REUNIÓN DE TRABAJO

REUNIÓN DE TRABAJO

Las reuniones son un instrumento de trabajo importante en las empresas. Permiten desarrollar las relaciones interpersonales y conseguir mejores resultados en las tareas individuales. Por tanto, en una organización, las reuniones de trabajo significan una oportunidad inmensa para crecer y conocer más, al plantearse diferentes puntos de vista e ideas y determinar, así mismo, si las labores en un grupo de la empresa se están realizando correctamente o no.

La reunión es una técnica que permite que las personas, con objetivos comunes, intercambien información y lleguen a compromisos colectivos para conseguir las metas fijadas. También se la puede definir como el conjunto de personas en un lugar físico para tratar un tema coordinador por un conductor.

Las reuniones pueden ser formales e informales. Las primeras se utilizan para difundir información, recoger opiniones, analizar y resolver problemas, tomar decisiones o trabajar en equipo. Mientras que las segundas satisfacen necesidades humanas e contacto y afiliación.

FASES DE UNA REUNIÓN

Todo tipo de reunión requiere dos fases importantes: la preparación y el desarrollo. La preparación de la reunión suele subestimarse, aunque para que resulte útil tiene que estar bien preparada. Para ello se debe tener en cuenta aspectos materiales y funcionales.

La preparación suele dividirse en cinco pasos:

1. Definición de objetivos de la reunión. En caso que los objetivos de la reunión fuesen muchos, se pueden realizar varios encuentros.

2. La elección de los participantes. La eficacia de una reunión depende mucho de los participantes, en especial para garantizar la compatibilidad.

3. Planificar el desarrollo de la reunión. El plan de la reunión se define con el orden del día, que no es más que un desarrollo de las cuestiones que se abordarán.

4. La organización del material de la reunión, para ello se debe tener en cuenta los documentos, las salas, aspectos anexos (botellas de agua, papelera, bolígrafo, etc.) y un recordatorio de la convocatoria.

5. Finalmente, se debe confirmar la participación de los convocados.

El desarrollo de la reunión depende de los objetivos que se persigan y, en consecuencia, del tipo de reunión. El principal recurso con que cuenta una reunión es el moderador quién deberá:

1. Presentación de los participantes. En la presentación se debe indicar la especialización o expertise de cada uno.

2. Darles confianza para crear un clima especial.

3. Presentar el tema de la reunión. Se debe precisar de qué se habla, porque se habla dicho tema, porqué interesa hablar de dicho tema y cuáles son los problemas planteados.

4. Fijar los objetivos de la misma. Explicar el orden del día, comentarlo.

...