Responsabilidad del Control Interno

Responsabilidad del Control Interno

El control interno es una evaluación que se realiza la cual está dirigida para contar con una excelente estructura administrativa y contable en una empresa, permitiendo así una estimación correcta en relación a la economía para las diferentes actividades que se efectúan en la entidad, logrando tener un mejor control en la gestión gerencial.

El funcionamiento, perfeccionamiento, diseño y evaluación son responsabilidades de los componentes internos de la organización, teniendo presente que será de acuerdo las tareas que le corresponda al personal.

La gerencia al cumplir sus responsabilidades, deberá tener en cuenta aspectos que se consideren más relevantes, según el tipo de organización se evaluará el riesgo e impacto que tendrá en el futuro. Además, el personal que integra la empresa es responsable de la ejecución de actividades y de que se cumplan los diferentes requerimientos que están dispuestos en la normativa de la empresa.

Componentes del Control Interno

Ambiente Interno

Se define como aquel establecimiento que sirve para incentivar e influenciar las actividades que debe realizar el personal en su área respectiva, es decir, el ambiente interno permite entablar lineamos que se deberán cumplir por los integrantes de la organización, con la finalidad de lograr un mejor control en cuanto a su entorno.

Es importante que todas las empresas posean un código de ética o de conducta en donde se presenten al menos lo siguiente:

1. Resumen ejecutivo de la empresa.
2. Los valores que pone en práctica la empresa.
3. Los objetivos para los cuales fue creada la empresa.
4. Los principios éticos que están relacionados con el cumplimiento de los valores.
5. Los deberes que deben cumplir los empleados de la empresa.
6. El detalle de las conductas que no permite la empresa.
7. Los mecanismos que implementará para capacitar, y difundir el código de ética.
8. El régimen de la sanciones e incentivos que se darán por cumplir con el código de ética.

El representante legal de la organización será el responsable del sistema de control interno, tendrá que verificar y corroborar que las medidas implementas se cumplan de acuerdo lo dispuesto.

Integridad

Los miembros internos y representantes legales de la empresa tendrán que motivar, difundir y vigilar que se cumpla los valores éticos. Dichos valores deberán verse reflejados en la conducta que los directivos y empleados presenten a los clientes.

Administración Estratégica

Las empresas formularán un plan estratégico para el período de 4 años, a través de un análisis del ambiente externo (oportunidades y amenazas) e interno (fortalezas y debilidades) el cual servirá como base para establecer de manera correcta la misión y visión, objetivos, estrategias y valores en la entidad.

Los instrumentos mencionados anteriormente deberán ser elaborados y descritos ya sea por el Gerente o Administrador, quien deberá presentar a la Junta Directiva para que sean aprobados y darlos a conocer a la Junta General.

Capacidad del Talento Humano

Las prácticas que se emplearán en la entidad deberán estar descritas correctamente para los diferentes procesos que se realizan tales como: selección, inducción, capacitación, evaluación, promoción y valoración del desempeño de los trabajadores.

Las empresas tendrán que verificar la normativa vigente para los mecanismos de contratación, ya que de esta forma ayudará a conocer cómo se deberá realizar la contratación de personal, y la implementación de las políticas de salud las cuales promoverán el buen vivir en los empleados.  

Estructura Organizativa

La estructura Organizativa de la organización deberá estar acorde lo establecido en la Ley Orgánica de Economía Popular y Solidaria y su Reglamento General, de acuerdo con el nivel operativo, a través del cual se ejercen las actividades con la finalidad de cumplir el objeto social y también que el área administrativa cumpla las funcionas adecuadas.

Se debe tener presente que aquellas organizaciones que pertenezcan al nivel 2, el Gerente General o Administrador deberá elaborar el manual de funciones, de perfiles con posiciones estratégicas y el de selección de personal de acuerdo el nivel operativo.

Competencia Profesional

Las competencias de los directivos, trabajadores forman parte esencial de las organizaciones ya que contribuyen al cumplimiento de los objetivos y metas propuestos, donde se deberá disminuir factores de riesgo.

Responsabilidades Asignadas

Las responsabilidades que se establezcan en los manuales deberán ser elaboradas por el Gerente o Administrador y aprobadas por el Consejo de Administración las cuales tendrán que estar sujetas a la normativa vigente junto con los objetivos de cada área laboral.

