EL SISTEMA DE CONTABILIDAD DE COSTOS POR ÓRDENES ESPECÍFICAS

EL SISTEMA DE CONTABILIDAD DE COSTOS POR ÓRDENES ESPECÍFICAS

El sistema de contabilidad de costos por órdenes específicas, conocido también como sistema de costos por órdenes de producción, por lotes, por pedido u órdenes de trabajo, es un sistema de acumulación de costos de acuerdo a las especificaciones de los clientes o en algunos casos para ser llevados al almacén de productos terminados, en el cual los costos que intervienen en el proceso de producción de una cantidad específica o definida de productos se acumulan o recopilan sucesivamente por sus elementos (materiales directos, mano de obra directa y costos indirectos), los cuales se cargan a una orden de trabajo, fabricación o producción, sin importar los periodos de tiempo que implica. Por ejemplo, algunos trabajos se pueden completar en un periodo corto, mientras que otros se pueden extender por varios meses.

Este sistema es el más apropiado de utilizar cuando los productos que se fabrican difieren en cuanto a los requerimientos de materiales y de costos de conversión; y, la producción consiste en trabajos o procesos especiales, según las especificaciones solicitadas por los clientes, más que cuando los productos son uniformes y el proceso de producción es repetitivo o continuo. El costo unitario de producción se obtiene al dividir el costo total de producción de la orden entre el total de unidades producidas de esa orden. Entre las industrias que utilizan este sistema de costeo se encuentran las fábricas de muebles, artículos domésticos, maquinarias y constructoras.

Cabe mencionar que, aunque este tema se centra en empresas manufactureras, la mayoría de empresas de servicios utilizan el sistema por órdenes como por ejemplo los talleres de reparación de carros, contratos de reparaciones y mantenimiento de maquinarias, servicios médicos, contratos de auditorías, entre otras.

Objetivos:

Sus objetivos pueden resumirse en dos grandes enunciados:

• Acumular costos totales y calcular el costo unitario.

• Presentar información relevante a la gerencia de manera oportuna, para contribuir a las decisiones de planeación y control.

Características:

Entre las características del sistema por órdenes específicas, extraídas de los diferentes textos de contabilidad de costos, se pueden mencionar las siguientes:

• Acumula y asigna costos a: Trabajos específicos, conjunto o lote de productos, un pedido, un contrato, una unidad de producción.

• Cada trabajo tiene distintas especificaciones de producción, por lo tanto los costos son distintos, permitiendo reunir, separadamente, cada uno de los elementos del costo para cada orden de trabajo terminado o en proceso.

• Es apropiado cuando la producción consiste en trabajos o procesos especiales, más que cuando los productos son uniformes.

• Posibilita notificar y subdividir la producción, de acuerdo a las necesidades de producción, control de inventario o la dirección de la empresa.

• Se trabaja para un mercado especial y no para satisfacer un mercado global.

• Los materiales directos y la mano de obra directa se cargan directamente a cada lote y los costos indirectos se asignan sobre alguna base de prorrateo.

• No se dispone de costos unitarios (Costeo Real), hasta que no se termine la orden.

• La producción no tiene un ritmo constante, ni continuo, por lo que debe existir una planificación cuidadosa de la producción.

• Los costos se acumulan en una hoja de costos, considerada el auxiliar de productos en proceso, denominada Orden de Producción. Los documentos fuentes en un sistema contable representan registros originales que sirven de respaldo a los asientos de diario, en el sistema de costos por órdenes específicas la orden de producción representa el documento fuente que permite acumular todos los costos asignados a un trabajo específico desde el momento que se inicia hasta su culminación

HOJA DE COSTOS

Documento que se utiliza en industrias que controlan la fabricación por el sistema de costeo denominado ordenes de fabricación.

Este formato se formula con varios ejemplares para informar el proceso de fabricación desde su inicio hasta su terminación.

Su diseño consiste en que incluya además de los datos generales tales como: numero de orden, fecha de inicio, fecha de terminación, nombre del producto, etc. debe de contener los materiales en unidades y valores que se emplearon y su importe total.

De tal manera que se totalice el importe de los tres elementos para dividir su importe entre el número de unidades terminadas y con ello determinar el costo unitario, que servirá para dar entrada al almacén de productos terminados para su control.

