Medios a utilizar para sensibilizar e informar a participantes de la capacitación

Medios a utilizar para sensibilizar e informar a participantes de la capacitación.

•        Creación de programas de comunicación efectiva y sistemas de reconocimientos y cambios de cultura para una mayor integración y participación de todos en el logro de los objetivos organizacionales.

•        Crear un clima de confianza, sensibilizar la necesidad de la capacitación como un beneficio personal en el desarrollo del individuo y el importante aporte que será para la institución.

•        Dar a conocer claramente las garantías de que estarán cubiertas  en cuanto al trabajo (que no se sobrecargue el funcionario durante el proceso de capacitación.

•        Señalar la participación de las personas que toman decisiones y que se relacionan con la actividad de capacitación, así hablar un lenguaje común. La participación de las jefaturas es un elemento muy importante.

1. Instrumentos de Evaluación de Transferencia a utilizar, periodo aproximado de tiempo en que se evaluará e identificación de quien evaluará la transferencia en el puesto de trabajo (indique el cargo).

De acuerdo a la metodología impulsada por el Servicio Civil, se propone  cuatro tipos de instrumentos para evaluar la transferencia en el puesto de trabajo: Cuestionario, Observación del Desempeño, Muestra de Trabajo y Entrevista (o Focus Group, si participan varias personas)

El cuestionario debe medir:

• La preparación del formador de la capacitación.
• Claridad con que se presentó la materia.
• Calidad del material audiovisual.
• La relación entre la materia tratada y el trabajo del funcionario.

La observación del desempeño debe medir:

• La motivación respecto al tema tratado, transcurrido un tiempo.
• El entusiasmo por implementar alguna mejora en el trabajo sobre la base de lo tratado en el curso.
• Grado en el que se ha propuesto a la jefatura alguna acción concreta de mejora en el trabajo.
• Forma en que la jefatura ha recompensado la mejora planteada.

Muestra de Trabajo y Entrevista (o Focus Group) debe medir:

El jefe directo del funcionario que tomó la capacitación o un funcionario competente en la temática de la capacitación, quien debe evaluar la transferencia de lo aprendido en el curso a través de una entrevista (basada en preguntas estructuradas) y la muestra de trabajo observado en su puesto (a través de una pauta conductual estandarizada), a través de los siguientes puntos:

• La relación de las materias tratadas en el curso con el trabajo del funcionario.
• La motivación que nota el jefe con respecto al funcionario para implementar alguna mejora en el trabajo respecto a lo tratado en el curso.
• Grado en que el funcionario ha propuesto alguna acción concreta.
• Grado en que el participante ha logrado implementar efectivamente alguna mejora, relacionada con la participación en el curso.

Con la información recopilada por estas distintas evaluaciones se puede obtener análisis de datos y resultados (gráficos y porcentajes) de los empleados que realizaron capacitaciones.

Recomendaciones:

• Revisar en detalle el motivo de la alta tasa de rotación del puesto analizado y de los que presenten el mismo problema, e intentar resolver a la brevedad (importante los motivos de esta situación), pues es indispensable que las personas se sientan tranquilas y motivadas en el puesto a desempeñar, para así poder realizar el curso más motivadas.
• Detectar las señales que se presentan en las auditorías internas y externas, en los reclamos de los beneficiarios,  poner atención a las dificultades que estén pasando en cada departamento, Identificando todo lo que constituye debilidad y necesidades de la organización con el fin de establecer las capacitaciones que mejoren las fallas detectadas.
• Mejorar las competencias técnicas y habilidades blandas de quienes trabajan en el servicio.
• Instalar en la cultura organizacional el deseo y la necesidad de capacitarse como una manera de desarrollo personal y profesional de los empleados, potenciando su talento.
• Desarrollar un Plan de Capacitación, orientado a la mejora de gestión del proceso, que desarrolle una metodología participativa, valorando las necesidades y aportes de cada persona,  reconociendo las fortalezas que tiene el servicio (método de indagación apreciativa),  y  promueva el compromiso e involucramiento de las personas en las acciones que se proponen.
• Desarrollar y aplicar instrumentos que permitan objetivar la información sobre DNC, a fin de dar respuesta efectiva a necesidades sentidas, desarrollando estrategias de consulta que recoja información directa desde los potenciales participantes.
• Socializar y difundir las propuestas de Capacitación emanadas desde el Servicio con los demás servicios públicos locales, a fin de optimizar el uso de recursos materiales y humanos de cada Servicio pudiera aportar.
• Crear más y mejores redes de apoyo, con otros servicios, así como con instituciones educacionales (fomentando la capacitación y formación permanente).
• Desarrollar procesos de evaluación de transferencia para la mayor parte de los procesos de capacitación (que se acerque lo más posible al 100%), ya que es fundamental evaluar  cómo estos nuevos conocimientos se integran a través de acciones concretas en la práctica profesional y mejora en el servicio.

.

...