Descuento por Pagos en Efectivo

Descuento por Pagos en Efectivo

ADMINISTRACION DE INGRESOS Y DESEMBOLSOS

Como se analizado en la sección anterior, el periodo promedio de cobro (elsegundo componente del ciclo de inversión del efectivo) tiene dos partes

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El tiempo que transcurre desde la venta hasta que el cliente envía elpago por correo.

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El tiempo de recepción, procesamiento y cobro.El tercer componente del ciclo de conversión del efectivo, el periodo promediode pago, también tiene dos partes:

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El tiempo que transcurre desde la compra de bienes a cuenta hasta quela empresa envía su pago por correo.

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El tiempo de recepción, procesamiento y cobro que requieren losproveedores de la empresa.El tiempo de recepción, procesamiento y cobro de la empresa tanto de susclientes como para sus proveedores, es el punto central de la administración deingresos y desembolsos.

1. TIEMPO DE ACREDITACION

El tiempo de acreditación se refiere a los fondos que envía el pagador, pero queaun no son fondos útiles para el beneficiario. El tiempo de acreditación esimportante en el ciclo de conversión del efectivo por que su presencia prolongatanto el promedio de cobro de la empresa como su periodo de pago. Sin embargo,la meta de la empresa debe ser acortar su periodo promedio de cobro y prolongarsu periodo de pago. Ambas situaciones se logran por medio de la administraciónde tiempo de acreditación. El tiempo de acreditación tiene tres componentes:- EL TIEMPO DE CORREO, es el tiempo que transcurre desde que el pagose envía por correo hasta que se recibe.- EL TIEMPO DE PROCESAMIENTO, es el tiempo que transcurre entre elrecibo de un pago y su depósito en la cuenta de la empresa.- EL FLOTACION DE LA COMPENSACION, es el tiempo que transcurre entreel depósito de un pago y el momento en que los fondos consumibles están

disponibles para la empresa. Este componente de flotación se atribuye altiempo que requiere un cheque para pasar por el sistema bancario.

2. TECNICAS PARA ADMINSTRAR LOS COMPONENTES DEL TIEMPODE ACREDITACION

A continuación se describen algunas técnicas populares para administrar loscomponentes del tiempo de acreditación con propósito de acelerar los cobros yprolongar los pagos.

2.1. ACELERACION DE COBROS.

La aceleración de cobros reduce el

tiempo de acreditación de cobros

a losclientes y por lo tanto, disminuye el periodo promedio de cobro de la empresa, locual reduce la inversión que la empresa debe realizarse en su ciclo de conversióndel efectivo. En los ejemplos anteriores, MAX Company tenía ventas anuales de10 millones de dólares y 8 días de tiempo total de cobro (tiempo de recepción,procesamiento y cobros). Si MAX puede reducir su tiempo de acreditación total en3 días, disminuirá su inversión en el ciclo de conversión del efectivo en 82,192dólares (10 millones de dólares x 3/365). Una técnica popular para acelerar loscobros en un sistema de caja de seguridad.

a. UN SISTEMA DE CAJA DE SEGURIDAD.

Un sistema de caja de seguridad funciona de la manera siguiente: en vez deenviar los pagos por correo a la empresa, los clientes los envía a un apartadopostal. El banco de la empresa vacía el apartado portal regularmente, procesacada pago y deposita los pagos en la cuenta de la empresa. El banco envía(transmite electrónicamente) a la empresa las boletas de depósito, junto con losdocumentos de pago, para que esta los abone a las cuentas de sus clientes. Las

cajas de seguridad están dispersas geográficamente y se sitúan en lasubicaciones de los clientes de la empresa.Un sistema de caja de seguridad afecta a los tres componentes del tiempo deacreditación. Las cajas de seguridad reducen el tiempo de correo yfrecuentemente el tiempo de compensación, ya que están cerca de los clientes dela empresa. Las cajas de seguridad disminuyen el tiempo de procesamiento casi acero porque el banco deposita los pagos antes de que la empresa los procese. Esevidente que un sistema de caja de seguridad reduce el tiempo de acreditación decobro, aunque no sin un costo, por lo tanto, una empresa debe realizar un análisiseconómico para determinar si debe poner en marcha un sistema de caja deseguridad.Las grandes empresas, cuyos clientes se encuentran dispersosgeográficamente, usan comúnmente sistemas de cajas de seguridad. Sinembargo, una empresa no necesita ser grande para emplear una caja deseguridad, ya que las pequeñas empresas también se benefician con estesistema. El beneficio para las pequeñas empresas se deriva principalmente de latransferencia del procesamiento de pagos al banco.

b. PROLOGACION DE PAGOS.