CONTROL Y CONTABILIZACION DE LOS ELEMENTOS DEL COSTO.

Control y Registro de la Materia Prima.

Importancia del control de la materia prima y materiales. Está basada en la teoría de que todas las compras de materia prima y materiales equivalentes a dinero invertido y por lo tanto su guarda, custodia y contabilización, deberán realizarse con igual cuidado que el que se pone en el control de fondos de una empresa, evitando al máximo desperdicios innecesarios por un posible deterioro o bien el mal uso de los mismos. Un control y contabilización adecuados permitirá a la compañía estados financieros razonables, datos sobre los consumos utilizados en la producción y sobre todo permite una información completa respecto al costo de los productos manufacturados.

Principios que rigen la contabilización y control de la materia prima y materiales.

1.- todas las transacciones que impliquen compra, recepción y almacenaje y consumo de materias primas, deberán ser autorizados por funcionarios o ejecutivos responsables basados en pedidos expresos.

2.- todos los movimientos de entradas y salida de materiales y entregas a producción deberán intervenir por lo menos dos personas a fin de evitar robos, fraudes o malversaciones.

3.- todas las materias primas o materiales cuyo empleo no sea d manera inmediata en la producción, deberán estar almacenadas en lugar seguro y bajo una adecuada vigilancia.

4.- tanto la clase como la cantidad de materia prima empleada en los departamentos productivos o en la producción de una orden determinada, deberán ser fácilmente conseguidas.

5.- en cualquier momento, deberán poderse averiguar, contar y verificar las cantidades y valores en toda materia prima y materiales que haya en existencia.

6.- todas las cuentas de costos y de inventarios que se relacionen con la materia prima y materiales deberán ser susceptibles de comprobación en cuanto a la exactitud de sus totales por medio de cuentas principales en el mayor general.

Estos principios trata de impedir el derroche y perdida en el consumo de materias y materiales, evitar robos, establecer responsabilidades, promueve la realización de compras adecuadas, establecen normas de consumo, permite la toma de inventarios y mantener un registro correcto del costo de la materia prima empleada en el proceso productivo, facilitando las labores de auditoría.

Etapas que se requieren para su contabilización:

A.- Compra y recepción

B.- almacenamiento

C.- consumo

D.- contabilización.

Contabilización: el departamento de contabilidad al recibir la factura del proveedor y verificando la entrada de las materias primas y cálculos correspondientes de la factura, atendiendo a la orden de compra respectiva, formula una póliza de diario.

Cargo a “almacén de materias primas”

Abono a “proveedores “o cuentas por pagar.

Por el consumo antes expuesto y según el método de valuación que se imponga habrá una póliza de diario de:

Cargo a “producción en proceso”

Abono a: “almacén de materias primas”.

No debemos olvidar que según sea como se utilice la cuanta d producción en proceso será:

Como cuenta de mayor “producción en proceso materias primas” o como de mayor “producción en proceso”

Subcuenta “materias primas”.

Cuando se termina la producción:

Cargo a: Almacén de artículos terminados

Abono a: producción en proceso.

Subcuentas, cada uno d los elementos del costo.

Por las salidas de artículos terminados:

Cargo a: costo de producción de lo vendido.

Abono s: almacén de artículos terminados.

Subcuentas, cada una de las tarjetas de control que se afecten y a su costo de producción d acuerdo con el método de valoración adoptado.

Control de Contabilización de los Elementos del Costo

La importancia, control y registro de la mano de obra.

A la contabilidad de costos compete medir en unidades monetarias el monto de las remuneraciones al personal y aplicarlas a los periodos contables en que convencionalmente se divide una entidad, es decir, con el periodo en que estas ocurren o se devengan, registrándose en forma paralela al ingreso que las origino e independientemente a la fecha que se paguen.

La mano de obra la podemos distinguir en sueldos y salarios por lo cual se explica los términos utilizados.

Sueldo: es la retribución de un empleado, un militar un funcionario, etc, que se da a cambio d un trabajo regular, generalmente, el pago se efectúa quincenalmente.

Salario: es la retribución que debe pagar un patrón al trabajador por su trabajo, puede fijarse por unidades de tiempo, por unidades de obra, por comisión, o de cualquier otra manera; generalmente a los trabajadores de una planta se le paga por semana.

Para su estudio

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