Formulario

FORMULARIO

Es una pieza de papel que contiene datos y espacios en blanco para registrar información variable, el cual tendrá diferente utilización según el área funcional a la cual pertenezca. Puede considerarse también como un instrumento de trabajo cuyo objetivo es trasportar información para simplificar y facilitar el desarrollo de los procedimientos administrativos. En ellos se imprime información constante y que tiene una serie de espacios para asentar información variable. Es todo papel que contenga información, texto, epígrafes, impresos o en blanco para rellenarlos posteriormente.

Un formulario es un documento con espacios (campos) en donde se pueden escribir o seleccionar opciones. Cada campo tiene un objetivo, por ejemplo, el campo "Nombre" se espera que sea llenado con un nombre, el campo "año de nacimiento", se espera que sea llenado con un número válido para un año, entre otros. Los formularios presentan una visión ordenada de múltiple información sobre algo, y son útiles para llenar bases de datos.

OBJETIVO

Llenar las necesidades que las oficinas demandan, son aquellos medios para alcanzar un fin.

Facilitar el flujo de información y el procesamiento de datos, imprimir uniformidad en los procedimientos, sintetizar y relacionar información y por último, dar valor legal a determinadas transacciones.

Por ejemplo, si requerimos el registro de un usuario para que pueda participar enviando comentarios sobre nuestros artículos en Internet o para poder acceder a cierto contenido, basta con pedir los datos básicos como nombres, apellidos y correo electrónico.

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Pero existen otros casos en los que necesitamos más datos de los usuarios, como puede ser la inscripción a un evento, en la que podemos solicitar, además de nombres, apellidos y correo electrónico, otros datos como la empresa a la que representará, la dirección de la empresa, la dirección de su sitio web, entre otros.

Su Importancia. Radica en que sirven de soporte a las transacciones y los empleados trabajan guiándose por los formularios, además cualquier acto administrativo se refleja en un formulario.

LOS FORMULARIOS PARA LA ORGANIZACIÓN

Suministrar la información necesaria que requiera en situaciones similares y en una secuencia lógica. Registrar en forma sistemática todas las operaciones que se generan dentro de la organización. Diferenciar las actividades encomendadas a cada unidad o empleo.

Mantener un orden dentro de la ejecución del trabajo, y por consiguiente simplificar debido a que:

 Determina el tipo de anotación a utilizarse: Manuscrita, mecanografiadas o impresas.

 Establece quien o quienes son (Usuarios) dentro del proceso, deberá registrar los datos y cuales datos deberán ser registrados.

 Facilita el uso de la información dentro del proceso.

 Suministra a la organización de la información requerida para la elaboración de las normas, políticas y procedimientos.

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 Permite la utilización de métodos de trabajo para mejorar y controlar las operaciones.

 Evaluar el trabajo realizado por los empleados y operarios.

 Apreciar los resultados obtenidos en cada proceso.

DISEÑO DEL FORMULARIO

Todo formulario debe seguir una serie de principios básicos para su diseño, estos principios deben tener en cuenta los aspectos de funcionalidad y eficiencia de los procedimientos involucrados. Todo formulario debe cumplir al menos con los siguientes principios:

 Facilidad para su relleno

 Reducción de las posibilidades de error

 Estética

 Reducción de costos

De los principios antes nombrados algunas pueden pareces obvios, sin embargo, es común que en la práctica sean pasados por alto al momento de elaborar o diseñar un formato.

Facilidad para su relleno: La primera acción que se lleva a cabo en la confección de un formulario es el diseño de campo solicitado. El espacio de los campos de entrada de un formulario debe ser suficiente para la escritura de los datos solicitados la falta de espacio hace que la elaboración y calidad del mismo sea deficiente.

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Dentro del principio de facilidad en el relleno, los formularios deben tener un espacio suficiente, de tal forma que la escritura de formato se facilite. Por ejemplo, el espacio para un formulario que será llenado con una máquina de escribir debe ser distinto del que será hecho a mano del que se rellenara con una computadora.

