FORO UNIDAD 2 GESTION DOCUMENTAL ESAP

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El Alcalde del municipio de Pelotillehue, ordena a todas las entidades de su jurisdicción hacer entrega al Archivo Municipal, de las carpetas correspondientes a los diferentes tipos de contratos que cada una ejecutó en el año 2018 y les fija un plazo de 2 días para atender el requerimiento. La mayoría de la información en cada entidad no está debidamente ordena.
El funcionario encargado del Archivo desconoce la directriz del Alcalde y casualmente no se encuentra en el municipio, razón por la cual los funcionarios que apoyan su labor disponen de una oficina y allí depositan la totalidad de la documentación recibida.

Acorde con lo aprendido en la unidad, ¿qué actividades y bajo qué conceptos archivísticos debe proceder el encargado del Archivo a su regreso para la disposición de estos expedientes?

RESPUESTA:

Cordial saludo.

Considero que en primer lugar el funcionario debe aplicar el principio de  procedencia, el cual establece que :

“los documentos producidos y/o recibidos por las organizaciones en cumplimiento de sus atribuciones, competencias y funciones y en desarrollo de sus procesos, procedimientos y actividades, deben situarse en el fondo documental del que proceden los mismos sin mezclarse con documentos de distinto origen con el fin de garantizar la unidad e independencia de los fondos documentales” pag 8 doc gestion documental.

Es decir, establecer cuales fueron las dependencias productoras, y empezar con la clasificacion por dependencia, lo anterior le permitira identificar al encargado quienes fueron los productores documentales, para asi poder dar un inicio a sus labores de clasificacion, ordenamiento y trabajar mas ubicado.

Posteriormente este debe aplicar el principio de orden original, el cual establece:

“los fondos de archivo deben conservar o recibir la clasificacion correspondiente a las estructuras administrativas internas del organismo que lo ha creado... dicho de otro modo, las secciones no deben mezclarse entre si, tampoco las series, dentro de cada serie debe respetarse el orden que tuvo en su origen, esto es, su ordenacion” pag 11 documento gestion documental

Una vez organizados los contratos por dependencias o entes productores,  el encargado debe proceder a organizar los documentos por series, y subseries respetando el principio de orden original.

MUCHAS GRACIAS.

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