DESARROLLO DE CUALES SONMUÑECOS EN CERAMICA AL FRIO

CAPITULO IV

MÉTODOS Y  ARCHIVOS

1.- Diga Ud. A que se refiere los métodos de archivacion, en que consiste el método directo? Cite ejemplos.

MÉTODO DE ARCHIVACION.- Son métodos que refiere a las diferentes formas como, es que se deben archivar los documentos. Las cuales constan de dos métodos de archivo.

1. Método Directo
2. Método Indirecto

1. Método Directo.-Es la forma más práctica, siempre y por lo tanto fácil de archivar. Consiste en ordenar cronológicamente y alfabéticamente (según el sistema de archivo en uso) y luego insertarlos dentro de un folder en cuya pestaña se debe escribir el nombre de los documentos que contienen. Así por ejemplo tenemos los siguientes documentos.

• Cartas
• Oficios
• Solicitudes
• Memorándum
• Recibos
• Facturas
• Planillas

Entonces, luego de clasificarlos y ordenarlos convenientemente, los archivaremos en fólderes donde pondremos lo que contiene.

1. Método Indirecto.- Consiste en la archivacion de los documentos de acuerdo a un sistema numérico o codificador, por lo tanto, resulta un método un poco más complicado toda vez que, tanto el personal que tiene a su cargo un archivo, como los que van a manipular documentos, tienen que estar debidamente implementados en la técnica archivística como de la codificación. Por ejemplo si vamos a archivar los anteriores documentos, por el método indirecto, resultaría así:

• 01.Ct.95
• 002.Of.95
• 003.Mn.95
• 004.51.95

2.-  PROCEDIMIENTOS DE LA ARCHIVACION

2.1  Defina y Explique:¿Qué es Acumular, examinar, clasificar, marcar, archivar?

a) ACUMULAR.-Consiste en reunir- juntar documentos que han cumplido con su trámite para luego archivar como los documentos van terminando con su trámite de manera irregular es aconsejable acumular o juntar poco apoco hasta una cantidad que le resulte fácil y rápido archivarlos para acumular seguiremos dos formas.

- Utilizar un folder para ir juntando los documentos destinados al archivo este folder deberá estar separado de otros fólderes.

- Utilización de cubetas ya sean metálicos o de madera que siempre existen en los escritorios de las oficinas allí también se pueden acumular los documentos para después archivarlos en el día o momento oportuno.

b) Examinar.-Consiste en inspeccionar o reconocer cada documento para asegurarse de que esté listo para proceder a archivarse. Revisar los documentos si están listos para archivar verificando que este con el sello que autorice el archivamiento, cuando se haya decidido archivar, se examina los documentos por que puede ser que por distracción o apuro haya acumulado documentos para archivar, cuando en realidad uno de ellos aun este pendiente de trámite para ello se debe figurar en el sello que dice archivo o la firma de autorización del ejecutivo.

c) Marcar.-Es el procedimiento de archivo que consiste en indicar con una clave que se a escogido para archivar. Las claves son de acuerdo al criterio de la persona. ”Marcar los documentos economiza tiempo y hace el trabajo más eficiente”.

Revisar y marcar el documento solo cuando este en el sistema numérico o codificado quiere decir solo marcaremos los documentos que contengan códigos numéricos que contenga el folder , esto en el ángulo superior izquierdo del documento y no así aquellos documentos que se encuentran en orden alfabético y por asuntos geográficos resultarían inútil marcar.

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