Finanzas. El papel de la administración

Capitulo 1

El papel de la administración

• Puede definirse como el proceso de fijar las metas de la entidad y de implementar las actividades para alcanzar esas metas mediante el empleo eficiente de los recursos humanos, los materiales y el capital.

Proceso administrativo

• Planificar, organizar, suministrar el personal y controlar.

Orientación hacia las metas

• Todas las empresas deben tener objetivo y metas, mercantiles y no mercantiles.

• Las metas mercantiles son el rendimiento sobre la inversión y la contribución a la mejoría económica y social de un medio ambiente
• Las no mercantiles poseen objetivos específicos, como el cumplimiento de una misión dada, dentro de limitaciones específicas de costos.

• En ambos casos es esencial que los administradores de las empresas conozcan los objetivos y las metas, sino sería imposible la eficaz guía administrativa de las actividades y la medición de la efectividad con la cual se realizan las actividades.

        Orientación hacia la gente

• Desarrollar un personal eficaz, crea un ambiente auténtico de trabajo y motivar positivamente a la gente determina el éxito de la mayoría de las empresas.

Las funciones de la administración y el proceso administrativo

Planificar

• Es el desarrollo de objetivos empresariales y la elección de un curso futuro de acción para lograrlos. esto se logra mediante el establecimiento de objetivos de empresa, desarrollar premisas acerca del medio ambiente en el cual han de cumplirse, elegir un curso de acción para alcanzar los objetivos, iniciar actividades necesarias para traducir los planes en acciones y replantear sobre la marcha para corregir deficiencias existentes.

Organizar

• Se relacionan los empleados y sus labores para cumplir los objetivos de la empresa, dividir el trabajo en grupos y coordinar las actividades individuales del grupo.

Suministrar el personal y administrar los recursos humanos

• Asegura que se recluten empleados competentes, desarrolle y recompense para lograr los objetivos de la empresa. Establecer ambiente laboral para que se sientan satisfechos.

Dirigir y motivar

• Sirve para ayudar voluntariamente en el logro de los objetivos de la empresa.

Controlar

• Asegura el desempeño eficiente para alcanzar los objetivos de la empresa, establecer metas, comparar el desempeño medido contra las metas y normas, reforzar los aciertos y corregir fallas.

La planificación directiva comprende 5 fases:

1. Establecer objetivos y metas empresariales
2. Desarrollar premisas acerca del medio ambiente en el que opera la entidad
3. Tomar decisiones respecto a los cursos de acción
4. Emprender acciones que tiendan a activar los planes
5. Evaluar la retroalimentación del desempeño para la re-planificación

Toma de decisiones

• Compromiso o resolución de hacer, dejar de hacer algo o adaptar o rechazar una actitud.
• Tiene tareas como:

• Manejar las variables controlables.
• Aprovechar la ventaja de las variables no controlables que puedan influir en el éxito operacional a LP.

• Los pasos en el proceso de toma de decisiones son:

1. Reconocer el problema
2. Identificar alternativas
3. Especificar las fuentes de incertidumbre
4. Escoger un criterio
5. Considerar preferencias de riesgo
6. Evaluar alternativas
7. Elegir la mejor alternativa
8. Implantar el curso de acción seleccionado

• Pueden identificarse dos tipos de planes de dirección:

• Estratégico: largo plazo, se concentra en los objetivos de la empresa y estrategias globales.
• Táctico: corto plazo, afina los objetivos de la empresa para desarrollar programas, políticas y expectativas de desempeño. Proporciona información respecto el presupuesto para efectos de los informes de desempeño.

Organizar

• Depende de los planes de la empresa, consiste en:

• Subdivisión de una empresa en unidades de trabajo manejables
• Asignación o delegación de responsabilidades administrativas
• Definición del lugar de las decisiones

Estructura del diseño organizacional

• Está compuesta por:

• subdivisión o campo de las responsabilidades de cada grupo, departamentalización o división horizontal de las responsabilidades, delegación del papel de cada grupo y delegación de la línea de autoridad y responsabilidad de cada grupo.
• Dos tipos de funciones en la unidad de apoyo: autoridad de línea de asesoramientos y funcional, limitada al área de experto y pericia y guía especializada.
• Existen divisiones operacionales de línea, por producto y área geográfica.
• Cada división tiene su propio grupo especializado de asesoría en ingeniería.
• El control de calidad.

