Firmas Digitales

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MECANISMO DE FIRMA CON CERTIFICADO DIGITAL

PREGUNTAS FRECUENTES

1. ¿Qué es el mecanismo digital de la DIAN de certificación y firma digital?

Es el mecanismo electrónico dispuesto por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales que facilita la presentación electrónica, con firma digital respaldada en un certificado digital, que sustituye para todos los efectos la firma autógrafa, en los documentos inherentes a los trámites realizados a través de tales mecanismos por personas naturales que actúen a nombre propio y/o que representen a otra persona natural o jurídica o actúen para la misma, quienes para este efecto se denominarán suscriptores del mecanismo, ofreciendo seguridad para las partes que intervienen.

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2. ¿Qué es una firma digital o electrónica?

Se entiende como un valor numérico que se adhiere a un documento electrónico y que, utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del suscriptor y al contenido del documento, permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del suscriptor y que el documento inicial no ha sido modificado después de efectuada la transformación lo que permite garantizar la identidad del firmante y la integridad del texto o mensaje enviado.

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3. ¿Cómo puedo solicitar a la DIAN un mecanismo de firma con certificado digital?

Actualmente la DIAN tiene la discrecionalidad de señalar las personas que pueden usar este mecanismo en sus servicios informáticos electrónicos y respecto de los trámites que la misma establezca.

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4. ¿Cuál es el procedimiento para la emisión y activación de los mecanismos de acceso y certificación con firma digital para el uso en los servicios informáticos de la DIAN?

Para la emisión y activación del mecanismo de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales para certificación y firma digital por primera vez o después de un trámite de revocación, debe seguirse el siguiente procedimiento:

• Emisión: La DIAN diligencia el formato dispuesto para registrar la información del suscriptor proveniente del Registro Único Tributario, procediendo su posterior formalización, trámite por medio del cual la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales pone en conocimiento las condiciones para otorgar el mecanismo y el suscriptor acepta las obligaciones y responsabilidades inherentes a éste, así como la disposición del servicio informático electrónico soporte de esta función para generar automáticamente los códigos de activación del mecanismo para su posterior uso.

Para dicho trámite, la DIAN tendrá en cuenta el proceso surtido para efectos de inscripción y/o actualización en el Registro Único Tributario incluida la documentación soporte, conforme al Decreto 2788 de 2004, la Resolución 8502 de 2004 y demás disposiciones reglamentarias.

• Activación: corresponde a la autogestión que realiza el usuario suscriptor a través de los servicios informáticos electrónicos permitiéndole, a partir de los códigos de activación, generar su mecanismo digital consistente en certificado digital y clave privada que le permitirán acceder y presentar con firma digital los documentos inherentes a sus trámites.

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5. ¿Cuáles son los efectos jurídicos de la firma electrónica?

De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 28 de la Ley 527 de 1999, cuando una firma digital se fija en un mensaje de datos, se presume que el suscriptor tenía la intención de acreditar ese mensaje. El uso de la firma digital tiene la misma fuerza y efectos de una firma manuscrita si es la única persona que la usa, es susceptible de ser verificada y está bajo el control exclusivo de quien la usa.

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6. ¿Puedo utilizar la firma respaldada con certificado digital en todas las transacciones con la DIAN?

No. Las obligaciones que se pueden cumplir haciendo uso de los servicios informáticos electrónicos de la DIAN y con el mecanismo de firma digital, por ahora son:

Si, la DIAN requiere contar con el registro de clientes y ampliar la información que tiene sobre ellos, razón por la cual se creó, por medio de la Ley 863 de 2003, el Nuevo Registro Único Tributario, que reemplaza e incluye:

1. Presentación virtual de las declaraciones iniciales, extemporáneas y correcciones, por los siguientes conceptos:

• Impuesto sobre la Renta y Complementarios o de Ingresos y Patrimonio para personas jurídicas y asimiladas, personas naturales y asimiladas obligadas a llevar contabilidad del año 2005 y siguientes.

• Impuesto sobre la Renta y Complementarios de personas naturales y asimiladas no obligadas a llevar contabilidad, correspondientes al año gravable 2005 y siguientes.

• Impuesto sobre las Ventas y Retención en la Fuente, año 2006 y siguientes.

• Impuesto al Patrimonio, correspondiente al año 2006 y siguientes.

2. Presentación virtual de las siguientes declaraciones aduaneras:

• Declaración para la finalización de los sistemas especiales de Importación -Exportación.

• Declaración consolidada de Pagos (Para los intermediarios de Tráfico Postal y Envíos Urgentes).

Presentación de información por envío de archivos.

3. El Registro Único Tributario utilizado por la DIAN;

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