Fases Del Procesos Administrativo

Fases del Proceso de Investigación Administrativa

Es una revisión sistemática e intensiva de una entidad o parte de ella, que se lleva a cabo con la finalidad de determinar si la organización está operando eficientemente. Constituye una búsqueda para localizar los problemas relativos a la eficiencia dentro de la organización. La auditoría administrativa abarca una revisión de los objetivos, planes y programas de la empresa; su estructura orgánica y funciones; sus sistemas, procedimientos y controles; el personal y las instalaciones de la empresa y el medio en que se desarrolla, en función de la eficiencia de operación y el ahorro en los costos. La auditoría administrativa puede ser llevada a cabo por el licenciado en administración de empresas y otros profesionales capacitados, incluyendo al contador público adiestrado en disciplinas administrativas o respaldadas por otros especialistas. El resultado de la auditoría administrativa es una opinión sobre la eficiencia administrativa de toda la empresa o parte de ella.

Toda empresa maneja la implementación de un sistema para llevar a cabo su funcionamiento, tanto en los procedimientos administrativos como operativos en conjunto. El problema se presenta cuando esos sistemas empiezan a fallar y se tornan cada vez más deficientes, ya sea porque los procedimientos se realizan de forma equivocada o simplemente el sistema empleado no se adecua a los volúmenes de información que maneja la empresa. El caso es que los estudios que se realizan de los sistemas permiten que estos operen eficientemente, logrando así la capacidad de respuesta adecuada, y en el menor tiempo posible a las nuevas exigencias establecidas, haciendo frente a la competencia de otras empresas.

1) Planificación del Estudio

Esta fase incluye:

.-Definición del problema

.-Definición del objetivo del estudio

.-Formulación del plan de trabajo

Definición del problema:

Expuesto y solicitado el estudio, se presentan ahora varias hipótesis en cuanto a: ¿Quiénes necesitan el estudio?, ¿qué beneficio traerá dicho estudio?, ¿afectará el estudio a otros departamentos?, una vez respondidas estas preguntas se definirá la naturaleza del problema en cuestión. Esto permitirá fijar las bases para determinar el objetivo del estudio y para una investigación preliminar que proporcione elementos de juicio para decidir si conviene seguir adelante con el estudio y proceder a la formulación y ejecución del plan de trabajo.

Definición del objetivo del estudio

Es conveniente en esta fase precisar con toda claridad los problemas que hayan sido detectados, definiendo el objetivo del estudio debido a que esto permitirá a los analistas de O y M obtener una breve información de la problemática para definir con mayor precisión el tiempo y los parámetros a los que deben ajustarse en el estudio total, para evitar malos entendidos que obstaculicen o dispersen el trabajo posterior. Es recomendable que antes de iniciar el estudio, los responsables convengan y definan el objetivo con el jefe de la unidad afectada.

Formulación del plan de trabajo

Determina la naturaleza y la magnitud del problema; una vez definido el objetivo y practicada la investigación preliminar, deberá formularse el plan y los programas de trabajo necesarios para llevarlo a cabo. Un plan de trabajo deberá especificar con claridad qué es lo que se va a hacer y por qué, dónde, cómo y cuándo, y quiénes lo harán y en qué tiempo. Conociendo ahora a fondo el problema a estudiar, se hace un diagnóstico del tipo de análisis a realizar:

Estudio de organización.

Estudio de sistemas (objetivos, funciones, procedimientos, métodos, equipos, materiales, etc).

Estudio de procedimientos.

2) Recopilación de Datos

Consiste en obtener una descripción lo más detallada y exacta posible de la forma como se desarrollan las operaciones que integran el sistema en estudio. Se trata de comprender, no de reunir una extensa colección de hechos que desafían cualquier tipo de análisis. En esta parte del trabajo, el analista debe permanecer muy alerta para obtener información que pueda ser de utilidad para el proyecto; además, debe vislumbrar la manera de hacerla llegar hasta él para utilizarla en forma óptima.

Información de tipo general

Se reúne información general para obtener una perspectiva más amplia de las operaciones de la empresa. El planificador deberá familiarizarse con la estructura sobre la que se apoyará el nuevo sistema. Comprenderá información

a) Historia y estructura

.-Entrevistas con la alta administración.