Factores internos

1. Enfoque conceptual adoptado (toma de decisiones centralizadas vs toma de decisiones descentralizadas)
2. Espacio de control
3. Diversidad de productos y clase de operación
4. Tamaño de la organización
5. Características de los empleados

Factores externos

1. Tecnología
2. Características del mercado
3. Dependencia del medio ambiente

La esencia del control administrativo

• proceso de medir y evaluar el desempeño de cada componente de la empresa y efectuar la acción correctiva, cuando sea necesaria, para asegurar el cumplimiento eficiente de los objetivos, metas, políticas y normas de la empresa.

Los tipos de control se identifican bajo otro enfoque como

• Control preliminar, se ejerce previamente a la acción para asegurar que se preparen los recursos y el personal necesarios y se tengan listos para iniciar actividades.
• Control coincidente, vigilar las actividades corrientes para asegurar que se se cumplan las políticas y procedimientos
• Control por retroalimentación, acción a posteriori, concentrado la atención sobre resultados pasados para controlar actividades futuras.

Capitulo 2 Planificación y control de utilidades

PCU

1. El desarrollo de la aplicación de objetivos generales y de largo alcance de la empresa.
2. La especificación de las metas de la compañía.
3. El desarrollo, en términos generales, de un plan estratégico de utilidades de largo alcance.
4. La especificación de un plan táctico de utilidades, de CP, detallado por responsabilidades asignadas.
5. El establecimiento de un sistema de informes periódicos de desempeño detallados por responsabilidad asignada.
6. Desarrollo de procedimientos de seguimiento.

Conceptos fundamentales de la planificación y control de utilidades

1. Un proceso administrativo que comprende planificar, organizar, proveer personal, dirigir y controlar.
2. Un compromiso de la alta administración  de promover la eficaz participación por todos los niveles en la entidad.
3. Una estructura de organización que claramente especifique las asignaciones de la autoridad y la responsabilidad a todos los niveles de la organización.
4. Un proceso de planificación por parte de la alta administración.
5. Un proceso de control administrativo.
6. Continua y congruente coordinación.
7. Alimentación adelantada, retroalimentación, seguimiento y re-planificación a través de canales de comunicación definidos.
8. Un plan estratégico de utilidades.
9. Un plan táctico de utilidades (CP).
10. Un sistema de contabilidad por áreas de responsabilidades.
11. Un uso continuo del principio de excepción.
12. Un programa de administración del comportamiento

Planificación por la administración empleando la PCU

• El propósito fundamental de la planificación por parte de la administracion es generar un proceso de alimentación adelantada para las operaciones y el control.

Alimentación adelantada

• Dar a cada gente los lineamientos para la toma de decisiones operacionales sobre una base cotidiana.

• La función de planificar es reconocida como la tarea más difícil y fácil de aplazar, la retroalimentación, es importante para la re-planificación y el control.

Planificación debe desarrollarse 3 tipos de “proyecciones”

1. Una proyección para referencias, intento por especificar cuál sería el futuro estado de la entidad si no se hiciera nada, si no hubiera intervención planificada de la entidad.
2. Proyección anhelada, profundiza una especificación de “esperanza y sueño” en cuanto al estado futuro de la entidad.
3. Proyección planificada, especificación de qué tan cerca puede lograr la entidad, de manera realista, una proyección anhelada. Tiende a ser un término medio entre la proyección para referencia y la protección anhelada. Detalla los objetivos y las metas planificadas.

• La planificación debe empezar con una proyección para referencia, junto con una proyección anhelada y concluir con una proyección planificada que represente un plan realista de la administración superior en palabras y cifras.

Planificación por la administración superior

• Las decisiones de planificación son interdependientes y deben dividirse de conformidad con las subdivisiones operacionales u organizacionales de la entidad, por lo tanto, la planificación sigue las líneas de autoridad y responsabilidad en la empresa.

