Reuniones Más Productivas

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Autor: Andrés Alfaro Ramírez.

Reuniones Más Productivas.

Qué tanto podría mejorar la eficiencia en las reuniones si en estas se aprovechara el tiempo de la forma apropiada, como nos menciona Eduardo Olguín, Broderick Crawford y Ricardo Soto en su artículo sobre reuniones efectivas “Las organizaciones invierten tiempo y recursos en mejorar sus procesos productivos y organizacionales pero no en optimizar sus reuniones y cuando lo hacen usualmente no logran los resultados esperados” (Olguín, Crawford y Soto, 2015).

Las reuniones dentro de un grupo u organización son de gran utilidad pues ayudan en la toma de decisiones, resolución de problemas, evaluación de los resultados, entre muchas otras cosas.  El inconveniente es que aunque tener reuniones productivas sería de muchos beneficios, no es lo que sucede generalmente, lo más normal es que las reuniones sean ineficaces y esto sucede por lo difícil que son los seres humanos.

Para poder aprovechar las reuniones lo máximo es imprescindible realizar estos puntos que les voy a mencionar a continuación, el primero es que las reuniones comienzan desde antes de llegar al punto de encuentro pues hay que prepararse con antelación para llegado el momento realizar reuniones concisas y en poco tiempo para que las personas estén enfocadas en los temas que se aborden.

De igual manera es importante que en el transcurso de la reunión una persona tome el papel de líder para que vaya diciendo que hacer y en qué tiempos, una recomendación es que las personas tomen sus turnos para hablar cuando así lo deseen porque nada se gana cuando más de uno está hablando, pues los otros participantes no sabrán a quien ponerle atención, de igual forma si más de una persona habla a la vez esto puede llevar a que se den conversaciones personales que no tiene que ver con el objetivo de la reunión.

Un punto que es esencial que hay que seguir es dejar los dispositivos tecnológicos, que no sean para el uso de la reunión, de lado, tanto por respeto a las otras personas como por la distracción tan grande que generan.

También un punto que hay que considerar es la necesidad verdadera de realizar la reunión, pues en muchas ocasiones los motivos por los que estas se hacen resultan no ser tan necesarios para llevar a cabo la reunión presencial, ya que sin importar si las juntas son breves o extensas, todas causan un agotamiento así que si no son del todo necesarias es mejor usar otros medios para comunicarse y ponerse de acuerdo.

Entonces retomando los aspectos más generales pero que son de gran importancia cuando se desea sacar el máximo provecho de cualquier reunión en la que se participe serían, plantearse la necesidad de realizar la reunión, la puntualidad tanto en el comienzo como en los tiempos de los puntos a tratar, la presencia de un líder, no usar dispositivos electrónicos y la brevedad para no empezar a hablar de situaciones innecesarias.

Referencias:

Olguín, E., Crawford, B., & Soto, R. (2015). Reuniones Efectivas: Con la Mirada en las Emociones y Conversaciones para Potenciar el Capital de las Organizaciones. (Spanish). CISTI (Iberian Conference on Information Systems & Technologies / Conferência Ibérica de Sistemas e Tecnologias de Informação) Proceedings, 2, 76–79.

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