Etapas De Proyecto De Automatización

Estrategia

Luego de un estudio realizado sobre el sistema RH hemos descubierto que tenemos un grave problema en cuanto al almacenaje de los documentos que teníamos desde pues de un largo periodo de actividades, entre estos tenemos la problemática de no poder almacenarlos por el espacio a ocupar incluyendo también los altos costos en el uso de hojas, ganchos folders, carpetas, donde se deben conservar, encontrando como solución un nuevo sistema que nos ayudara a reducir el espacio para su almacenaje dejándonos así nuevas oportunidades para aprovechar el espacio que antes solía utilizarse, inclusive los recursos que antes se usaban se reducirán pues contaremos con la facilidad de búsqueda a través de nombres claves en el sistema; este consiste en el uso de los documentos pero de una forma virtual almacenados en el disco duro del servidor, donde puedan dar un uso general y fácil, quedando así con un respaldo de los documentos quedándonos solo con archivos que realmente sean de una súbita importancia de que su uso sea real, ahorrándonos así el uso de material físico en sus operaciones.

Análisis

El almacenamiento de los nuevos expedientes resulta en costos adicionales a la empresa pues hay que invertir nuevamente en los objetos básicos como los son ganchos, folders, hojas y carpetas para su almacenaje, en varias ocasiones conocemos de pérdidas de información o extravíos de la misma inclusive el deterioro de las mismas obliga a tener que renovarlas cada periodo de tempo y es por eso que buscamos un nuevo proyecto en donde no tengamos que usar nuevamente este proceso que en ocasiones nos resulta pérdida de tiempo y de horas hábiles en el personal. La Implementación de un Archivo Digital que solicitamos para llevarlo a cabo es: un scanner, un auxiliar para generar esta tarea y mantenerla y la inversión invaluable, la disposición de ser innovadores y actualizarnos como nos demanda el mercado.

Diseño

Todo trabajara a través de un diseño en el cual nos permita implementar el nuevo proyecto pues tendrán acceso a las información y luego solamente se tendrá que buscar en los archivo a través del disco a través de palabra claves para su uso adecuado.

Implementación

Si bien esta propuesta no riñe con los procedimientos actuales de RH, nos permitirá:

-Seguridad de identidad del nuevo colaborador:

Se solicitara que el “candidato” traiga sus datos originales así se les puede escanear y verificamos a la vez la autenticidad de sus documentos.

-Reducción de costos a largo plazo:

Se evitarían gastos de Archivos y todo lo que conlleva el armar un expediente (hojas, folder, fastenes, separadores, entre otros)

-Optimización de Recursos:

No solamente la reducción de costos, sino el aprovechamiento del espacio físico en la oficina, pues solamente se conservarán los archivos digitales en el disco duro del servidor.

Transición

El cambio ha sido inmejorable pues el uso del mismo ha dado libertad a mucha más utilidad del trabajo, costó al inicio, debido a que conllevo un trabajo extra el traslado de los antiguos archivos a los nuevos, se utilizaron diferentes métodos de prueba para poder definir como se usaría, el cambio vi afectado a más de una persona, debido a este factor tuvimos que recurrir a una charla normativa para el buen uso del sistema, quedándose así de manera general, todo ha trabajado de una manera implacable, ya se ha podido usar el espacio que antes ocupaba para la utilidad de uso personal logrando así un mejor desempeño.

Producción

En el proceso de la producción hemos verificado muchas mejoras, debido a que el nuevo sistema nos ha sido implementado

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