Energias Alternativas

UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA NACIONAL FRVM

INSTITUTO DE FORMACIÓN PROFESIONAL CBTECH

RE INGENIERÍA DE PROCESO EN EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO FINANCIERO DEL INSTITUTO METROPOLITANO DE PATRIMONIO

Presentado por:

MARÍA GRABRIELA CEVALLOS MONTENEGRO

Trabajo Final Presentado ante el Instituto de Formación Profesional CBTECH, como Requisito para optar por el Título de

EXPERTO EN ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

Quito, Abril 2014

Me sería muy difícil relatar cómo se han transformado mis convicciones, más aun no siendo ello, probablemente, muy interesante.

DOSTOIEVSKY, El diario de un escritor

DEDICATORIA

A Dios, por guiar e iluminar mi camino

A mi familia, por su amor

y su apoyo incondicional

A mi hijo, por ser mi inspiración

y superación personal

Tabla de Contenido

CARÁTULA………………………………………………………………………………………………………………………….….. 1

EPÍGRAFE…………………………………………………………………………………………………………………………………2

DEDICATORIA………………………………………………………………………………………………………………………….3

1. RESUMEN 6

2. ABSTRACT 6

3. ANTECEDENTES 7

3.1 Visión 8

3.2 Misión 8

4. CAPITULO 1: SITUACIÓN ACTUAL 9

4.1 INTRODUCCIÓN. 9

4.2 EL PROBLEMA 10

4.2.1 ESTRUCTURA ORGÁNICA FUNCIONAL. 10

4.2.2 BASE LEGAL. 11

4.2.3 REGULACIONES Y PROCEDIMIENTOS INTERNOS 14

4.2.4 METAS Y OBJETIVOS 16

5. CAPITULO 2: DIAGNOSTICO 18

2.1 ESTRUCTURA DE LA ADMINISTRACION PÚBLICA DEL IMP 19

2.2 PROCESOS ADMINISTRATIVOS. 20

2.3 PLATAFORMAS TECNOLÓGICAS. 22

6. CAPITULO 3: METODOLOGÍA 24

3.1 DELIMITACIÓN DE LA RE INGENIERIA DE PROCESOS. 24

3.2 OBJETIVOS 25

3.3 ACCIONES 25

3.4 METAS 25

3.5 INDICADORES 25

7. CAPITULO 4: LA PROPUESTA 26

7.1 PROPUESTA DEL MODELO DE RE INGENIERÍA DE PROCESOS PARA IMP. 26

7.2 METODOLOGÍA. 26

7.3 FINALIDAD. 26

7.4 OBJETIVOS 26

7.4.1 GENERALES 26

7.4.2 ESPECIFICOS. 26

7.5 ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DEL INSTITUTO METROPOLITANO 27

7.5.1 TIPO DE OTGANIGRAMA PROPUESTO. 27

7.5.2 DESCRIPCIÓN DEL ORGANIGRAMA PROPUESTO. 27

7.6 ÁREA DE APLICACIÓN DE LOS PROCESOS A RE DISEÑAR. 28

7.7 DIAGRAMACIÓN Y SIMBOLOGÍA. 28

7.7.1 DIAGRAMA DE FLUJO. 28

7.7.2 SIMBOLOGÍA. 28

7.8 CARACTERÍSTICAS DE LOS PROCESOS A REDISEÑAR 29

7.9 EQUIPO DE REINGENIERÍA PARA EL INSTITUTO 30

7.10 IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE REINGENIERÍA 31

7.11 GOBIERNO ELECTRONICO 32

8 BIBLIOGRAFIA 33

9 ANEXOS 33

1. RESUMEN

En el presente documento se analizó la situación actual del Departamento Administrativo Financiero del Instituto Metropolitano de Patrimonio constituida para la gestión administrativa y financiera del IMP; este análisis se lo realizó con el objetivo de elaborar una propuesta de Reingeniería de procesos que permita corregir falencias y mejorar los resultados del departamento. Este estudio se lo aplicó en las diferentes áreas que integran la dirección Administrativa Financiera, como son: Administrativo - Tesorería y Financiera. En cada una de estas áreas se señalaron problemas y se especificaron algunas recomendaciones en base a diferentes análisis y estudios hechos de acuerdo con la información ofrecida por la dirección administrativa financiera del IMP. Los resultados obtenidos verifican la importancia de un mejoramiento continuo en la institución y la necesidad de estar dispuestos al cambio.

