PASOS PARA REPORTE DE GASTOS USANDO SAP

Pasos a seguir para realizar de reporte de Gastos departamentales.

1. Ejecutar en SAP el reporte S_ALR_87013611 Centro de costo , luego nos encontraremos con lo siguiente.

Campos requeridos:

1) Sociedad CO: Valor constante 1000.

2) Ejercicio: Año a consultar.

3) De período a período:

Para consultar solo un mes: llenar los dos campos con el número del mes. (A modo de ejemplo, generamos el mes de Enero (mes 1).

Para consultar acumulado: llenar los campos desde el primer mes que desee consultar hasta el último. (Ejemplo: para generar un acumulado de enero a abril sería de período 1 a período 4.

4) Versión plan: Valor constante (0).

5) 0 valor(es): colocamos el número de Centro de Coste interesado en nuestro caso es el 3001210603

6) 0 valor(es): Delimitamos el rango de cuentas contables que deseamos visualizar. Como veremos cuentas de gastos será siempre desde la cuenta 6000000000 hasta 6009999999.

2. Al completar los campos requeridos procedemos a ejecutar. Dando click al ícono ubicado en la parte superior izquierda de la pantalla ejecutar .

3. se abrirá un documento de Excel con la siguiente característica, debemos hacer click en Enable Macros.

4. luego nos aparecerá una tabla con el detalle de los gastos reales que se tuvo en dicho centro de coste, los planeados y las desviaciones que se tuvieron por cada detalle.

Composición del reporte:

La primera columna presenta un listado de todas las cuentas que afectan al centro.

La segunda los montos de gastos registrados a la fecha.

La tercera el gasto presupuestado a la fecha genera.

La cuarta nos presenta la desviación absoluta (cst. reales - cst. plan= desv. abs.) la cual refleja la diferencia monetaria entre lo que se presupuestó y lo que se gastó.

Por último la quinta columna presenta la diferencia expresada de forma porcentual (%).

5. Si dichos costos aparecieren en Dólares Americanos (USD) y quisiéramos llevar a nuestra moneda Peso Dominicano (DSP), debemos hacer click en convertir moneda este icono se encuentra en la parte superior derecha de la pantalla. De inmediato veremos lo siguiente

6. luego de hacer click en convertir a moneda destino, escribimos en moneda destino la moneda requerida en nuestro caso será (DOP), en tipo de cotización seleccionamos Conversión normal T/C estándar.

Hacemos click a continuar y automáticamente la moneda cambiara

7. luego hacemos click derecho encima de cualquier monto que necesitemos visualizar, esta opción de visualizar todos los gastos que se han cargado a cada cuenta. Al pulsar sobre el monto del gasto real de la cuenta aparecerá el menú de opciones. Seleccionar la primera.

8. Dar click en para poder ver el desglose del total al monto visualizado.

9. para exportar datos hacemos lo siguiente

10. si los siguientes pasos no funcionan a la hora de exportar el documento, procedemos al copiar el documento completo, abrir una hoja de Excel y pegar dicha información.

11. el paso final sería adicional una columna de observaciones para en la misma detallar las razones por las cuales las desviaciones (%) aumentaron o disminuyeron.

12. De la forma siguiente deberíamos hacer la hoja para reportar los gastos del mes y del acumulado al mes.

Nota:

Las variaciones del gasto real vs. presupuesto se deben justificar (explicar) en los casos siguientes:

Si la variación es igual al 10% o más para montos cuya variación absoluta está por encima de los RD$100,000.00

Si la variación es igual

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