El Sistema de Directivas Escritas

1. Alcance y Objetivos

El propósito del sistema de Directivas Escritas es establecer un formato estandarizado de dirección y supervisión en el cual se aborda la cadena de mando, documentación, la responsabilidad de supervisión y un sistema de directivas escritas.

DEFINICIONES 

1. Directivas Escritas: Documentos como políticas, procedimientos, reglas, órdenes generales, órdenes especiales, descripciones de puesto que se utilizan para orientar el desempeño o la conducta de los empleados de la Secretaria se Seguridad ciudadana

1. Órdenes Generales: Directivas de naturaleza duradera relacionadas con políticas, reglas, procedimientos promulgados y signados por Secretario de Seguridad Ciudadana que afectan a más de un componente organizativo.
2. Comunicación Interna: Oficios, tarjeta informativas o cualquier otro tipo de escritos que tengan como fin comunicar a las directivas algún asunto en particular.

1. Manual de Organización: Recopilación y descripción de responsabilidades, tareas y  funciones correspondientes de cada área de la Secretaria de Seguridad Ciudadana

1. Manual de Procedimientos: Descripción escrita de actividades, pasos o procedimientos para llevar a cabo alguna actividad en específica.

1. Secretaria: Secretaria de Seguridad Ciudadana
2. Correspondencia: Medio de comunicación oficial de forma escrita por la cual la  Secretaria de Seguridad Ciudadana establece contacto con otras áreas y entidades.

1. Gerente de Acreditación: Persona encargada de ser enlace con CALEA. Entre sus funciones se encuentran: modificar, sugerir cambios a la normatividad interna de la Secretaria; recabar firmas de autorización.

1. POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS.

1. El Secretario de Seguridad Ciudadana y Directores respectivamente,  tienen la última autoridad para emitir, modificar y aprobar  las directivas escritas correspondientes a la Policía Estatal.
2. Los titulares de las direcciones serán quienes lleven a cabo las labores de coordinación al interior de sus áreas con el fin de presentar propuestas de creación o modificación de directivas, comunicando dichas acciones al Gerente de Acreditación de la Policía Estatal.
3. Cuando la propuesta elaborada por las áreas estén documentadas, se enviarán al Gerente de Acreditación de la Policía Estatal para que éste revise el contenido y en caso de no haber contradicción, duplicación o cualquier acción que contravenga los procesos internos, validará la propuesta.
4. Se generarán dos documentos impresos originales los cuales, el Gerente de Acreditación gestionará las firmas para su autorización e implementación.
5. El Gerente de Acreditación de la Policía Estatal y el Secretario de Seguridad Ciudadana conservarán una directiva original para su archivo. El segundo tanto, se entregará al titular de la Dirección que corresponda para que éste genere las copias necesarias a fin de notificar a los involucrados.
6. La Autoridad para crear directivas está determinada por el nivel de jerarquía y mando. La autoridad para generar directivas se muestra de la siguiente manera:

1. Ninguna directiva puede ser promulgada si ésta contraviene una Orden General o contraviene con algún estándar de la acreditación en procesos de calidad.
2. Formato.

1. Todas las directivas escritas deberán incluir y apegarse a los siguientes criterios:

1. Formato de hoja membretada actualizada.
2. Deberán ser escritas en formato Word con tipo de letra Arial 11.
3. Propósito: El propósito servirá para proveer un breve resumen sobre la necesidad a cubrir o el objetivo a alcanzar.
4. Discusión: Si aplica, la discusión provee una breve recopilación del tema a tratar (antecedentes) para justificar la acción la cual se pretende realizar.
5. Definiciones de los conceptos principales (si aplica)
6. Política: se establece la declaración de la política a seguir.
7. Procedimientos: se establecen los pasos de manera numerada señalando el área responsable y los plazos límites para completar las tareas asignadas.
8. Fecha de promulgación
9. Firma de autorización por la autoridad competente.

