Inventarios

1. Introducción

La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de aquí la importancia del manejo del inventario por parte de la misma. Este manejo contable permitirá a la empresa mantener el control oportunamente, así como también conocer al final del periodo contable un estado confiable de la situación económica de la empresa.

Ahora bien, el inventario constituye las partidas del activo corriente que están listas para la venta, es decir, toda aquella mercancía que posee una empresa en el almacén valorada al costo de adquisición, para la venta o actividades productivas.

Por medio del siguiente trabajo de investigación se darán a conocer algunos conceptos básicos de todo lo relacionado a los Inventarios en una empresa, métodos, sistema y control.

2. Inventarios

Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior comercialización. Los inventarios comprenden, además de las materias primas, productos en proceso y productos terminados o mercancías para la venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la producción de bienes fabricados para la venta o en la prestación de servicios; empaques y envases y los

inventarios en tránsito.

La contabilidad para los inventarios forma parte muy importante para los sistemas de contabilidad de mercancías, porque la venta del inventario es el corazón del negocio. El inventario es, por lo general, el activo mayor en sus balances generales, y los gastos por inventarios, llamados costo de mercancías vendidas, son usualmente el gasto mayor en el estado de resultados.

Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser esta su principal función y la que dará origen a todas las restantes operaciones, necesitaran de una constante información resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con esos controles.

INVENTARIOS

A través de la Historia de los negocios, el inventario derrotaba la información, en gran parte porque la información no podía ser lo suficientemente precisa . Las compañías ocultaban su ignorancia del mercado manteniendo inventario adicional. Los japonenses fueron los primeros en eficientizar este proceso en la Industria manufacturera y lo denominaron: kanban .

El sistema kanban es simplemente un pedazo de papel y tarjetas con un índice de artículos, cuando la linea de producción nota una baja de inventario se anexa éste papel a un red de "hilo" solicitando más partes, esto es todo lo que realiza kanban -- hoy en día esta metodología kanban es utilizada en una red gigantesca de proveedores, del "hilo" utilizado en la linea de producción hasta la Red de Telefonía privada o publica (Internet); nadie mantiene mayor inventario del necesario, información en tiempo real suple al inventario.

El proceso de substituir el Inventario con Información es un fenómeno que continuará en los negocios, los casos más notorios son en el mercado de detalle o menudeo (BSC) y muy cerca de este ya se están transformando las transacciones entre las industrias de manera vertical y horizontal (B2B) con XML),la Industria Automotriz, Energética, Restaurantera y otras más.

El tipo de mercado denominado BS2C (Business to Consumer) fue el primero que demostró un acortamiento en la cadena proveedores y a su vez un acercamiento con el cliente final (Tema de un _ HYPERLINK "http://www.osmosislatina.com/administracion/crm.htm" _CRM "Customer Relationship Management System" _). Los primeros indicios de este mercado no ocurrieron directamente en Internet, sino que fue la aparición de kioscos donde era posible personalizar una tarjeta y obtenerla en cuestión de minutos (no existía inventario innecesario kanban ), el siguiente paso fue la producción de un CD con la música que uno deseaba, en unos cuantos años tiendas que son de 5,000 M2 serán suplidas con espacios de 100 M2, tendrán una conexión de Internet que llevará toda la información a la sucursal y producirá un CD personalizado y al instante.

En librerías "más de una tercera parte de los libros publicados regresan a la casa editorial ", próximamente existirán maquinas en cada librería que sean capaces de producir una copia de un libro de alta calidad en cuestión de minutos, reduciendo el nivel de inventario. Entre los procesos más avanzados de este tipo de producción es aquel implementado por Levis, el cual ha logrado acortar la longitud de su cadena de distribución, de sus clientes-directamente a la línea de producción, por medio de servidores de páginas, bases de datos, y con la habilidad de realizar transacciones financieras ha logrado llevar su producto final con especificaciones que el cliente indica al instante.

