RESEÑA HISTORICA DE LA INTONSAI

1.4. El Catálogo de Cuentas

Cuando la empresa alcanza un cierto grado de desarrollo, es absolutamente indispensable formar una lista de las cuentas que deberán utilizarse, evitando así errores de aplicación, y asignar a cada cuenta una cifra que la identifique, ya que se trate de las cuentas que integran el mayor general o de las subcuentas que forman los mayores auxiliares.

Hay diversas maneras de organizar este sistema de identificación y, salvo casos especiales, quizá lo m práctico sea optar por una clasificación decimal que permita agregar o suprimir partidas según sea necesario.

En el caso de la contabilidad general, que al fin y al cabo, controla toda la actividad de la empresa, conviene comenzar por dar un número índice a cada grupo general, tanto del balance como del estado de pérdidas y ganancias, de la siguiente forma:

Balance:

1.1. Activo

2.2. Pasivo

3. 3. Capital

Estado de Pérdidas y Ganancias:

4. 4. Productos

5.5. Costos

6. 6. Gastos de operación

7. 7. Otros gastos y productos

8.8. ……

9. 9. Cuentas de Orden

0. 0. Cuentas "puente".

Estas cifras indican, cada una de ellas, un grupo general distinto y permanecerán invariables, de manera que todas las cuentas de activo comenzarán con el número 1, las del pasivo con el 2, y así sucesivamente.

Vienen después las subclasificaciones, que pueden extenderse en forma prácticamente ilimitada. Por ejemplo, en el activo se tendría:

1.1. Activo

1.0 1.0 Circulante

11 1.1 Fijo

1.2 1.2 Diferido

Y a su vez, el grupo de circulante podría subdividirse como sigue:

1. Activo

10. Circulante

100 Caja y Bancos

101 Cuentas por cobrar

102 Inventarios

En esta forma podría establecerse un catálogo a base de tres cifras, en el que la cuenta de Caja y Bancos seria la 100; la de Clientes, la 101, la de inventarios la 102, etc., de tal manera que si después se quisiera agregar una nueva cuenta, por ejemplo, Mercancías en Tránsito, recibirla el número 103, y así sucesivamente hasta llegar, en el activo circulante a la cuenta 109, o más si se requieren más cuentas.

Como, dentro de la clasificación decimal, cada grupo tendré una subclasificación máxima de diez renglones (del O al 9), si fuera necesario abrir más de diez cuentas en un grupo, es decir, más de diez cuentas en el circulante —siguiendo el mismo ejemplo- se deberá ampliar la clasificación haciendo que el número hasta aquí destinado a una cuenta, se refiera a un nuevo grupo, el cual, a su vez, tendría diez clasificaciones más, en la siguiente forma:

1. Activo

10. Circulante

100. Caja y Bancos

1000 Caja General

1001 Caja chica

1002 Banco x

1003 Etc.

De manera semejante podría ampliarse el catálogo, haciendo que los números de las cuentas constarán de cinco o más cifras, en los casos de empresas con operaciones muy complicadas o con dependencias muy numerosas. Para fines prácticos, en la mayoría de las empresas comerciales o industriales un catalogo de cuentas de cuatro cifras, seria suficiente, en el entendido de que no existe un catálogo de cuentas universal, cada empresa deberá elaborar el propio en base a sus necesidades y características particulares.

Cuando se utiliza un sistema electrónico el catálogo de cuentas es indispensable, ya que es el único medio con el que cuenta el operador para ponerse en contacto con la contabilidad, pues para poder registrar los movimientos generados deberá ingresar primeramente el número de cuenta que según el catálogo adoptado le corresponda.

1.4.1. Concepto de Catálogo de Cuentas

Por todo lo anterior expuesto se define el catálogo de cuentas como:

Es el índice o instructivo, donde, ordenada y sistemáticamente, se detallarán todas las cuentas aplicables en la contabilidad de una negociación o empresa, proporcionando los nombres y, en su caso los números de las cuentas".

Es importante al establecer un catálogo de cuentas, para un manejo adecuado de éste, que se acompañe de una guía que detalle los movimientos que afectarán a cada una de las cuentas contenidas en el mismo.

La elaboración de este catálogo puede ser de forma numérica, numérica decimal, alfabética, numérica alfabética o alfanumérica; todo esto dependerá siempre de las necesidades de la negociación o empresa, y esto indica que a las cuentas que se manejen, se le asignara un número en forma ordenada para su fácil manejo y control.

2. ORGANIZACIÓN DE EL CATÁLOGO DE CUENTAS

Lo más conveniente es ir agrupando las cuentas en el orden en que habrán de aparecer en los estados financieros, numerándolas dentro de un sistema decimal. Esto conviene con el fin de poder designarlas ya por su nombre, ya por su número, lo cual en muchos casos es más práctico.

