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Índice

INTRODUCCIÓN

Actualmente toda empresa, compañía, o entidad de cualquier tipo que maneje cierta cantidad de información o que requiera la gestión de determinados procesos para su desenvolvimiento en la respectiva área, debe contar con herramientas tecnológicas para estar a la vanguardia. Es por eso que la mayoría de estas organizaciones ha ido incursionando en el mundo de la tecnología, que si bien puede llegar a ser complejo, el hecho de estar inmersos en él, se convierte casi que en una necesidad, si no se quiere llegar a estar obsoletos en el mercado correspondiente; además que facilita muchas de las tareas inherentes a los diferentes procesos que se realizan. La constante evolución de la tecnología, hace que cada día se desarrollen nuevas aplicaciones y se diseñen innovadores dispositivos dependiendo de las necesidades de quienes los requieran.

La Empresa COSIGLOBLOS gestiona de forma manual su Proceso de Ventas y Control de bienes de Almacén en virtud al trabajo que realiza, es decir, todo lo relacionado con la prestación de servicios con juegos inflables. Debido a esto, se plantea una solución mediante la implementación de un sistema informático que le permita a los encargados de la Empresa mejorar la gestión del proceso, ahorrando tiempo y sacándole mejor provecho a las herramientas con que se cuenta y a los recursos que se tienen destinados para tal fin.

Para ello, se formularon una serie de preguntas a los responsables de la Empresa, con el fin de recolectar las inquietudes y sugerencias al respecto y poder implementar así un sistema acorde a sus necesidades, ya que ella será el usuario principal de éste.

I. Investigación preliminar

1. Área de estudio

a. Razón social

“Cosiglobos Arequipa - Perú”

b. Rubro

Juegos recreativos inflables

c. Visión

d. Ser la mejor empresa de exportación del mercado en la fabricación de juegos recreativos inflables.

e. Misión

f. Brindar el mejor servicio de calidad, seguridad, garantía y puntualidad de acuerdo a las necesidades del cliente.

2. Organización del área de estudio

2.1. Organigrama de la empresa

3. Situación actual de la empresa

3.1. Análisis FODA

i. Fortalezas

 Clientes fijos

 Calidad del producto

 Puntualidad a la hora de entrega

 Confiabilidad

 Experiencia

ii. Oportunidades

 Implementar un sistema de información

 Innovación de procesos

 Expansión de su taller

 Crear nuevas sucursales

 Publicidad constante

iii. Debilidades

 No cuenta con equipo tecnológico suficiente

 Escaso personal de trabajo

 Área de trabajo reducida

 Falta de un sistema automatizado

iv. Amenazas

 Competencias en el mercado

 Falta de capacitación del personal

 Aumento del costo de materias primas

 Provocación de incendios

3.2. Matriz FODA

factores internos

factores externos FORTALEZAS

 Clientes fijos

 Calidad

 Puntualidad

 Confiabilidad

 experiencia DEBILIDADES

 No cuenta con equipo tecnológico suficiente

 Escaso personal de trabajo

 Área de trabajo reducida

 Falta de un sistema automatizado

OPORTUNIDADES

 Implementar un sistema de información

 Innovación de procesos

 Expansión de su taller

 Crear nuevas sucursales

 Publicidad constante  Con el uso de las TIC podemos optimizar nuestro servicio

 La publicidad y la responsabilidad social maximiza el crecimiento de la empresa  Lugares propicios para las sucursales, el área de trabajo de la empresa aumentara significativamente

 Al implementar un sistema de información se llevara un mejor registro de ventas y podremos sectorizar a nuestros clientes

AMENAZAS

 Competencias en el mercado

 Falta de capacitación del personal

 Aumento del costo de materias primas

 Provocación de incendios  Con la mejora de la calidad de producto tendremos mayor aceptación en el mercado reduciendo la competencia y aumentando la demanda del producto  A pesar del escaso personal y el área reducida, podemos ser una empresa muy competitiva en el mercado por la calidad de productos que ofrecemos

4. Determinación del problema

a. Descripción del proceso principal

El análisis de procesos que será estudiado será el área de ventas, cabe resaltar que esta empresa es captada por los clientes en oficina, vía telefónica y también vía e-mail, en este trabajo solo nos enfocaremos en los clientes que van directamente a la oficina para hacer sus pedidos y luego hacer la respectiva compra.

