Control Interno

DEFINICION DE CONTROL INTERNO

Proceso que ejecuta la administración con el fin de evaluar operaciones especificas con seguridad razonable en tres principales categorías:

• Efectividad y eficiencia operacional

• Confiabilidad de la información financiera

• Cumplimiento de políticas, leyes y normas.

REVISION DEL CONTROL INTERNO

Esto tiene relación con la auditoría de los controles de las transacciones económicas que originan los estados financieros, con énfasis en el control interno.

El enfoque para efectuar la auditoría mediante una revisión más analítica y profunda del control interno, requiere que se agrupen en forma ordenada las transacciones características de cada negocio.

El estudio de este concepto requiere como base fundamental, que se definan dichas transacciones y la forma como pueden agruparse.

CLASIFICACION DE LOS CICLOS DE OPERACIÓN

• De ingresos y egresos

• De compras

• De tesorería

• De nominas

• De producción

CICLO DE INGRESOS Y EGRESOS

Incluye todas aquellas funciones que se requieren llevar a cabo para cambiar por efectivo, con los clientes, sus productos o servicios. Las funciones incluyen:

• Otorgamiento de créditos

• Toma de pedidos

• Entrega de embarque de mercancía

• Facturación

• Cuentas por cobrar

• Cobranza

• Ingreso del efectivo

• Contabilización de comisiones

• Determinación de costo de ventas

ASIENTOS CONTABLES COMUNES DENTRO DEL CICLO DE INGRESOS

• Ventas.

• Costo de ventas

• Ingresos de caja.

• Devoluciones o rebajas sobre venta.

• Descuentos por pronto pago.

• Gastos de comisiones.

• Provisiones para cuentas de cobro dudoso.

• Cancelaciones y recuperaciones de cuenta incobrables

FORMAS Y DOCUMENTOS IMPORTANTES DEL CICLO DE INGRESOS

• Pedidos del cliente

• Órdenes de venta y embarque

• Conocimientos de embarque

• Facturas de venta

• Notas de crédito por devoluciones y rebajas sobre venta

• Avisos de remesas de clientes.

CICLO DE COMPRAS

El ciclo de compras de una empresa incluye todas aquellas funciones que se requieren llevar a cabo para: la adquisición de bienes, mercancías y servicios, el pago de las adquisiciones anteriores, clasificar, resumir e informar lo que se adquiere y lo que se paga, el ciclo de compras contiene la adquisición y el pago de: inventarios, activos fijos, servicios externos, suministros o abastecimientos.

Funciones Típicas

• Las funciones típicas de compras podrían ser:

• Selección de proveedores.

• Preparación de solicitudes de compras.

• Función específica de compras.

• Recepción de mercancías y suministros.

• Control de calidad de las mercancías y servicios adquiridos.

• Registro y control de las cuentas por pagar y los pasivos acumulados.

• Desembolsos de efectivo.

Formas y documentos importantes.

Ejemplos de formas y documentos importantes del ciclo de compras podrían ser:

Requisiciones de compras, órdenes de compra y contratos, documentos de recepción de mercancías, facturas de proveedores, notas de cargo y de crédito, solicitudes de cheques, recibos de servicios, póliza de cheque.

Bases usuales de datos

Las bases usuales de datos, están representadas por archivos, catálogos, listas auxiliares, etc., que contienen aquella información necesaria para poder procesar las transacciones dentro de un ciclo o bien información que se produce como resultado del proceso de las transacciones.

Las bases usuales de datos para compras podrían ser las siguientes:

• Archivos de proveedores conteniendo, nombre, dirección, productos que ofrece, premios etc.

• Archivos de cuentas por pagar que contenga las cuentas pendientes de pago (auxiliares) e historial de pagos efectuados.

• Los pedidos a proveedores pendientes de surtir.

CICLO DE TESORERIA

El ciclo de tesorería de una empresa incluye aquellas funciones que tratan sobre la estructura y rendimiento de capital.

Funciones Típicas

Las funciones típicas de un ciclo de Tesorería podrían ser:

• Relaciones con sociedades financieras y de crédito.

• Relaciones con accionistas.

• Administración del efectivo.

• Acumulación, cobro y pago de intereses y dividendos.

• Custodia física del efectivo y los valores.