2.1. Clasificación de las cuentas

La mayoría de los elementos de nuestro medio ambiente, como podrían ser una construcción, una bicicleta, un mamífero, un centro de estudios, un automóvil, etcétera, pueden clasificarse de diversas maneras en función de los puntos de vista que se tomen. Las cuentas como elementos de control no son una excepción; por lo tanto también son materia de clasificación.

Tomándose en consideración los conocimientos asimilados, pueden integrarse en dos grupos:

a. a. Cuentas según el Estado Financiero en el cual reflejan su información.

b. b. Cuentas de acuerdo con la naturaleza de su saldo.

Tomando como punto de vista el estado financiero en el cual se presenten, las cuentas se subclasifican en:

• Cuentas de Balance

• Cuentas de Resultados

Las primeras son todas aquellas cuentas que se presentan en cualquier Balance General, como es el caso de: bancos, almacén, edificio, proveedores, impuestos por pagar, capital, etcétera. Las segundas son las que integran el Estado de Resultados. Ejemplo: ventas, otros productos, costo de ventas, gastos de operación, etcétera.

En función de la naturaleza del saldo de las cuentas, se subclasifican de la siguiente manera:

• Cuentas de Saldo Deudor

• Cuentas de Saldo Acreedor

Las primeras son precisamente aquellas cuyo saldo es deudor, independientemente del estado financiero en que se encuentren contenidas, por ejemplo: bancos, almacén, edificio, costo de ventas, gasto de operación, etcétera.

Cuando el movimiento acreedor es superior al deudor, se produce un saldo acreedor; de esta manera, se estará frente a una cuenta clasificada dentro de las de saldo acreedor, sin tomarse tampoco en consideración el estado financiero del cual forme parte; ejemplo: proveedores, impuestos por pagar, capital, ventas, otros productos, etcétera.

Por lo tanto, al hablar de bancos, estaremos tratando el caso de una cuenta de Balance de saldo deudor. Al referirse a ventas, se entiende como ejemplo de cuenta de resultados de saldo acreedor, y así sucesivamente será la situación de todas las cuentas, con base en el estado financiero del cual formen parte, y en su saldo.

2.2. Cuentas principales de la contabilidad comercial

El número de cuentas que se utilizan en la contabilidad de una empresa depende de varios factores:

El giro de la empresa

El tamaño de la empresa

El tipo de productos que comercializa o elabora El análisis que se haga, etc.

Mientras mas detallado sea el análisis, mayor será el número de cuentas que se utilicen.

CATÁLOGO DE CUENTAS

Clase 1000000 ACTIVO

Grupo 1100000 CIRCULANTE DISPONIBLE

Mayor 1110000 CAJA Y BANCOS

Cuenta 1111000 Caja

Subcuenta 1111001 Caja Principal

1111002 Caja Chica Bolívares

1111003 Caja Chica Moneda Extranjera

1111004 Fondo Operativo

Cuenta 1112000 Bancos

1112001 al 030 Bancos en Cuentas Corrientes

1112101 al 116 Bancos en F.A.L.

1112206 al 209 Bancos en Participaciones

Grupo 1200000 CIRCULANTE EXIGIBLE

Mayor 1120000 EFECTOS Y CUENTAS POR COBRAR

Cuenta 1121000 Efectos por Cobrar

Subcuenta 1121001 Efectos por Cobrar Clientes

1121002 Otros Efectos por Cobrar

Cuenta 1122000 Cuentas por Cobrar

Subcuenta 1122001 Cuentas por Cobrar Clientes

1122002 Provisión Cuentas Incobrables

1122003 Cuentas por Cobrar Cheques Devueltos

1122004 Cuentas por Cobrar Compañías Relacionadas

1122005 Cuentas por Cobrar Compañías Afiliadas

1122006 Cuentas por Cobrar en Recuperación

1122007 Cuentas por Cobrar Ínter tiendas

Cuenta 1123000 Otras Cuentas por Cobrar y Adelantos

1123001 Adelantos a Proveedores

1123002 Préstamos al Personal

1123003 Cuentas por Cobrar Socios

1123004 Cuentas por Cobrar varias

1123005 Cuentas por Cobrar S.S.O.

1123006 Reclamos de Seguros

Grupo 1130000 CIRCULANTE REALIZABLE

Mayor 1131000 INVENTARIOS

Subcuenta 1131001 Inventario Inicial

1131002 Compras

1131003 Bonificaciones Recibidas en Compras

1131004 Descuentos en Compras

1131005 Descuentos Pronto Pago

1131006 Devoluciones en Compras

1131007 Costo de Ventas

1131006 Pérdida en Inventarios por Siniestro

1131009 Diferencia Cambiaria

1131010 Gastos de Aduana

1131011 Compras Ínter tiendas

1131012 Devolución Compras Ínter tiendas

1131013 Descuentos Compras Ínter tiendas

1131014 Mercancía en Transito

...