• Desde los más alto niveles de la administración hasta los bajos

• Cada faceta de la planificación debe considerar una evaluación de las variables controlables como las no controlables, ya que tendrá un impacto importante sobre la planificación de los objetivos y metas realistas.
• Los objetivos generales de la empresa son fundamental para la toma de decisiones en el proceso de planificación, ya que estos representan e l estado futuro general a LP de la compañía. Deben relacionarse con la aplicación de una línea de producto, calidad del producto, expectativas de crecimientos, responsabilidades.
• El siguiente nivel de la planificación de llama metas estas representan los objetivos generales con mayor definición, especificando: dimensiones de tiempo para el logro, mediciones cuantitativas y subdivisión de las responsabilidades.
• Para establecer la base en la que hay de apoyar el logro de los objetivos y las metas específicas de la empresa, la administración debe desarrollar estrategias, estas especifican el cómo, detallan el plan de ataque a emplearse en la persecución operacional de las metas, por ejemplo, ampliar el territorio de ventas actual, reducir el precio de venta para atraer mayor venta, aumentar la publicidad.
• El nivel más detallado de la planificación tiene lugar cuando la administración operacionaliza los objetivos, metas y estrategias ya establecidas, incorporándose al plan de utilidades,  que es una expresión financiera y narrativa de los resultados esperados de la decisión de planificación. Este plan explícitamente manifiesta las metas en términos de expectativas de tiempo y resultados financieros esperados para cada segmento principal de la entidad. Los planes típicos de utilidad establecen el contenido y formato de los informes de control interno con respecto a las operaciones, insumos, salidas de producción y situación financiera desarrollados por la entidad para los informes mensuales de desempeño.

• Se generan 2 planes coincidentes de utilidades:
• Plan estratégico de utilidades, vasto y comúnmente abarca 3 o más año al futuro.
• Plan táctico de utilidades, detallado y comprende un horizonte en el tiempo de un año.

Dimensiones de tiempo en la PCU

Horizonte de planificación

• Periodo de tiempo, en el futuro, para el cual la adm debe planificar.

Planificación periódica

• Necesidad que impone el medio ambiente de que la adm planee, evalúe y controle las operaciones dentro de períodos secundarios relativamente cortos (1 año).

El calendario de planificación

• Debe existir para cumplir ciertas fases del proceso de planificación. Todos los niveles deben estar reevaluando el futuro, replanteando y modificando los planes anteriores en el proceso de la toma de decisiones.

Control administrativo empleando la PCU 

• Asegura el cumplimiento de los objetivos, las metas y las normas de las empresa, posee facetas como, la observación directa, expresión verbal, memoranda narrativa, las políticas y los procedimientos, informes de los resultados reales y los informes de desempeño.

Informes de desempeño

1. Se clasifica por las responsabilidades que se asignan, el informe debe ser exactamente de conformidad con la estructura organizacional.
2. Se designan los conceptos que son controlables y lo que no.
3. Se formulan informes oportunos (mensuales, semanales, diarios), para que sean útiles y efectivos, deben presentarse a los gerentes y supervisores responsables.
4. Se concede importancia a la comparación de los resultados reales con los resultados planificados.

Contabilidad por áreas de responsabilidad

• Constituye una de las bases fundamentales de la PCU. En la planificación se hace uso de datos históricos, incluyendo informes financieros pasados, como una de sus plataformas de lanzamiento. El control incluye la medición del desempeño empleando los resultados reales, estos se comparan con los objetivos, las metas y las normas para determinar variaciones que arrojen luz sobre el desempeño. El sistema de contabilidad debe ser diseñado en forma que permita obtener información financiera separadamente para cada unidad organizacional.

Costeo de las actividades

• Los sistemas de contabilidad por área de responsabilidad generalmente acumulan los costos por departamentos, el sistema de conteo de producto asocia los costos con las unidades de producto o servicio. Las organizaciones asocian los costos a las actividades. Así la administración está en mejor posición de determinar los costos y los beneficios de continuar las actividades. Esto ayuda a los gerentes a suprimir actividades redundantes que no son eficaces desde el punto de vista de la relación costo-beneficio y a lograr una mejor coordinación entre las actividades que se conservan.

Presupuesto base cero 

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