Instructivo Para Estructurar Procedimientos

INSTRUCTIVO PARA EL LEVANTAMIENTO DE LOS

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

EL TEIDE & CIA, C.A

AGOSTO 2013

PRESENTACIÓN

“ El motor para la mejora continua del desempeño de la organización debería enfocarse en la mejora de la eficacia de los procesos como medio para obtener resultados provechosos. El incremento de los beneficios, la mejora de la satisfacción del cliente, la mejora del uso de recursos y la reducción de desperdicios son ejemplo de resultados medibles logrados por una mayor eficacia y eficiencia de los procesos”

La finalidad del presente, es desarrollar una de las actividades relevantes en el marco del desarrollo organizacional, que se encuentra actualmente en proceso de implementación por la empresa, estructurado en pasos y técnicas de análisis que se deben llevar a cabo para alcanzar este fin con eficiencia y eficacia. Para desarrollarse es importante tomar en cuenta ciertos aspectos en el momento de establecer procedimientos administrativos:

1.- Estructura Interna.

2.- Funciones Establecidas.

3.- Procesos.

4.- Se deben manejar una terminología adecuada de manera que no queden dudas en al momento de levantar los procedimientos.

5.- Políticas y normas en los procesos.

Cabe destacar que la información obtenida permitirá efectuar una valoración de la eficiencia y eficacia de los procesos, así como determinar las mejoras en la realización de los mismos, valorar los recursos requeridos tanto humano, financiero, como materiales y sustentar los programas y planes estratégicos a desarrollar por la empresa.

Objetivos

General: “Brindar los requerimientos metodológicos mínimos para el levantamiento, documentación y rediseño de los procesos en todas las unidades de trabajo de la empresa, con la finalidad de brindar pautas para normalizar las actividades”.

Específicos:

1.- Desarrollar una base de conocimiento al personal, sobre el enfoque basado en los procesos de las unidades de trabajo de la empresa, con la finalidad de que estas puedan documentarlos de manera formal para su difusión y evaluación.

2.- Suministrar una metodología para que las unidades puedan identificar y diagramar sus procesos y procedimientos, para el análisis del trabajo y su mejoramiento.

3.- Definir formalmente instrumentos para el levantamiento y documentación de procesos y procedimientos con la finalidad de documentarlos.

4.- Describir una metodología que facilite el rediseño de los procesos con la finalidad de optimizarlos, en búsqueda de un desempeño eficaz de la unidad.

5.- Facilitar a las unidades de trabajo, las labores de control interno.

Terminología

Actividad: conjunto de tareas.

Actividad crítica: actividad que no agrega valor al usuario y ni a la organización.

Actividades de control: se les conoce como el tercer componente del sistema de control interno y se define como las políticas y procedimientos que permiten obtener la seguridad de que se llevan a cabo todas las actividades y la consecución de los objetivos del sistema de control interno.

Actor: persona, unidad o grupo que tenga responsabilidad o participación en el desempeño o éxito de una actividad, proceso o procedimiento en la organización.

Calidad: aquel producto y/o servicio que satisface las expectativas, es decir que funcione tal y como el usuario quiere.

Control: mecanismo que brinda información para determinar las variables que afectan un proceso, midiéndolas y regulándolas con el fin de lograr el cumplimiento de los objetivos del mismo en términos de eficiencia y eficacia.

Usuario: organización o persona que recibe un producto y / o servicio, y se clasifica en

interno o externo.

Usuario interno: es el receptor de todo lo que debe hacerse en cada uno de los procesos

internos de la Institución con la finalidad de satisfacer al usuario (como por ejemplo el

departamento de recursos humano, dirección de sistemas administrativos, entre otros).

Usuario externo: usuario final que recibe el producto y/o servicio son aquellos que se

acercan a la Institución para satisfacer alguna necesidad, como por ejemplo: paciente,

usuario.

Cuello de botella: es todo aquello que impida el logro de la meta en el proceso.

Diagrama de proceso: consiste en una representación gráfica de las actividades dentro de un proceso, útil para determinar su función. Muestra el panorama más amplio posible

de entradas, transformación y salidas del sistema. El resultado de este puede ser un producto, un servicio, información o una combinación de los tres.

Eficacia: grado en que un proceso, unidad, institución alcanza sus objetivos.

Eficiencia: relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.

Formulario: Documento utilizado para registrar los datos requeridos para la gestión de las unidades. Se destaca que un formulario se transforma en registro cuando se le incorporan datos.

Gestión: actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización.

Guía: documento que establece recomendaciones o sugerencias, sobre un tema determinado.

Información: datos que poseen significado.

Insumos: es aquello que se necesita o es requerido para transformar y realizar un producto y/o servicio.

Mejora Continua: actividad recurrente para aumentar la capacidad en un proceso y cumplir con los requerimientos establecidos.

Normalizar: actividad que tiene por objetivo formalizar un proceso a través del cual se unifican criterios respecto a determinadas materias y se posibilita la utilización de un lenguaje común en un determinado campo de acción.

Planificar: es el proceso que permite determinar las acciones concretas y estratégicas que permitan, de manera anticipada, determinar o definir el curso de acción que ha de seguirse para alcanzar una situación deseada, haciendo uso racional de los recursos.

Procedimiento: forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Sección de un programa que realiza operaciones bien definidas y enfocadas a un fin.

Proceso: conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

Proceso sustantivos: conjunto de actividades mutuamente relacionadas que interactúan directamente para satisfacer una necesidad del cliente o usuario. Contemplan las actividades que generan mayor valor agregado y tienen un impacto sobre la satisfacción del usuario, es decir que sin ellos no se puede atender al usuario, o se tendría la ausencia del servicio. Constituyen la esencia, la razón de ser de la unidad.

Procesos complementarios: conjunto de otras actividades que no siempre se deben realizar, pero que cuando se realizan, añaden valor al proceso sustantivo, por ejemplo: en una atención médica los exámenes diagnósticos como de sangre hay ocasiones que se realizan y en otras no.

Procesos de apoyo: conjunto de actividades que permiten gestionar los recursos para la ejecución de los procesos sustantivos y complementarios, por ejemplo, gestión de vacaciones, trámite de viáticos, gestión de recursos humanos, entre otros.

Producto: es el resultado de un conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman entradas en salidas o es el resultado de un proceso.

Proyecto: conjunto de actividades coordinadas y controladas con fechas de inicio y de finalización, llevadas a cabo para lograr un objetivo conforme con

Proveedores: organización o puesto de trabajo que proporciona un insumo y / o servicio.

Rediseño de procesos: es un mecanismo para la adaptación de la Institución a los diferentes cambios de su entorno interno y externo. El alcance del diseño puede ser variable, concretándose siempre en la reformulación de la secuencia de actividades de un proceso que a partir de las entradas y la transformación añade un valor para producir un producto y/o servicio orientado a la satisfacción de usuario. Proceso que conlleva una mejora que satisfaga a un nivel mayor a los usuarios o clientes del proceso, pero también con mayor eficiencia y tan rápidamente como sea posible, para incrementar la capacidad de respuesta.

Registros: documentos que proporcionan evidencia objetiva de las actividades realizadas o resultados obtenidos.

Recursos: son aquellos materiales, equipos, sistema de instalaciones y el presupuesto

necesario para realizar un producto y/o servicio.

Responsabilidad: la obligación de cumplir una orden o acatar un mandato y de ejercer la

autoridad conforme a las normas establecidas, además de dar cuenta de los resultados.

Revisión: actividad emprendida para asegurar la conveniencia, adecuación y eficacia

...