INDUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

Introducción

La Administración de Proyectos es un conjunto de procesos actividades y herramientas que nos van ayudar y de igual manera nos va a servir de guía para obtener el éxito deseado, pero además en la administración de proyectos se debe planear, llevar un seguimiento y un control de lo que se está haciendo y también se debe llevar un análisis y una evaluación de resultados los cuales nos ayudaran a saber si se están realizando las cosas bien o no, y si se están aprovechando eficientemente los recursos, para así poder cumplir la meta o propósito del proyecto que se esté realizando.

La administración de proyectos se enfocada en las expectativas de los clientes, en la disminución de riesgos que se pudieran presentar durante el desarrollo de cualquier proyecto.

Equilibrio SQERT

Dentro de la Administración de proyectos se encuentra el equilibrio SQERT por sus siglas en inglés:

Scope - Desglose de tareas: Comprende las actividades orientadas a garantizar el cumplimiento de las tareas necesarias para lograr los objetivos del proyecto.

Quality - Plan de Acción de Calidad: Es un proceso necesario para llevar a cabo el proceso de manera satisfactoria, es decir que cumpla con los objetivos para los que fue creado. Consiste llevar a cabo un control de calidad eficiente y efectivo.

Effort - Estimaciones y Plan de Recursos: Es determinar los recursos (personas, equipos y/o materiales) necesarios para poder llevar a cabo el proyecto, qué cantidad de cada recurso se utilizará y cuándo estarán disponibles dichos recursos.

Risk - Plan de Mitigación de Riesgos: Registran el parecido de los eventos riesgosos que sucederán en un proyecto y reduce el impacto de dichos eventos además en esta parte se desarrollan opciones y acciones para mejorar las oportunidades del proyecto y también las amenazas a los objetivos del proyecto Time - Alto nivel de planificación.

Time - Alto nivel de planificación:

Proceso

Las tareas principales de la administración de proyectos se clasifican en tres etapas:

Planificación Inicial:

• Elaboración del caso de negocios.

• Definición de alcance.

• Definición de estándares de trabajo y métricas.

• Construcción del cronograma general.

• Planificación de asignación de recursos y organización.

• Elaboración del presupuesto.

Coordinación y Seguimiento:

• Seguimiento y control de tareas.

• Seguimiento y control de recursos.

• Seguimiento y control de costos y beneficios.

• Seguimiento y mitigación de riesgos e incidencias.

• Control de calidad y mejores prácticas.

• Generación de reportes / Tablero de control.

•

Análisis y Evaluación de Resultados:

• Evaluación y análisis del logro de los objetivos de cada Proyecto.

• Mantenimiento de la base de proyectos.

Planificación

La planeación es el plan maestro el cual nos ayuda como un punto de referencia para medir y guiar los esfuerzos a realizar durante todo proyecto.

El plan maestro es un documento en el que los responsables de un proyecto reflejan cual será la estrategia a seguir, además representa un panorama global de las actividades de un proyecto y presenta las siguientes características:

• Los objetivos del plan general.

• Su descripción.

• Nombres de los planes particulares o específicos que lo integran.

• Tiempo y límites que tiene o abarca.

• Necesidad del plan maestro.

• Tener un control del plan maestro.

El Plan Maestro incluye:

• Cronograma de tareas con los tiempos de ejecución, fechas límite, hitos, etc.

• Asignación de recursos para cada tarea.

• Presupuesto de gastos e inversiones asociado al proyecto.

Coordinación y Seguimiento

Identifica los posibles problemas o desvíos que se puedan presentar en un proyecto para así permitir tomar acciones correctivas apropiadas.

Además en esta parte se aplican algunas métricas las cuales nos ayudaran a medir algunas situaciones dentro de un proyecto para la mejora y control del mismo tales como son:

• Avance real vs. Plan.

• % de entregables completos

• EAC (estimate at completion)

• Alcance de puntos de control de calidad (“checklists”)

• Utilización actual vs. Estimada de recursos

También en esta parte de la coordinación y seguimiento se asignan los recursos para proyecto aunque es una parte crítica para el alcance del éxito del mismo.

Análisis y evaluación de resultados

• Evaluación de resultados obtenidos vs. Caso de negocio y el mantenimiento de una base de proyectos permite a los equipos y líderes de proyecto nutrirse de información y conocimiento para proyectos futuros.

• Esta base de conocimiento.

• Simplificación de la estimación de tiempos y recursos para realización de tareas similares.

• Facilidad en el presupuesto de gastos e inversiones.

• Respuesta a preguntas frecuentes.

• Resolución de problemas típicos.

Conclusión

He llegado a la conclusión de que la Administración de Proyectos es muy importante para el desarrollo de cualquier tipo de proyecto ya que ayuda a disminuir los riesgos que se puedan ir presentando en el transcurso y desarrollo del mismo.

También nos ayuda a llevar una buena planificación, control y una eficiencia en los recursos que se van implementar en el desarrollo de un proyecto, los cuales pueden ser el presupuesto, tiempo, etc.

El éxito de un proyecto no se basa en establecer un programa, necesita un líder de proyecto comprometido, trabajo en equipo, y un control efectivo.

Requiere definir claramente responsabilidades, un sistema de reporte sencillo y oportuno, y buenas prácticas de administración, en especial.

Por lo general los proyectos pueden fracasar a partir de una mala ejecución y concepción de las dos primeras etapas y por la falta de compromiso del responsable y su equipo.

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