El tiempo de acreditación es también un componente del periodo promedio depago de la empresa, en este caso, el tiempo de acreditación está a favor de laempresa. La empresa se beneficia al aumentar los tres componentes de su

tiempo de acreditación de pago.

Una técnica de popular para aumentar el tiempode acreditación de pagos es el DESEMBOLSO CONTROLADO, que implica el usoestratégico de oficinas de correo y cuentas bancarias para prolongar el tiempo decorreo y la flotación de compensación, respectivamente. No obstante, este métododebe utilizarse con precisión porque los periodos de pago más prolongadospueden tensar las relaciones con los proveedores.

En resumen, una política general razonable para la administración del tiempode acreditación es:1. Cobrar los ´pagos tan rápido como sea posible porque, una vez que elpago esta en el correo, los fondos pertenecen a la empresa.2. Retrasar el pago a los proveedores porque, una vez que la empresaenvía el pago por correo, los fondos pertenecen al proveedor.

c. CONCENTRACION DEL EFECTIVO.

La concentración del efectivo es el proceso que usa la empresa para reunir eldepósito en caja de seguridad y otros depósitos en un banco, denominados confrecuencia BANCA CONCENTRADOR. La concentración del efectivo tiene tresventajas principales1. Crea una enorme reserva de fondos para realizar inversiones de efectivo acorto plazo. Como existe un componente de costo fijo en el costo detransacción relacionado con estas inversiones, invertir una sola reserva defondos disminuye los costos de transacción de la empresa. Esta enormereserva de inversión también permite a la empresa elegir una gran variedadde vehículos de inversión a corto plazo.2. La concentración del efectivo de la empresa en una cuenta mejora elseguimiento y control interno de este.3. Tener un banco concentrado permite a la empresa implantar estrategias depago que disminuyan los saldos del efectivo improductivo.Existen diversos mecanismos para transferir efectivo del banco que participa enel sistema de caja de seguridad y otros bancos cobradores al banco concentrador.Estos mecanismos son:

a. UN CHEQUE DE TRANSFERENCIA PARA DEPOSITO (CTD).

Que es un cheque sin firmar girado de una de las cuentas bancarias de laempresa y deposita en otro. Para la concentración del efectivo, se gira un CTD decaja de seguridad o cuenta bancaria de cobro y se deposita en la cuenta delbanco concentrador. Una vez que el CTD sale del banco donde se giro (lo cual puede requerir varios días), la transferencia de fondos se completa. Actualmente,la mayoría de las empresas proporcionan información de los depósitos porteléfono al banco concentrador, el cual prepara y deposita en su cuenta el CTDgirado en la caja de seguridad u otra cuenta bancaria de cobro.

b. UNA TRANSFERENCIA ACH (cámara de compensación automatizada).

Que es un retiro electrónico previamente autorizado de la cuenta del pagador.Una instalación de compensación computarizada (denominada cámara decompensación automatizada o ACH, automated clearinghouse, por sus siglas eningles), realiza una transferencia de fondos sin papeles entre los bancos delpagador y del beneficiario. Una ACH salda las cuentas entre los bancosparticipantes. Las cuentas individuales se saldan por medio de los respectivosajustes de los saldos bancarios. Las transferencias ACH se libran en un día. Parala concentración del efectivo, se realiza una transferencia ACH de cada banco queparticipa en el sistema de caja de seguridad u otro banco cobrador al bancoconcentrador. Una transferencia ACH puede ser considerada como un CTDelectrónico, pero como la transferencia ACH se libra en un día, ofrece másbeneficios que un CTD; no obstante los dos bancos que participan en latransferencia ACH deben ser miembros de la cámara de compensación.

c. UNA TRANSFERENCIA CABLEGRAFICA,

Una transferencia cablegráfica es una comunicación electrónica que, a travésde registros contables, transfieren fondos del banco del pagador y los deposita enel banco del beneficiario. Las transferencias cablegráficas pueden eliminar eltiempo de correo y la flotación de compensación y también reducir el tiempo deprocesamiento. Para la concentración del efectivo, la empresa moviliza los fondosmediante una transferencia cablegráfica de cada caja de seguridad u otra cuentade cobro a su cuenta concentradora. Las transferencias cablegráficas son unsustituto de los CTD y las transferencias ACH, pero son más costosas.

Es evidente que la empresa debe equilibrar los costos y beneficios de laconcentración del efectivo para determinar el tipo y el momento de lastransferencias de su caja de seguridad y otras cuentas de cobro a su cuentaconcentradora. El mecanismo de transferencia seleccionado debe ser másrentable (la utilidad por periodo de cualquier mecanismo de transferencia es iguala las ganancias sobre la mayor disponibilidad de fondos menos el costo delsistema de transferencia).

d. CUENTA BALANCE CERO

Las cuentas balance cero (CBC)

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