Formularios

Lucy Colina

Los formularios

INTRODUCCIÓN

El Formulario es un documento impreso que transmite información específica de una persona a otra o de una a otra unidad. Este es un papel portador de datos e información y es parte integrante del método, y a su vez, un medio de transmitir información. Se consideran instrumentos de trabajo, por lo tanto si éstos no son funcionales y no están diseñados para adaptarse adecuadamente al uso que se les da, pueden entorpecer e impedir la operación del procedimiento o sistema en el cual está involucrado, ocasionando confusiones, demoras y errores aun en los procedimientos y sistemas diseñados con un alto grado de perfección.

Por otra parte, la ventaja de los formularios es que al rediseñarlos o simplificarlos, se puede llegar a producir un mejoramiento notable; por ello, el análisis, diseño y control de formularios es indispensable en toda organización para garantizar una adecuada sinterización del flujo de documentos en las diferentes dependencias que la conforman, tomando en cuenta tanto la creación, impresión y almacenamiento de los formularios, así como su procesamiento y circulación.

El propósito fundamental del diseño de formularios, es suministrar medios estandarizados para el eficaz procesamiento de información administrativa, así como también, crear un instrumento de actividad humana para registrar y pasar la información.

FORMULARIOS

Definición:

Es una pieza de papel que contiene datos y espacios en blanco para registrar información variable, el cual tendrá diferente utilización según el área funcional a la cual pertenezca. Puede considerarse también como un instrumento de trabajo cuyo objetivo es trasportar información para simplificar y facilitar el desarrollo de los procedimientos administrativos. En ellos se imprime información constante y que tiene una serie de espacios para asentar información variable.

En informática, un formulario consta de un conjunto de campos de datos solicitados por un determinado programa, los cuales se almacenarán para su procesamiento y posterior uso. Mientras que en matemáticas, también se le conoce como formulario a un compendio de fórmulas matemáticas o algebraicas, pertenecientes a una o varias categorías, que sirve de guía o recordatorio para el momento de aplicarlas.

En Internet, los formularios pueden rellenarse en línea, con validación de datos, y son muy útiles para registrar usuarios, realizar encuestas, acceder a sistemas restringidos, etc.

ANÁLISIS

Como se puede observar, los formularios tienen diferentes utilizaciones de trabajo, a pesar de que al final se debe utilizar el papel donde deberá ir impresa la información necesaria, en mi caso como futura administradora, los formularios van a servir como instrumentos para los procedimientos administrativos.

Formularios Electrónicos

Se está bastante familiarizado, con diversos tipos de formularios en papel: propuestas de gastos, formularios para envío de fax, etc. aunque puede haber grandes diferencias de unos a otros, lo cierto es que todos ellos tienen unos cuantos aspectos en común:

• Todos los formularios contienen un texto estándar y espacios en blanco o campos en donde se ha de introducir la información.

• El texto y los campos están organizados en forma de cuadrícula, con espacios en blanco para la entrada de datos.

• Los formularios en papel son conocidos habitualmente por su dificultad para rellenarlos, y en el caso de formularios rellenos a mano, su dificultad para descifrarlos posteriormente.

Los formularios electrónicos vienen a minimizar muchas de las desventajas de los que se presentan en papel. Es posible diseñar un formulario electrónico de manera que contenga información de ayuda para la persona que tenga que rellenarlo. Estos formularios electrónicos pueden contener campos de texto de una longitud prefijada, o bien de longitud variable. Los campos de lista desplegable ofrecen una serie de opciones de entre las cuales el usuario debe elegir una. Para las respuestas del tipo "si" o "no", puede crearse campos con casillas de verificación de forma que el usuario se puede limitar a hacer clic con el ratón para que aparezca una "X" en la casilla adecuada.

También es posible especificar una serie de respuestas "por omisión" en campos específicos, con vistas a facilitar aún más la labor de cumplimentación del formulario. Puesto que el formulario se rellena desde la propia computadora, se evitan todos los posibles problemas de interpretación de los datos introducidos, como sucede con los formularios en papel rellenos a mano. Además, si la computadora está conectada a una red, los formularios electrónicos pueden ser cumplimentados y compartidos de la misma forma que se comparte cualquier otro tipo de documento, eliminando así por completo la necesidad de los formularios en papel.

ANÁLISIS

Después de lo anterior expuesto, se observa, que existen diferentes tipos de formularios, entre los que se encuentran los impresos para ser llenados a mano por las personas, los cuales han llegado a generar dificultades, pues si la letra no es legible eso traerá consecuencias. De allí, que la invención de los formularios electrónicos, han minimizado el margen de errores, pues en su mayoría solo hay que rellenar cuadros con una “x” y colocar en la misma computadora los datos e información solicitada de manera completa, por lo que el uso de este tipo de formulario ayuda a eliminar el uso de los formularios en papel, pues con el uso de redes en conexión de internet, se envían al destino todo de manera digitalizado.

OBJETIVO DEL FORMULARIO

Según Romero y Rodríguez (2013), el objetivo principal del formulario, es facilitar el flujo de información y el procesamiento de datos, imprimir uniformidad en los procedimientos, sintetizar y relacionar información y por último, dar valor legal a determinadas transacciones. p.17

ANÁLISIS

Este objetivo, podría verse como el caso, cuando se requiere el registro de un usuario para que pueda participar enviando comentarios sobre algún artículo en internet o para acceder a cierto contenido, donde solo basta con pedir los datos básicos como nombres y apellidos y correo electrónico, esta es una manera rápida y sencilla de procesar datos.

DISEÑO

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