Tipos De Reuniones

Tipos de Reuniones

Definición de Evento. Término genérico que designa cualquier tipo de reunión profesional de corte científico, técnico, cultural, deportivo, educativo, político, social, económico, comercial, religioso, promocional o de otra índole que facilite el intercambio de ideas, conocimientos, y/o experiencias entre los participantes.

Definición de Reunión. Conjunto de personas reunidas físicamente en un local para tratar un tema que será coordinado por un conductor. Todas las reuniones estan sujetas a ciertos lineamientos básicos.

De acuerdo a sus objetivos las reuniones pueden ser:

 Informativas

 Para recolección de información

 Formativas o de capacitación

 Incentivas

 Para intercambio de puntos de vista

 De negociación o acuerdo

 Generadoras de ideas

 Para toma de decisiones

Preparación de una reunión

Para que una reunión sea útil tiene que estar bien preparada y siempre se deben tener en cuenta los aspectos materiales y los funcionales. Ya sea un evento, una reunión con el cliente o con proveedores o una charla con el equipo de organización, los pasos a cumplir son siempre los mismos y conforman el “ABC” de toda reunión.

Se puede dividir la preparación (previa a la reunión) en 5 pasos:

1. Definición de los objetivos: los que se han de lograr y los que serían interesantes (objetivos secundarios). Si los prioritarios son muchos se hacen varias reuniones.

2. La elección de los participantes: la eficacia de una reunión depende mucho de los participantes ya que deben ser compatibles.

3. Planificar el desarrollo de la reunión: el orden del día, es decir, el desarrollo de las cuestiones que se abordarán.

4. Organización del material de la reunión: documentos, preparación de la sala y aspectos anexos (la botella de agua, papelería, lapiceras, etc.), recordatorio de la convocatoria, confirmación de asistencia.

5. El desarrollo de la misma.

Al comenzar la reunión se debe:

1. Presentar a los participantes

2. Darles confianza

3. Presentar el tema de la reunión

4. Fijar los objetivos de la reunión

A través de la presentación se crea un clima de confianza, ya que en un primer momento los participantes se sentirán ansiosos porque se sienten observados por los otros.

La presentación del tema de una reunión implica: establecer el tiempo de la reunión, de que se hablará, por qué interesa hablar de ese tema y cuáles son las problemáticas planteadas.

Finalmente explicar y comentar el orden del día. Establecer los objetivos prioritarios y clarificarlos dentro del periodo de tiempo de la reunión y en caso de quedar tiempo pasar a los objetivos secundarios y así sucesivamente.

Las reuniones y sus dinámicas de comunicación. Tipología.

Asamblea. Reunión formal de índole general de una asociación, club, organización o empresa en la que asisten los miembros para decidir la orientación jurídica, asuntos de política, elecciones de autoridades o renovación parcial de las mismas. Se elabora un acta, expresando el lugar y fecha, hora de inicio y cierre. Se rubrica el acta con dos o tres personas de los presentes.

Grupos de Debate o Buzz Group. Reuniones de pequeños grupos que intercambian conocimientos y experiencias sobre uno o varios temas decididos con anterioridad, dando a conocer los resultados y la opinión del grupo a través de un altavoz. Guía las reuniones un presidente o coordinador.

Coloquio. Reunión informativa

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