las tareas o rutinas de trabajo, expresados por escrito y en manuales, promoviendo la eficiencia, limitando la responsabilidad, evitando duplicidad y evaluándolos permanentemente.

Planes

Esquemas resultantes de la planeación, existiendo observaciones como: Autorización – Preparación, Ejecución y Control.

PLANEACIÓN DE UN EVENTO

Toda planeación de un evento debe considerar los siguientes aspectos:

1.DEFINIR LOS OBJETIVOS

Del fin que se persiga con la realización del mismo, depende la fase de preparación. Por eso es indispensable definir sus objetivos generales y específicos.

2. PROGRAMACIÓN ACADÉMICA Y SOCIAL

Una vez establecidos los objetivos se entra a definir un programa académico con el cual se pueda alcanzar el propósito del mismo. Como parte integral de todo evento es necesario definir también las posibles actividades culturales y sociales que se realizarán, con el fin de elaborar un cronograma.

3. DURACIÓN

La programación académica y las actividades culturales, son la base para determinar el tiempo que se requiere para realizar el evento y una fecha aproximada

...