Se concluye finalmente que este nuevo enfoque de administración como es la Reingeniería de procesos es muy atractiva para los que toman decisiones en las Instituciones públicas o privadas ya que permite observar todas las áreas de una empresa, con el propósito de hacerlas más efectivas.

Palabras Claves: Reingeniería, procesos.

2. ABSTRACT

In this document the current status of the Financial Administration Department of Instituto Metropolitano de Patrimonio constituted for administrative and financial management of IMP was analyzed; This analysis was made with the objective of developing a proposal for process reengineering in order to correct deficiencies and improve the performance of the department. This study applied it in different areas that make up the Administrative Financial management, including: Administrative - Treasury and Finance. In each of these problem areas were identified and recommendations were specified based on different analyzes and studies made in accordance with the information provided by the financial administrative direction of the IMP. The results verify the importance of continuous improvement in the institution and the need to be willing to change.

It concludes that this new management approach as Process Reengineering is very appealing to decision makers in public and private institutions and which allows to observe all areas of a company, in order to make them more effective.

Keywords: reengineering processes.

3. ANTECEDENTES

El Quito aborigen no era una ciudad; ni siquiera era un lugar; era una amplia región que abarcaba desde Pillaro (la tierra de Rumiñahui) en el sur; hasta Caranqui (la tierra de Atahualpa) en el norte. Pero a más de ser una región, era un referente cósmico pues de esa región o del Abya-yala completo, era “la mitad”; “el centro”. Eso significa la palabra Quito.

Esa noción de Quito como una región y como el centro del planeta es nuestra herencia cultural más importante; más aún que todo lo que se hizo y se construyó en ella. El Quito región era un territorio culturizado con una estructura espacial organizada de acuerdo a su forma de comprender el cosmos y de vivir. El Quito centro era el lugar sagrado en el que el sol dividía simétricamente su camino.

El Quito español; San Francisco, fue desde el principio una ciudad. Con un trazado urbano y un sistema de gobierno; con una zonificación funcional a la forma de vivir de sus habitantes y en la que en casi cinco siglos, se construyeron con nuevas visiones y para nuevas identidades, los escenarios que sus habitantes necesitaron para vivir, dejando marcada su huella de manera profunda.

Esos son los Quitos que heredamos y que debemos proteger, entendiéndolos como el Patrimonio Cultural de sus habitantes, de los del Ecuador y de todo el mundo.

El Patrimonio Cultural del DMQ, hoy es concebido como la impronta que testifica la presencia y el paso de las comunidades que ocuparon su territorio y a su vez, como el ensamble de todas las expresiones culturales de una sociedad diversa y dinámica en constante ajuste y cambio.

Esta forma de concebir el Patrimonio Cultural exige que sea administrado de manera colectiva e integral; mediante la participación activa y coordinada de los organismos públicos que actúan en él y de la comunidad.

3.1 Visión

Los habitantes del Ecuador y de la humanidad entera, cuentan con las áreas históricas y con el Patrimonio Cultural del Distrito Metropolitano de Quito, protegidos y en constante incremento y con un medio social, ambiental y paisajístico de calidad; situación que ha fortalecido la identidad de los ecuatorianos y les ha otorgado un recurso productivo de alta competitividad internacional.

Esta situación es propiciada por la atención dada por el Estado ecuatoriano, por los gobiernos nacionales y por el Distrito Metropolitano de Quito, los que construyeron las instituciones y los instrumentos legales, técnicos y financieros adecuados, que la garantizan.

3.2 Misión

Registrar, proteger y promocionar el Patrimonio Cultural y de manera particular las Áreas Históricas del DMQ; para ello, busca concertar con la comunidad y con los tenedores de bienes patrimoniales.

4. CAPITULO 1: SITUACIÓN ACTUAL

4.1 INTRODUCCIÓN.

La evolución constante de la ciencia y de la tecnología, se desarrolla de una manera vertiginosa que cada sitio de la realidad va teniendo descripciones y explicaciones.

El presente trabajo de Reingeniería de procesos en el departamento Administrativo Financiero del Instituto Metropolitano de Patrimonio, tiene como propósito principal mejorar la forma de organización de los procesos y actividades para poder ofrecer mejores servicios públicos a la ciudadanía en general.

Dicho propósito ha sido sistematizado en torno a la consecución de cuatro objetivos fundamentales, que son:

1. Mejorar la atención y la comunicación transparente con la ciudadanía.

2. Promover una gestión de calidad y mejora continua en el departamento administrativo financiero del Instituto Metropolitano de Patrimonio.

3. Aumentar la eficiencia en el uso de recursos

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