HOJA DE CÁLCULO SENCILLA Y AJUSTADA

Concepto de hoja de trabajo de cálculo

En el mundo de los profesionales del área de la Administración Empresarial, una Hoja de trabajo de cálculo, es una hoja que puede ser bastante grande, generalmente; en la cual se encuentran una gran cantidad de columnas y renglones o filas. Estas hojas de cálculo se utilizaban para registrar, transacciones y luego realizar operaciones con los datos registrados en ellas, la mayoría de las. Las hojas de cálculo se utilizan normalmente en tareas de balances, presupuestos y gastos, contabilidad y otras tareas financieras.

Hoja de cálculo sencilla

Una hoja de cálculo sencilla, es algo que una empresa utiliza para cerrar sus libros al final de un año. La hoja de cálculo sencilla se inicia con los saldos de todas las cuentas que una empresa tiene, los saldos se ajustan si es necesario, y todas las cuentas temporales se cierran. Una hoja de trabajo de contabilidad se realiza en un libro de contabilidad de 8 columnas de forma manual en papel o en una hoja de cálculo. Los estados financieros se derivan de la hoja de cálculo sencilla.

Llena la primera columna del libro con todas las cuentas que la empresa tiene. Las cuentas van en orden: activos, pasivos, capital, ingresos y gastos. El saldo de cada cuenta, lo que representa el balance de comprobación, aparece en las dos primeras columnas. Los débitos van a la izquierda, los créditos a la derecha. El saldo de cada cuenta se coloca en las columnas adecuadas de débito o crédito en la hoja. Los totales son calculados para los débitos y créditos y ambas cantidades se colocan en la parte inferior de la hoja. La suma de los débitos debe ser igual a la de los créditos.

Realiza los asientos de ajuste en las siguientes dos columnas. Los asientos de ajuste son las entradas realizadas para ajustar ciertas cuentas al final de un período con saldos erróneos en la cuenta. La cuenta de proveedores es un ejemplo. Un empleado cuenta los suministros en existencia al final del período y se registran US$100 a la izquierda en los suministros, pero la cuenta de los consumibles muestra la cantidad de US$150. Un asiento de ajuste se requiere aquí para modificar la cifra que refleje la cantidad exacta. Una entrada se registra con cargo a gastos de suministros por US$50 y abono en la cuenta suministros por US$50. Se realizan todos los asientos de ajuste y los totales de las columnas de débito y de crédito se calculan y se colocan en la parte inferior de la página.

Ajusta las cantidades de balance restando cualquier cuenta con asientos de ajuste a las mismas. Estas nuevas cantidades se colocan en las dos columnas siguientes. Cualquier cantidad no ajustada es simplemente transferida a través de estas columnas. Esta cantidad representa el balance de comprobación ajustado.

Rellena las otras cuatro columnas que representan el balance de situación y las cuentas de resultados. Todos los activos, pasivos y saldos de patrimonio neto se traspasan a las columnas del balance. Todos los ingresos y los saldos de las cuentas de gastos se transfieren a las columnas del estado de resultados.

Llena las dos últimas columnas con el saldo después del ajuste final. Todos los saldos del balance y las columnas del estado de resultados se transfieren a las dos últimas columnas, que representan el balance de comprobación posterior al cierre. Este es el equilibrio con el que la empresa comienza su libro el próximo año.

Hoja de cálculo ajustada

La hoja de cálculo ajustada, es aquel documento del ciclo contable, es importante llevarlo y realizarlo dentro de una empresa ya que es utilizado como un borrador de trabajo, este documento también recibe el nombre de papel de trabajo.

La forma de la hoja de cálculo ajustada es columnaria, ya que gracias a esta distribución se puede contabilizar de mejor manera, además permite organizar la información, de tal forma que será más sencilla la preparación de los asientos de ajuste, así como el estado de pérdidas y ganancias, los asientos de cierre y el balance general, la cual trabaja con 12 columnas.

¿Qué son asientos de cierre?

Cuando ya se han realizado todos los ajustes con la ayuda de la hoja de trabajo en un periodo económico estipulado, el siguiente procedimiento a seguir es cerrar las cuentas de ingresos y egresos que reciben el nombre de cuentas nominales e indican el resultado de las operaciones de la empresa para el ejercicio evaluado.

Todas las cuentas nominales deben quedar con saldo cero para iniciar el próximo ejercicio económico. El resultado del ejercicio terminado será transferido al Capital, bien sea, una ganancia o una pérdida.

Es aquí donde radica la importancia de la hoja de trabajo ya que allí están reflejadas todas las cuentas que se manejaron en el lapso evaluado, discriminadas en cuentas reales y cuentas nominales, permitiendo distinguir los ingresos de los egresos.

Pasos a seguir para elaborar los cierres.

Se debe empezar con cerrar las cuentas del Costo de venta. Cerrarlas es tomar las cuentas con saldo deudor y abonarlas todas contra la cuenta de Costo de venta. Y tomar las cuentas de saldo acreedor y cargarlas también contra Costo de venta. Se ilustra la explicación anterior con un ejemplo.

Si se supone que la sección de costo de venta en la hoja de trabajo de una empresa, presenta la siguiente información:

Costos de Ventas

Entonces las cuentas: Inventario inicial, compras y gastos de compras que tienen saldo deudor se deben abonar contra costo de venta y de esta manera las cerramos, mediante el siguiente asiento al 31-12-06.

Igualmente con las cuentas: devoluciones sobre compras e inventario final que tienen saldo acreedor deben cargarse contra costo de venta y así se cierran.

De las cuentas anteriores las únicas que deben quedar con saldo son: Inventario y Costo de venta. El inventario final del periodo que se cierra será el inventario inicial del próximo periodo (Bs. 18.900.000)

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