Otro de los aspectos que deben tomarse en cuenta en el diseño de formularios, es el referente al orden en el cual es requerida la información. Una de las fallas más frecuente en la elaboración de formulario es el mal diseño de esto en cuanto a que la información a plasmar esta solicitada en un orden diferente al cual se genera o se debe rellenar, esto se debe a que un procedimiento siempre debe existir una secuencia lógica en el proceso de generación de la información. Otro de los principios en el relleno de las formas, es el establecimiento de diferentes facilidades para el uso de los formularios.

Reducción de las posibilidades de error: Todas organizaciones deben establecer controles que conduzcan las posibilidades de error. Los errores en muchos casos, se originan por la falta de análisis. En el aspecto relacionado con los formularios, las posibilidades de cometer errores se reduce cuando se establece solo aquellos campos que sean necesarios, esto es, que no se recarguen los formularios con campos que no sean utilizados en todo el proceso de su relleno. Otra de las características que se deben tomar en cuenta al momento de diseñar los formularios en el referente a la participación entre columnas y líneas utilizadas.

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Un último aspecto que debe tenerse en cuenta para la elaboración de los formularios es el referente a la adecuada asociación entre una información variable y su correspondiente concepto. Esta situación se presenta cuando en algunos formatos se requiere que la respuesta de la persona que esta rellenándolo sea cerrada, es decir, que solicita una sola respuesta a las variadas alternativas que se presenten.

Estética: Básicamente, este principio estable que un formulario debe tener una buena apariencia física y esto dependerá de varios factores a considerar entre los cuales tenemos:

 Diseño

 Reproducción

 Política de imagen empresarial

Reproducción de costos: Este principio tan importante como los anteriores, establece que los formularios deben elaborarse a un mínimo de costo y que al mismo tiempo, cumplan con todas las especificaciones de funcionalidad. Por esta razón debe tomarse en cuenta el análisis que se desprende de los formularios para tomar decisiones de mejorar, combinar o eliminar los funcionarios.

CONSIDERACIONES GENERALES PARA LA ELABORACIÓN DE UN FORMULARIO

Debemos considerar ciertos aspectos para elaborar un formulario exitosamente, el primer aspecto a considerar es realizar una revisión y determinar la necesidad del formulario y si existen formularios que compartan en mismo objetivo. Posteriormente elegir el tamaño estándar de papel y letra adecuada para el diseño e impresión, y de ahí elaborar una lista con toda la formación que contendrá el formulario.

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Determinar espacios horizontales para cada dato y la mejor distribución de estos, de acuerdo con los responsables de su llenado, que debe ser a mano o a máquina, evitando áreas libres o desperdicios de papel y exceso de zonas sombreadas.

Una vez realizada esta revisión se procede a poner a prueba el formulario, por tres meses y constatar si cumple su objetivo.

Requisitos básicos:

Antes de llevar a cabo la elaboración del formulario se debe crear una actitud mental favorable en aquellas personas que van a hacer uso de dicho formulario, y sobre todo debe presentar el método más sencillo y cómodo para el ingreso de los datos, y al mismo tiempo facilitar el uso de la información una vez que ha sido registrada en la respectiva forma.

Es muy importante tomar en cuenta la economía en papel e impresión de la forma, sin sacrificar la eficiencia en su uso.

Utensilios necesarios.

- Papel cuadriculado.

- Papel blanco

- Lápiz 3H y de colores.

- Reglas en centímetros, pulgadas y reglas para diseño de formularios continuos.

- Escuadras de 45° y 60°

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Líneas y letras

Sirven para separar las zonas de información o grupos de datos y guiar la vista de los usuarios cuando registran o leen los datos. Se utilizan para determinar las áreas destinadas a la recolección de datos e información.

Las líneas pueden ser:

- Fina paralela.

- Fina

- De medio punto

- De un punto

- De puntos

- De guiones.

Para la composición se debe seleccionar el tipo de letra, a fin de combinar las líneas y letras para concluir el formulario, evitando el uso de negritas en la descripción de los datos.

PARTES DEL FORMULARIO

Extremo superior o cabeza:

Se utiliza para los datos iniciales del formulario, como identificación

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