CONDUCCION DE JUNTAS

CONDUCCION DE JUNTAS

Consideraciones generales

Cada reunión tiene un objetivo y la labor del líder es alcanzar el objetivo. Algunas veces es una tarea difícil que requiere que el líder tenga que utilizar sombreros diferentes. Él debe estimular y dirigir la discusión y podría servir de árbitro en disputas, interpretar lo que la gente dice y planear cursos de acción. Cuando la reunión finaliza, todos los participantes deben tener la percepción de que los objetivos se han logrado.

Iniciación de la reunión

El primer paso es establecer una atmósfera amigable, saludando a los participantes cuando estos llegan. Hay que conversar informalmente con cada uno de ellos y presentar entre sí a los que no se conocen. Esto crea una atmósfera de cooperación amigable. También se debe comenzar a tiempo y comunicarles a los participantes cuándo finalizará la reunión. Empezar tarde es una falta de cortesía con las personas que llegan a tiempo.

Una vez se inicie la reunión es conveniente utilizar algo dramático, novelesco o humorístico que pueda enganchar la atención de los participantes para enfocarlos en el problema actual. Reserve la bienvenida hasta que tenga la atención completa del grupo. Algunos participantes han oído esas bienvenidas tan a menudo que han aprendido a no escucharlas. Una vez que se desconcentran, toma un tiempo el volverse a concentrar.

Después de darle la bienvenida al grupo, póngalos brevemente al día en el tópico y revise el problema que se va a tratar incluyendo por qué se formó y por qué es importante. Los informes de los comités y los informes básicos deben representarse aquí cuando forman resúmenes breves. Idealmente deberían haber sido enviados como anexos a la agenda de participantes para que los revisaran antes de la reunión.

Finalmente, exprese en forma detenida y enfática el propósito de la reunión. Si le parece que alguien no lo entendió, repítalo y explíquelo de nuevo. Esté seguro de que todos entienden la razón de la reunión.

Liderando la reunión

Como líder, su responsabilidad personal es lograr las metas de la reunión lo más pronto posible. Así la tarea más básica es lograr que la reunión se mantenga en el tema y en movimiento por medio de la consecución de información y de cifras. Para poder lograr esto bien se requiere:

Sugerir nuevas ideas, presentar problemas y enunciar actividades.

Mantener a los participantes en el tema y recordarles del propósito de la reunión y de sus roles, pero sin asfixiarlos en la creatividad o insultar a quienes se distraigan.

Asegurarse de que todos los participantes entienden lo que se dice y se hace en la reunión.

Respetar los sentimientos

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