PRESENTACIÓN

COMITÉ TÉCNICO DE GESTIÓN DOCUMENTAL[pic 1][pic 2]

FECHA: 02  de febrero de 2015

HORA: 10:00 a.m.  a 12:00 a.m.  

LUGAR: Sala Blackboard Collaborate  

ASISTENTES:

INVITADOS:

ORDEN DEL DÍA:

DESARROLLO:

1. Revisión compromisos Acta Anterior

El Director Nacional de Gestión Documental, da inicio a la reunión con la revisión de los compromisos del acta anterior (Acta N° 2).

1. Entrega del Plan de Acción 2015

El Ingeniero señala que aún no ha recibido todos los Planes y solicita enviarlos, ya que en las horas de la tarde se estarán revisando

1. Cultura de Gestión Documental

Se revisa el compromiso de enviar a través de un memorando el listado de las personas responsables de administrar la información en cada una de las dependencias, para ser inscritas y citadas a la formación en Organización de Archivos de Gestión, que tenía cómo fecha  límite de entrega.  02 de febrero de 2015. Y solo han enviado las Sedes de Bucaramanga y Montería.

     c.  Tablas de Retención Documental - TRD

la especialista reporta que se ha capacitado en Valoración y Documental a todos los analistas mediante una charla por Blackboard, y socializó los planes de trabajo configurados por los Líderes estratégicos para llevar a cabo el desarrollo de la siguiente etapa en la Elaboración de Tablas de Retención Documental.

     d. Procesos

Se señala que no se han recibido las revisiones a los Procedimientos e Instructivos publicados en el SGI para la gestión Documental en la Universidad, por lo que se solicita nuevamente, revisar y determinar si son funcionales y enviar las argumentaciones correspondientes por correo electrónico a la cuenta de gestión documental, Fecha de entrega: Enero 30 de 2015 

1. Sistemas de Información.

SEVENET – Historias Laborales

El Director Nacional de Gestión Documental  le da paso a la Auxiliar para que socialice los cambios realizados en la plataforma acorde a la necesidad y  solicitud realizada por la Dirección de Gestión Humana.

Explica que los cambios radican en la creación de 4 nuevas subcarpetas en cada una de las carpetas de empleados; esto para clasificar mejor la información que ya está cargada en la plataforma y continuar cargando la que Gestión humana por demanda vaya entregando en cada Sede o en la  Unidad de Archivo Nacional, las  subcarpetas a crear son:

SELECCIÓN,

DESVINCULACIÓN,

NOMINA Y COMPENSACIÓN

Y RIESGOS LABORALES

Se detalla que la forma de crear estas carpetas es igual a lo que ya conocemos y realizamos en el día a día, agregándole el paso de descargar el documento que se vaya a mover de carpeta, en este oren de Idea debemos:

PASO 1 – Descargar el documento a mover de carpeta

PASO 2 – Crear Carpeta

PASO 3 -  Crear Documento  

SEVENET – Documentos de Investigación

la especialista, informa que se ha adelantado y defino con la Dirección de Investigaciones un plan de trabajo para realizar el cargue masivo en esta plataforma de la información de los grupos de investigación, el cuál será socializado de manera detallada a todos los analistas en la semana del 02 al 06 de febrero de 2015

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