Contabilidad Computarizada

MARCO TEÓRICO DE LA APLICACIÓN DE LA INFORMÁTICA EN LOS SISTEMAS CONTABLES:

Los sistemas contables son los métodos, procedimientos y mecanismos que una entidad utiliza para seguir la huella de las actividades financieras y resumir estas actividades en una forma útil para quienes toman las decisiones. La contabilidad se remonta desde tiempos muy antiguos, cuando el hombre se ve obligado a llevar registros y controles de sus propiedades porque su memoria no bastaba para guardar la información requerida. La revolución industrial provoco la necesidad de adoptar las técnicas contables para poder reflejar la creciente mecanización de los procesos, las operaciones típicas de la fábrica y la producción masiva de bienes y servicios. Con la aparición, a mediado del siglo XIX, de corporaciones industriales, propiedades de accionistas anónimos, el papel de contabilidad adquirió aun mayor importancia.

En la era del inicio del comercio hubo la necesidad de registrar a cada movimiento en papel, es decir, los primeros libros contables, en la revolución industrial era muy importante conocer los activos y el beneficio elaborándose en papel por medio de la imprenta, donde se perfecciono la partida doble y la aparición de los estados financieros. En esa época el único tipo de computadora disponible era la macro computadora. Una macro computadora puede manejar un volumen considerable de operaciones con rapidez pero su costo era prohibitivo para casi todos los negocios pequeños.

La contabilidad de libros, es parte esencial de cualquier sistema, ha sido informatizándose a partir de la segunda mitad del siglo XX, por lo que, cada vez mas, corresponde a los ordenadores o computadoras la realización de estas tareas. El uso generalizado de los equipos informáticos permitió sacar mayor provecho de la contabilidad utilizándose a menudo el termino procesamiento de datos, actualmente el concepto de teneduría ha decaído en incapacidad. La contabilidad como se conoce actualmente, es el producto de toda una gran cantidad de prácticas mercantiles diversas que han exigido a través de los años, para mejorar la calidad de la información financiera en las empresas.

Los primeros aporte de la informática se dieron cuando dejamos de usar el registro de los libros en forma manual, para implementar registros electrónicos administrados bajo los software o paquetes contables, que posee la empresa, negocio o persona dueño de la información; mas adelante esta información podría ser vista y utilizada a través de una red local en diferentes departamento de la empresa, a tal punto que llego a extenderse a lugares más retirados como otras ciudades, facilitan el trabajo de las sucursales con su principal.

La primera generación de computadoras estaba destinada a guardar los registros y monitorear el desempeño operativo de la empresa, pero la información no era oportuna ya que el análisis obtenido en un día determinado en realidad describía lo que había pasado una semana antes. Los avances actuales hacen posible capturar y utilizar la información en el momento que se genera, es decir, tener procesos en línea. Este hecho no sólo ha cambiado la forma de hacer el trabajo y el lugar de trabajo sino que también ha tenido un gran impacto en la forma en la que las empresas compiten y toman mejores decisiones para lo cual tengan una forma mas adecuada para competir con las demás empresas.

Los primeros sistemas contabilidades computarizadas se desarrollaron en la década de 1950. Solo las organizaciones de mayor tamaño pudieron adquirir el equipo de computación que en aquel momento era caro. Desde entonces el precio ha descendido en forma drástica y en la actualidad incluso el negocio mas pequeño puede permitirse una computadora capaz de llevar sus registros contables.

A fines de las décadas de 1960 se creo la mini computadora menos potente pero menos cara que la macro computadora. Con el avance de la tecnología se desarrollo la microcomputadora, lo bastante pequeña para que cada empleado tenga una. Al principio las microcomputadora no eran muy potentes y se usaba sobre todo para juegos de computadora. Sin embargo pronto se desarrollaron otras con más memoria y mayor velocidad. En la actualidad algunas microcomputadoras son más potente que la macro computadora de la década de los cincuenta y fácil adquirirla. Se puede tener un sistema completo de computación con microcomputadora a muy bajo costo teniendo los programadores un gran mercado para sus programas de software.

En la década de los setenta (1970), Richard Nolan, un conocido autor y profesor de la escuela de negocios de Harvard, desarrollo una teoría que impacto el proceso de planeación de los recursos y las actividades de la informática.

Según Nolan, la función de la informática en las organizaciones evoluciona a través de ciertas etapas de crecimiento, las cuales se explican a continuación:

 Comienza con la adquisición de la primera computadora y normalmente se justifica por el ahorro de mano de obra y el exceso de papeles.

 Las aplicaciones típicas que se implanta son los sistemas tradicionales tales como nominas y contabilidad.

 El pequeño departamento de sistemas depende de la mayoría de los casos del área de contabilidad el personal que labora en este pequeño departamento consta a lo sumo de un operador y/o un programador.

Este último podrá estar bajo el régimen de honorarios.

Esta etapa termina con la implantación exitosa del primer sistema de información. Cabe recalcar que algunas organizaciones pueden vivir varias etapas de inicio en la que la resistencia al cambio por parte de los primeros usuarios involucrados aborta el intento de introducir el computador a la empresa.

Hoy en día estos registros no están sujetos a la PC de la empresa o negocio, sino que se puede encontrar en la gran red de internet, es así como la informática influye en los procesos contables para ponerlo a la par del mundo actual. Parece ser que internet se ha convertido en la mano derecha de la globalización, y además es el medio más fácil y económico que tenemos para ser parte de ella. La red juega un papel importante en los procesos que se adelanta para la estandarización de la contabilidad, por ejemplo contamos con un lenguaje estructural de información que facilita la presentación y el envió de reporte financieros a través de ella como lo es el lenguaje XML. Hay un proyecto donde se espera superar la tarea de esta herramienta con un nuevo lenguaje XFRML (Extensible Financial Reporting Markup Languages). El objetivo de este proyecto es proveer a los usuarios una estructura conceptual basada en estándares que entre otras cosas

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