Plan Integral

Justificación.

Los archivos constituyen parte esencial de los recursos de información de un país, ya que expresan en forma original el desarrollo histórico de su misión, funciones y actividades. Su importancia radica en comprender el valor que tienen en este caso para:

Para la Administración: Todo gobierno, dependencia, entidad o empresa debe recurrir con frecuencia a los documentos que han producido o recibido durante su gestión a fin de verificar proyectos, llevar investigaciones, realizar comparaciones, tomar decisiones, responder tramites y demandas de orden legal, administrativo o fiscal, o requerimientos de los ciudadanos. Con un archivo bien organizado el funcionario no tendrá que partir de cero o invertir su tiempo en búsquedas infructuosas, elevando los costos de operación, atraso, confusión y en general una deficiente administración.

Con este plan integral de archivos buscamos el mejoramiento total en el proceso archivístico, eliminando pequeñas falencias en entidades como lo es (Coomuldesa) que aplican en el programa de gestión documental, ya que podrían ser factores de baja productividad y retraso en competitividad.

En este plan integral, encontraras factores de diagnóstico, finalidad, áreas, componentes, recursos, contenidos, evaluación; encuesta, y estrategia final, con el propósito de dar fin a las desventajas de objetos irregulares que obstruyen el proceso y la evolución documental de una entidad.

Plan integral de archivo.

Subsistema.

Sistema integral de Archivo.

Tiempo de ejecución: Una semana.

Diagnóstico.

Observando diariamente la salida y entrada de los documentos, durante una semana, a la empresa (Coomuldesa), es de hacer notar el constante peligro que los asecha, debido a múltiples factores importantes entre ellos la falta de la implementación de planillas de control de préstamo de documentos, otros como la mala ubicación topográfica, ya que sus suelos están con grandes grietas y sus paredes presentan una humedad constante.

Finalidad.

Alertar y orientar a la empresa (Coomuldesa) de san gil, en el hecho estudiado y observado, en dichas falencias dadas en el diagnóstico, para que se emplee, correctamente la normatividad y legislación vigente en los archivos y así controlar de una mejor manera los procesos en la gestión documental.

Áreas.

• Archivo

• Normatividad

• Legislación

• Calidad

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