Consideraciones del Programa Vaso de Leche

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PRINCIPALES CONSIDERACIONES PARA LA EVALUACIÓN DEL SISTEMA                           PROGRAMA VASO DE LECHE – PVL 2019

PROPÓSITO

Proporcionar información del Sistema Programa Vaso de Leche a los usuarios evaluadores de las Gerencias Regionales de Control - GRC, a efecto que sirva de insumo para el desarrollo de sus actividades correspondiente al periodo 2019.

ALCANCE

Personal de las Gerencias Regionales de Control designado para desempeñar las labores de evaluación en el Sistema PVL.

CONSIDERACIONES GENERALES

El “Sistema Programa Vaso de Leche” es un aplicativo informático diseñado e implementado por la Contraloría General de la República, que permite a las municipalidades provinciales y distritales efectuar el registro y envío de la información relacionada al gasto del mencionado programa a su cargo y la ración mensual distribuida. Se organiza principalmente en función a:

1. Información mensual del PVL (Formato PVL).
2. Información de la ración mensual distribuida por el PVL (Formato de ración A o Formato de ración B)

Los evaluadores de las GRC deben tener en cuenta que las municipalidades distritales y provinciales a nivel nacional deben cumplir con registrar y enviar a través del Sistema Programa Vaso de Leche los dos mencionados Formatos en cumplimiento de la Directiva n.° 015-2013-CG/CRL “Información a ser enviada a la Contraloría General de la República con relación al gasto y ración del Programa del Vaso de Leche” publicada el 24 de octubre de 2013.

1. Formato PVL “Información mensual de gastos e ingresos del PVL” (Anexo 1 de la Directiva)

Es el formato en el cual las municipalidades provinciales y distritales que tienen a su cargo la ejecución del Programa Vaso de Leche registran la información correspondiente al gasto (compra de insumos) y las fuentes de financiamiento del mencionado programa.

Según el capítulo VI DISPOSICIONES ESPECIFICAS, Numeral 6.2.2, Literal b.) de la referida directiva señala lo siguiente: “Este formato deberá llenarse por cada mes en que se reciba recurso del Tesoro Público, consignando el monto total de los compromisos efectuados en el mes, incluye los pagados y los compromisos pendientes de pago con cargo a recursos del Programa. El Formato debe contener la información del gasto efectuado, referida a tipo de alimentos adquiridos, datos del proveedor de cada producto, cantidades e importes comprados o recibidos como donación, gastos operativos del programa y fuentes de financiamiento”.

1. Formato Ración “Informe de la ración mensual distribuida por el PVL” (Anexos 2 y 3 de la Directiva)

El Formato Ración es aquel en el cual las municipalidades provinciales y distritales que tienen a su cargo la ejecución del PVL, registran la información de la distribución mensual de las raciones del PVL. Asimismo, considerando el monto de las transferencias mensuales de recursos efectuados a la municipalidad para la atención del PVL, se debe efectuar el registro en uno de los formatos siguientes:

• Formato Ración A – Anexo n.° 2 si la transferencia mensual es mayor o igual a una Unidad Impositiva Tributaria – UIT. En este Formato se reportarán los datos de la(s) ración(s) distribuidas en el mes, días de atención, certificados de calidad de los alimentos adquiridos y número de beneficiarios atendidos.

• Formato Ración B – Anexo n.° 3 si la transferencia mensual es menor a una Unidad Impositiva Tributaria – UIT. A través de este Formato se informa los datos de la(s) ración(s) distribuidas en el mes, días de atención y número de beneficiarios atendidos.

1. Estado de los Formatos en el Sistema

El Sistema PVL cuenta con los estados siguientes:

• Enviado: Cuando el titular de la municipalidad ha revisado y enviado a la CGR la información para su evaluación.

• En evaluación: Cuando el evaluador de la GRC se encuentra revisando la información del formato electrónico, pero aún no ha concluido su evaluación.

• Aprobado: Cuando el evaluador de la GRC, concluye su evaluación y valida la información del formato, no encontrando inconsistencias ni alertas que necesiten ser modificadas por la municipalidad.  Como resultado de su evaluación modificará el estado del Formato en el sistema a “Aprobado”, concluyendo su labor.

• Reformulado: Cuan el evaluador de la GRC, como resultado del análisis advierte que la información registrada presenta inconsistencias, por lo cual modificará el estado del formato en el sistema “Para Reformulación”, debiendo notificar a la entidad, para subsanar las inconsistencias observadas en un plazo no mayor a siete (7) días hábiles^[1]. Es de indicar que, para la evaluación de la información del año 2019, se sugiere la notificación a la entidad de las inconsistencias identificadas para que ser tomada en cuenta en el registro de la información del año 2020, considerando que la municipalidad no estará habilitada para la subsanación de las inconsistencias en el aplicativo.

1. Indicaciones relacionadas al registro del Formato PVL

• En la pestaña “Gastos en leche y/o alimentos equivalentes” del Formato PVL, respecto al importe (S/) registrado, verificar el precio unitario del producto y (1) compararlo con los precios adquiridos durante el año, así por ejemplo si identifica que en un mes el precio unitario es diferente al registrado en un periodo de varios meses (mayor o menor al 50%), se deberán revisar las facturas y por lo tanto reformular la información, (2) calcular el precio unitario del producto e identificar si está muy por encima o por debajo del precio del mercado (menor a S/ 1.00 y mayor a S/ 20 soles el kilogramo o litro).

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Precios referenciales del año 2018

*Si el importe calculado por Litro es menor a S/ 4.00 es probable que no se haya realizado la conversión

de unidades adquiridas a litros, razón por la que se debe observar el formato.