• Administración de monedas extranjeras incluyendo riesgos cambiarios.

• Administración y vigilancia de la deuda (principal e intereses).

Formas y documentos importantes

Algunos ejemplos de formas y documentos importantes del ciclo de tesorería podrían ser:

Certificados provisionales de acciones, acciones emitidas, obligaciones, bonos, papel comercial, acciones, bonos y otros instrumentos adquiridos como inversiones, títulos de crédito como cheques, pagarés, cartas de crédito etc., contratos de cambio de moneda extranjera para entrega futura, fideicomiso o Convenios para el plan de beneficios a empleados, pólizas de seguro.

CICLO DE NOMINAS

El ciclo de nóminas contiene la contratación, utilización y pago de servicios personales como por ejemplo nómina de mano de obra directa, mano de obra indirecta, ejecutiva, administrativa, etc.

FUNCIONES TIPICAS

Las funciones típicas de nóminas son:

• Reclutamiento y selección de personal

• Contratación de personal

• Llevar las relaciones laborales

• Prepara informes de asistencia

• Registro, información y control de la nómina

• Desembolso de efectivo

• Promoción y evaluación de personal

Asientos contables comunes.

Dentro del ciclo de nóminas podríamos distinguir los siguientes asientos contables comunes:

• Pago de nóminas.

• Anticipos de sueldos y préstamos al personal.

• Distribuciones de mano de obra.

• Otras prestaciones de personal.

• Ajustes de nóminas.

Formas y documentos importantes.

Ejemplos de formas y documentos importantes del ciclo de nóminas podrían ser:

• Solicitud de empleo.

• Contratos de trabajo.

• Informes de tiempo.

• Tarjetas de reloj.

• Autorización de ajustes de nóminas.

• Autorización de pagos especiales.

• Recibos de pago.

• Cheques.

Bases Usuales de datos

Las bases usuales de datos para nóminas podrán ser las siguientes:

• Archivo maestro de personal conteniendo nombres e información de referencia, tipos de retribución, prestaciones a empleados, etc.

• Registros de salarios de empleados.

CICLO DE PRODUCCION

Este ciclo es indispensable e importante para el funcionamiento de las organizaciones industriales y todas aquellas empresas donde se tengan que desarrollar procesos de transformación de materia prima para llegar a un producto terminado.

FUNCIONES TIPICAS

• Contabilidad de costos

• Control de fabricación

• Administración de inventarios

ASIENTOS CONTABLES COMUNES

Dentro del ciclo de producción podríamos distinguir los siguientes asientos contables:

• Transferencia de inventarios (de materias primas a procesos y a productos terminados)

• Aplicación del costo de mano de obra

• Aplicación del gasto de fabricación

• Depreciación y amortización de inmuebles, maquinaria y equipo y otros costos diferidos.

• Variaciones (incluyendo desperdicios)

• Cambios en el valor en libros de inventarios, inmuebles ,

• maquinaria y equipo y otros costos diferidos

FORMAS Y DOCUMENTOS IMPORTANTES

Algunos ejemplos de formas importantes y documentos del ciclo de producción podrían ser:

• Ordenes de producción.

• Requisición de materiales

• Tarjetas de tiempo de mano de obra

• Informes de producción

• Informe de desperdicios

• Hojas de trabajo de aplicación de gastos de fabricación

• Hojas de costo

CONCEPTO E IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS DE CONTROL

El proceso de determinar lo que se está llevando a cabo, a fin de establecer las medidas correctivas necesarias y así evitar desviaciones en la ejecución de los planes.

El sistema de control es la combinación de factores que afectan las políticas y procedimientos de una entidad, fortaleciendo o debilitando sus controles. Estos factores son los siguientes:

1. Estructura de organización de la entidad

2. Funcionamiento del Consejo de Administración y sus comités

3. Métodos para asignar autoridad y responsabilidad

4. Métodos de control administrativo para supervisar y dar seguimiento al cumplimiento de las políticas y procedimientos.

5. Políticas y prácticas del personal

6. Influencias externas que afecten las operaciones y prácticas de la entidad.

Etapas para su implantación

Los factores específicos para la implantación de sistemas de control interno se deben de pasar por las siguientes etapas para su implantación:

• Tamaño de la entidad

• Características

...