Sistemas de inventario

El Sistema de Inventario Perpetuo:

En el sistema de Inventario Perpetuo, el negocio mantiene un registro continuo para cada artículo del inventario. Los registros muestran por lo tanto el inventario disponible todo el tiempo. Los registros perpetuos son útiles para preparar los estados financieros mensuales, trimestral o provisionalmente. EL negocio puede determinar el costo del inventario final y el costo de las mercancías vendidas directamente de las cuentas sin tener que contabilizar el inventario.

El sistema perpetuo ofrece un alto grado de control, porque los registros de inventario están siempre actualizados. Anteriormente, los negocios utilizaban el sistema perpetuo principalmente para los inventarios de alto costo unitario, como las joyas y los automóviles; hoy día con este método los administradores pueden tomar mejores decisiones acerca de las cantidades a comprar, los precios a pagar por el inventario, la fijación de precios al cliente y los términos de venta a ofrecer. El conocimiento de la cantidad disponible ayuda a proteger el inventario.

La derivación del saldo de cada cuenta incluye el inventario:

Saldo Inicial

+ Incrementos (Compras)

- Disminuciones costo de las mercancías vendidas

= Saldo Final

El saldo de la cuenta inventario bajo el sistema perpetuo deberá resultar en el costo del inventario disponible en cualquier momento.

Los registros de inventario perpetuo proporcionan información para las siguientes decisiones:

1. La mayoría de las tiendas de mobiliario, guarda la mercancía en sus almacenes, por lo tanto los empleados no pueden examinar visualmente la mercancía disponible y dar respuesta en ese mismo instante. El sistema perpetuo le indicará oportunamente la disponibilidad de dicha mercancía.

2. Los registros perpetuos alertan al negocio para reorganizar el inventario cuando éste se muestra bajo.

3. Si las compañías preparan los estados financieros mensualmente, los registros de inventario perpetuo muestran el inventario final existente, no es necesario un conteo físico en este momento; sin embargo, es necesario un conteo físico una vez al año para verificar la exactitud de los registros.

Asientos bajo el Sistema Perpetuo

En el sistema de inventario perpetuo, el negocio registra las compras de inventario cargando a la cuenta inventario, cuando el negocio realiza una venta, se necesitan dos asientos. La compañía registra la venta de la manera usual, carga a efectivo o a cuentas por cobrar y abona a ingresos por ventas el precio de las mercancías vendidas. La compañía carga también a costo de mercancías vendidas y abona el costo a inventario. El cargo a inventario (por las compras) sirve para llevar un registro actualizado del inventario disponible. La cuenta inventario y la cuenta costo de mercancías vendidas llevan un saldo actual durante el periodo.

Registro en el diario

1. Compras a crédito de $560,000:

Inventario $560,000

Cuentas por pagar $560,000

2. Ventas a crédito de $900,000 (costo $540,000):

- 1 -

Cuentas por cobrar $900,000

Ingresos por ventas $900,000

- 2 -

Costo de mercancías vendidas $540,000

Inventario $540,000

3. Asientos de fin de periodo:

No se requieren asientos. Tanto el inventario como el costo de mercancías vendidas están actualizados.

Registro en los Estados Financieros

Estados de resultados (parcial):

Ingresos por ventas $900,000

Costo de mercancía vendidas < $540,000>

Margen Bruto $360,000

Balance final (parcial):

Activos Circulante:

Efectivo $xxx,xxx

Inversiones a corto plazo $xxx,xxx

Cuentas por cobrar $xxx,xxx

Inventarios $120,000

Cargos pagados por adelantado $xxx,xxx

El Sistema de Inventario Periódico:

En el sistema de inventario periódico el negocio no mantiene un registro continuo del inventario disponible, más bien, al fin del periodo, el negocio hace un conteo físico del inventario disponible y aplica los costos unitarios para determinar el costo del inventario final. Ésta es la cifra de inventario que aparece en el Balance General. Se utiliza también para calcular el costo de las mercancías vendidas. El sistema

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