La Junta General son los órganos de gobiernos de nivel estratégico, debido a que las decisiones que tomen obligarán a los directivos y socios que se cumplan en la empresa.

La Junta Directiva es el órgano de nivel directivo en una organización, es decir, sus funciones son la planificación, aprobación y coordinación del cumplimiento de las decisiones de la Junta General que se tendrán que llevar a cabo con una buena administración.

La Junta de Vigilancia esta encargada de vigilar las gestiones de la cooperativa o asociaciones.

El Gerente o Administrador posee la responsabilidad de las áreas financieras, administrativas y operativas.

Los Comités son responsables de definir los reglamentos internos que tendrá que emitir la empresa.

El nivel operativo tendrá que corroborar las unidades administrativas, puestos de trabajos con sus tareas y atribuciones, las cuales deberán reflejarse en el instructivo de funciones.

Adhesión a las Políticas Institucionales

Los integrantes de la empresa observarán el cumplimiento de las políticas, reglamentos y leyes que se aplicarán según el área laboral al que pertenezcan. Además, estas políticas deberán ser aprobadas por la Junta directiva y luego ser emitidas a toda la empresa con el objeto de que conozcan el reglamento vigente.

Unidades de Auditoria Interna

Las entidades tienen la obligación de contratar auditoría interna cuando superen los 200 socios o quinientos mil dólares de los Estados Unidos de América (USD 500,000) en relación a los activos.

Gestión y Evaluación de Riesgos

El representante legal deberá establecer componentes que permitan identificar, controlar, medir, priorizar, monitorear y comunicar los riesgos que presente la empresa, así también como las estrategias para poder prevenir o evitar. Es importante conocer que las políticas que se definen para el manejo de los riesgos ayudan a separar los roles y responsabilidades de los empleados.

En el proceso de evaluación de riesgos se incluye:

Identificación de Riesgos

Los Administradores de la empresa tendrán que identificar factores internos y externos que podrían afectar al cumplimiento de los objetivos, analizando los riesgos que se deben gestionar. Los factores externos podrían ser económicos, políticos, tecnológicos y ambientales, mientras que los internos sería el personal, la infraestructura, la tecnología y los procesos.

Valoración del Riesgo

La valoración de riesgo se fundamenta en identificar y analizar fuentes de riesgos internas y externas que son relevantes para conseguir los objetivos propuestos, por ello se debe realizar una estimación de la probabilidad de ocurrencia, es decir, indagar que posibilidad existe de que suceda, para evitar que se presente una desviación e impacto en las metas de la empresa.  

Respuesta al Riesgo

Una vez identificados y valorados los riesgos se considerará opciones de respuestas para evitar y reducir el riesgo a través de planteamientos de gestiones y procesos que se utilizarán para mitigar la amenaza. La presente gestión que se llevará a cabo tendrá una secuencia de actividades a desarrollar, donde se designará responsabilidades a áreas específicas de la empresa.

En el proceso de respuesta al riesgo efectuado por los directivos se tomará en cuenta aspectos tales como:

• Evaluación de respuestas
• Selección de respuestas
• Desarrollo de acciones

Actividades del Control

Los socios, asociados, directivos y demás empleados que formen parte del control interno tendrán que implementar mecanismos para el cumplimiento de los objetivos y metas previstos por la empresa, considerando la debida protección de los activos e intereses de los socios.

Las actividades de control no podrán generalizarse, ya que responderán a las necesidades de cada grupo, tamaño y complejidad al que integren. Dichas actividades serán preventivas, correctivas que sirvan para el cumplimiento de los objetivos de la organización.

Las actividades de control también deberán llevarse a cabo al sistema de información que utiliza la empresa, con el objeto de asegurar la validez e integridad de los datos.

Separación de funciones y rotación de labores

Los directivos de la empresa tendrán que establecer las actividades de los empleados y la rotación de sus funciones, para que de esta manera exista independencia, reduciendo el riesgo en errores, es decir, disminuyendo acciones irregulares.

La rotación de labores se dividirá de acuerdo las funciones de los colaborares, recordando que deberán tener relación para evitar que se cometan errores. Permitirá instaurar factores de eficiencia y eficacia en las diversas actividades que se ejecuten en la empresa, determinando las habilidades en que mejor se desarrollen.

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