.- Reportes anuales.

.- Copias de discursos administrativos acerca del negocio.

.- Manuales de orientación a empleados.

.- Revistas y registros de inversiones internas.

.- Registros biográficos como "Quién es quién en el comercio y en la industria".

b) Antecedentes de la empresa:

Incluye material que muestra la demanda de bienes y servicios de la empresa, desarrollos tecnológicos importantes, tendencias de crecimiento, estadísticas comparativas y volúmenes de ventas.

Las fuentes de información serán:

.- Revistas de la industria.

.- Revistas técnicas.

.- Estadísticas del departamento de comercio.

.- Reportes comparativos de ventas.

.- Entrevistas con la administración de ventas.

c) Metas u objetivos de la empresa.

Es necesario obtener información en este aspecto para asegurarse que el rendimiento del nuevo sistema se amolda a los objetivos globales del negocio. Antes de que empiece el estudio detallado de operaciones, es responsabilidad del planificador determinar en la administración cuáles cambios futuros intervendrán principalmente en los objetivos del negocio,

y afectarán en forma directa en sus procedimientos

d) Normas y prácticas.

Las normas y prácticas son las formas en las cuales la administración ejecuta los objetivos de la empresa.

e) Reglamentos gubernamentales.

Se deberá determinar desde un principio aquellas reglamentaciones que puedan imponer reglas severas en el proyecto del sistema final. Las leyes en vigor no son las únicas reglamentaciones que podrán afectar el nuevo sistema. Las fuentes son:

.-Entrevistas con la administración y consejeros.

.-Periódicos y revistas de la industria.

Información estructural

La información estructural describe la interacción en el ambiente externo del negocio

(clientes y proveedores) y los recursos del negocio. Esta información es requerida para preparar al planificador para el análisis operativo y el trabajo de proyecto de sistemas adelantado, desarrollando una amplia comprensión del negocio.

Salida (productos y mercados).

Estructural Entradas (materias primas y proveedores).

Recursos (personal, finanzas, instalaciones, inventario

Las fuentes principales de información son:

.-Reporte anual.

.-Reportes internos.

.-Documentos contables.

Información operativa

Una vez obtenida la información general y estructural, el planificador de sistemas examinará ahora el negocio en marcha. Las operaciones existentes deberán ser analizadas y registradas con el propósito de entenderlas en términos de verdadero requerimientos de procesamiento de datos del futuro sistema.

Para la obtención de información actual, precisa y veraz de la forma actual de operar en la empresa, deberá recurrirse al uso adecuado de las técnicas de investigación.

Hechos Participantes

No participantes

La observación

Experimentos

Contables

Estadísticos

Registros Administrativos

Por cuestionario

La encuesta

La entrevista

Si la observación consiste en obtener datos mediante la directa aplicación de nuestros sentidos a los problemas y hechos que afectan a la administración, por la encuesta se obtendrán dichos datos a través de lo que afirman otras personas.

Los analistas de Organización y Métodos deberán estar capacitados en el manejo de entrevista para auditorias de claridad. Es importante que sepan conducir las entrevistas, esto permite mayor cúmulo de datos relevantes y de optimización del tiempo.

Fases Principales en la tarea de Recopilación de Datos

Complete todas las perpectivas necesarias

Reuna toda la información integral requerida

Entreviste al personal

Examine el trabajo

Registre la información

Verifique la información

3) Análisis de Datos

Terminada la fase de recopilación de datos, éstos deberán someterse a un proceso de análisis o examen crítico que permitirá descubrir las causas que impiden la operación normal de un sistema, un procedimiento o un método de trabajo, generando deficiencias, errores, retrasos, duplicaciones, despilfarros, etc. para su análisis, y se determinará lo siguiente:

a) Objetivos de la empresa, haciendo mención si estaban o no definidos.

b) Análisis y agrupación de funciones por puestos, secciones, etc.

c) Estudio de la delegación de autoridad.

d) Localización de problemas, hechos y deficiencias.

e) Análisis de la distribución de actividades por departamentos, secciones

...