• El cliente va directamente a la oficina de la empresa.

• El agente de ventas recepciona al cliente.

• El agente de ventas escucha atentamente el pedido que desea hacer el cliente.

• El agente de ventas se cerciora de que el tipo de pedido este dentro del catálogo enviado al cliente.

• En caso de que el pedido hecho por el cliente no esté dentro del catálogo correspondiente, se procede a hacer una proforma con los requerimientos respectivos que el cliente necesita.

• El agente de ventas ofrece al cliente promociones y mejoras en dicho pedido.

• El agente de ventas explica detalladamente cual será el precio del inflable, asimismo cuales son las ventajas de adquirirlo de esta empresa.

• Cuando el cliente accede a adquirir un inflable de la empresa, el agente de ventas procede a registrar los datos del cliente en la base de datos, asimismo que tipo de pedido se está haciendo, aclarándole el precio total y el tiempo que demorara el pedido hecho, en caso de que el cliente este de acuerdo con la cotización hecha por el agente de ventas, el agente de ventas le explica que puede adquirir otro inflable que se asemeje lo más posible a las necesidades del cliente, quedando el cliente conforme con el inflable y adquiriéndolo.

• El agente de ventas genera el pedido.

• El agente de ventas comunica al jefe de producción que se genere una orden de trabajo.

• El agente de ventas archiva la orden de trabajo conjuntamente con el precio establecido y el tiempo en el cual el pedido debe ser entregado.

• El cliente deja un adelanto del pago total, haciendo el pago respectivo en el banco y seguidamente dejando un comprobante o resguardo de una operación bancaria en la oficina. Quedando un saldo para cuando reciba el trabajo ya concluido.

• El cliente se retira de la oficina.

• Una vez acabado el pedido, éste es recogido del área de trabajo por el cliente, en caso contrario el cliente no pueda recogerlo, el agente de ventas gestiona con una empresa de transportes el transporte del pedido hacia el lugar que el cliente desee, asimismo se entrega la factura y la guía de remisión al cliente, ya sea personalmente o por la empresa de transportes.

b. Definición del Proceso de Almacén

• Una vez hecho la aceptación de ventas a un cliente, inmediatamente se hace requerimiento al almacén sobre todo los materiales que se va utilizar para el juego inflable.

• En consecuencia el responsable del almacén procede a entregar los materiales correspondientes.

• Lleva un cuaderno de entradas y salidas donde figura todo los movimientos de los bienes o enseres(materiales).

c. Definición del problema

En el área de ventas se puede observar al momento de generar el pedido, no se tiene un registro adecuado donde se tenga el historial de los pedidos y los trabajos hechos, tampoco se cuenta con una cartera de clientes a los cuales se les pueda hacer descuentos si es que son clientes frecuentes.

d. Propuesta de solución

La solución que se puede dar a este problema es implementar las tecnologías de información para llevar el control de las ventas del día, mes y año, pudiendo hacer reportes de estos.

Llevar control del ingreso y egreso del dinero y así poder administrar el dinero para poder invertirlo en mejoras hacia la empresa.

Teniendo las siguientes partes:

Registro de clientes

Asignación de servicio al cliente

Facturación

Reportes

5. Objetivos del proyecto

5.1. General

Mejorar los procesos en las áreas de ventas y de almacén de la empresa “COSIGLOBOS AREQUIPA”

5.2. Específicos

 Análisis de los procesos del área de ventas y almacén.

 Uso de las Tecnologías de la Información.

 Capacitación del personal.

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