Fuente: Informe Anual del Programa del Vaso de Leche, período 1 de enero – 31 de diciembre 2018

• En la pestaña “Alimento Complementario” (Gasto Leche/Alimento) identificar si ha registrado algún producto que corresponda a un alimento equivalente (azúcar, cocoa, canela, pan, etc.), en tal caso se observaría dicha información registrada, porque le correspondería ser registrado en la pestaña Gasto Insumo.

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• En el casillero n.º 43 “Saldo inicial recursos transferidos del tesoro público” revisar si el saldo inicial registrado corresponda al saldo final registrado en el mes anterior, y que no corresponda a la transferencia del Tesoro Público. Es de precisar que el saldo inicial debe ser igual al monto reportado como saldo final del mes anterior y que deberá verificar los saldos de los meses posteriores, con excepción del mes de enero, por cuanto todos inician con un saldo inicial de S/ 0.00, ello debido a que los recursos no utilizados se mantienen en el Tesoro Público.

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• En el casillero n.° 44 “Transferencia del Tesoro Público del mes reportado” se debe consignar el importe que corresponda al publicado en el Portal del MEF “Transparencia Económica”, en la sección de “Consulta de Transferencias a los Gobiernos Nacional, Regional y Local” en la cual se publica el monto mensual autorizado por concepto del PVL. Cabe señalar que, las transferencias son iguales para los meses de enero a noviembre y podría existir una diferencia en la transferencia del mes de diciembre.

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• En el casillero n.º 50 “Saldo final de recursos transferidos del Tesoro Público (restar casillero n.º 49 – n.º 42)” si el saldo final de recursos es negativo, se revisará en la pestaña “Justificación” del Sistema PVL” si la municipalidad subvenciona al PVL con ingresos propios, lo que revelaría que se ha omitido consignar en la pestaña “Fuentes de Financiamiento” el aporte que la entidad efectúa para la adquisición de alimentos.

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1. Indicaciones relacionadas al Formato Ración.

• En los casilleros n.os 7,14,17, 27, 33 y 40 denominados “Leche y/o alimentos equivalentes“ se debe verificar si se registra el nombre del producto adquirido y se encuentra registrado en el Formato PVL, lo que permitirá supervisar los stocks y saldos de los alimentos al final del período.

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• En los casilleros n.os 11 y/o 24 denominados “Días atendidos por semana 2° Prioridad” verificar que se haya registrado la atención a la población de segunda prioridad (beneficiarios de 7 a 13 años, ancianos y personas enfermas con tuberculosis), siempre que, en la pestaña “Beneficiarios zona urbana” y/o “Beneficiarios zona rural” la entidad reporte beneficiarios de segunda prioridad (niños de 7 a 13 años, ancianos, personas con TBC).

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• Si la atención es con la misma ración alimenticia para la población de primera y segunda prioridad encontrarán registrado el mismo número de días que fue reportada la atención a la población de primera prioridad en cada fila, si la atención a la segunda prioridad es diferente en número de días que la primera prioridad los días registrados serán diferentes, este dato es importante considerar al momento de calcular la ración.

• La sumatoria de los días atendidos por semana registrados en los casilleros n.os 10 y 11 de la pestaña “Raciones compuestas por un solo alimento” y/o casilleros n.os 23 y 24 de la pestaña “Raciones compuestas por dos o más alimentos”, no deben exceder el número de días del mes ni del período de atención reportado en la pestaña “Distribución”, consignados en la Fecha de Atención (casilleros n.os  31 y 32). Al respecto, es de señalar que los repartos adicionales de alimentos incrementan la cantidad de ración por día y no el número de días atendidos. Se suman casilleros n.os 10 y 23 (Primera prioridad), y si hay atención de población de segunda prioridad, se suman los casilleros n. os 11 y 24.

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• En los casilleros n.os 10 y 11 de la pestaña “Raciones compuestas por un solo alimento” y/o casilleros n. os 23 y 24 de la pestaña “Raciones compuestas por dos o más alimentos” del Formato Ración, se deberá reportar tantos renglones como número de semanas fueron atendidas en el mes; como por ejemplo, si los beneficiarios sólo fueron atendidos UNA semana al mes, registrará en UNA sola fila. La sumatoria de los días consignados en cada columna deberá corresponder al número de días consignados en la Fecha de Atención (casilleros n.os  31 y 32).  

• Para el cálculo de la ración, se podrían presentar tres (3) situaciones:

1. La ración es la misma para los beneficiarios de primera y segunda prioridad y por el mismo número de días
2. La ración es la misma para los beneficiarios de primera y segunda prioridad, pero diferente número de días por semana
3. La ración y el número de días atendidos por semana es diferente para los beneficiarios de primera y segunda prioridad.

Entonces, primero identificamos, cuál es el caso que la municipalidad registra y luego se procederá a efectuar el cálculo teniendo en cuenta lo siguiente:

• Si la atención a los beneficiarios de primera y segunda prioridad corresponde al mismo número de días y a la misma cantidad de alimento, se deberá verificar la cantidad por ración que le toca a cada beneficiario por UN día, y de las pestañas “Raciones compuestas por un solo alimento” o “Raciones compuestas por dos o más alimentos”, se verificará que la información guarde relación con las cantidades obtenidas según el cálculo siguiente:

• Si la atención a los beneficiarios de primera y segunda prioridad corresponde a la misma cantidad de alimento, pero con diferencia en el número de días atendidos, se verificará que la cantidad de ración guarde relación con el cálculo siguiente:

        (a) Número de beneficiarios de primera prioridad x Número de días atendidos en el mes = N1

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