1. Se considerará como oficial y vigente toda directiva que esté firmada por el Secretario de Seguridad Ciudadana, por el Gerente de Acreditación de la Policía Estatal, y Jefe de Departamento correspondiente.
2. Cualquier directiva que no contenga los elementos previamente descritos será turnada al área y/o responsable de la elaboración de la misma para su revisión y modificación.
3. Toda la comunicación interna deberá contener los siguientes criterios:

1. Nombre del destinatario
2. Nombre del Remitente
3. Fecha
4. Asunto
5. Texto

1. Toda la correspondencia deberá incluir los siguientes criterios:

1. Formato de hoja membretada actualizada.
2. Número de Oficio propio de la Dirección
3. Asunto
4. Fecha
5. Nombre y cargo del destinatario.
6. Texto
7. Firma del Jefe de Departamento o Director
8. Nombre y cargo del Jefe de Departamento o Director
9. Copias de conocimiento o seguimiento dirigidas a los responsables de las direcciones involucradas.

1. Procedimientos para hacer índices, desechar, actualizar y revisar directivas.

1. Todas las políticas, procedimientos, planes y programas promulgados por cada departamento deberán contener índices por los que a continuación se establecen los siguientes criterios:

1. Los capítulos deberán ser escritos con mayúsculas y en formato Negrita con numeración Romana. Ejemplo: “I. ALCANCE  Y OBJETIVO.”
2. Los subcapítulos deberán ser escritos con formato “Tipo oración” y con numeración alfabética. Ejemplo: “A. Formato.”
3. En caso de aplicar un desglose de los subcapítulos, se deberá presentar en formato numérico y en formato “Tipo oración”. Ejemplo: “1. Todas las órdenes generales, órdenes especiales deberán incluir y apegarse a los siguientes criterios.”
4. De igual forma, si la información requerida requiere ser especificada para dar instrucciones particulares, deberá ser numerada en formato romano con letras minúsculas y en “Tipo oración”. Ejemplo:              “iv. Firma de autorización.”

1. Procedimiento para crear directivas.

1. Cualquier miembro puede proponer al director la creación o modificación de una directiva, la cual deberá ser propuesta ante el Gente de Acreditación.
2. La propuesta se deberá presentar de forma escrita
3. El formato de presentación deberá el formato de tabla que se muestra a continuación:

1. La propuesta de directiva se entregará a la Dirección o al jefe de Departamento.
2. El Director junto con el responsable del área realizarán una revisión de la viabilidad de la propuesta. En caso de ser viable, el Director firmará dando el visto bueno. En caso de no ser viable, se notificará verbalmente a quien realizó la propuesta sobre las razones por las cuáles su propuesta no es procedente.

1. El procedimiento para derogar directivas será determinado de la siguiente manera:

1. Se establecerá por escrito la justificación por la cual la directiva debe ser desechada. Las razones de poder desechar directivas son las siguientes: Se observa duplicación de labores, la vigencia de la directiva ya se ha vencido, cualquier otra que el Director  de considere pertinente.
2. El documento escrito deberá ser firmado por el Director para que la derogación de la directiva tenga validez.

1. El procedimiento para actualizar las directivas de cada área deberá apegarse a los siguientes criterios:

1. La actualización se establecerá por escrito y se presentará la justificación por la que es indispensable modificar la directiva para un mejor cumplimiento del objetivo de la misma, determinando explícitamente el cambio solicitado.
2. Se establecerá de igual manera, los procedimientos de la directiva actualizada, siguiendo el formato establecido.
3. Se establecerá asimismo la fecha de entrada en vigor de la actualización de la nueva directiva.

1. De la autorización y entrada en vigor de las directivas.

Al final de cada directiva correspondiente al departamento, se elaborará un cuadro que contendrá las siguientes características:

1. En las columnas de autorización, el Gerente de Acreditación gestionará las firmas tanto del Secretario de Seguridad Ciudadana como del Director o Jefe de Departamento quiénes fungen como autoridades para la creación y modificación de Directivas.
2. En el recuadro “Elaboró” se pondrá el nombre, cargo y firma del Director o Jefe de Departamento.
3. Por último, en el recuadro “Revisó”, se pondrá el nombre del Gerente de acreditación del Instituto quién además firmará dicho recuadro.

1. Declaraciones de la Secretaria de Seguridad Ciudadana:

1. Constitución de los Estados Unidos Mexicanos (Art. 21).

7. Reglas y Reglamentos correspondientes a la Secretaria de Seguridad Ciudadana

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