Los Libros De Contabilidad

LOS LIBROS DE CONTABILIDAD

1. CONCEPTO

La contabilidad cuenta con unos instrumentos materiales en los que se recogen las operaciones que se efectúan diariamente en un negocio y que afectan a su propio patrimonio, estos instrumentos son los LIBROS DE CONTABILIDAD.

Los libros de contabilidad se pueden considerar como el arma principal para la administración ya que sirve como entrelazamiento entre dirigentes de la empresa y las decisiones a tomarse. El empresario al consultar sus libros de contabilidad, determinará diariamente el volumen de su negocio.

Los libros de contabilidad son libros especiales donde se anotan o registran en forma ordenada, analítica y justificada las diversas operaciones mercantiles que realiza la empresa a fin de reconocer la situación económica financiera de la misma en un determinado periodo de tiempo.

IMPORTANCIA DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD

Los libros de contabilidad son de suma importancia para la vida económica del país. Desde el punto de vista jurídico permite registrar las operaciones mercantiles empleando reglas o disposiciones establecidas, en lo económico en base a los datos que nos proporcionan se podrán realizar proyecciones de acuerdo a una toma de decisiones coherente, en lo funcional nos conduce a la realización de una buena administración, su importancia radica:

I. Para la Empresa:

a. Faculta el registro y control de los valores que ingresan y salen de la empresa.

b. Nos dan a conocer el estado financiero y económico de la empresa hasta un periodo de tiempo determinado.

c. Sirven de sustentación y prueba de que las operaciones mercantiles han sido registradas objetivamente y en base a ello determinar y comprobar el monto de los tributos por pagar.

d. En líneas generales representan la fotografía de los acontecimientos mercantiles de la empresa. Permiten registrar las entradas y salidas de los recursos de una empresa dando a conocer los resultados de la gestión en un periodo determinado.

II. Para la Administración Tributaria

Los libros y registros son importantes porque sirven para la determinación de las obligaciones tributarias ya que a través de las operaciones contables registradas en cada libro o registro se puede verificar la buena o mala intencionalidad del sujeto tributario y que en muchas de los casos deviene en una contingencia tributaria. Es por ello que mediante el art. 87 del TUO del Código Tributario se ha determinado que:

“Los administradores están en la obligación e facilitar las labores de fiscalización llevando los libros de contabilidad u otros registros exigidos por la ley registrando las actividades u operaciones que se vinculan con la tributación conforme a lo establecido en las normas pertinentes”.

2. CLASIFICACIÓN DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD

Libros y registros Principales

• Libro de Inventarios y Balances

• Libro Diario

• Libro Mayor

• Balance de Comprobación

Libros Auxiliares y Obligatorios

• Registro de Ventas e Ingresos

• Registro de Compras

• Libro caja y bancos

• Registro de Control de Inventarios

• Registro de Activo Fijo

• Registro de Retenciones

• Registro de Percepciones

• Registro de Consignaciones

Libros Auxiliares Voluntarios

• Registro de Costos

• Libro de letras por pagar

• Libro de letras por cobrar

• Libro Bancos

• Libro Caja Chica

• Libro de Importaciones

• Libro de Exportaciones

OBLIGATORIEDAD DE LOS LIBROS A LLEVAR SEGÚN LA CATEGORIA DE RENTAS QUE SE PERCIBAN

Todo contribuyente tiene objetivo formar o crear una empresa para obtener lucro cuya rentabilidad está sujeta a impuestos por lo que debe elegir opciones de tipo tributario, es decir su obligatoriedad en base a los regímenes elegidos, ya sea el Régimen General, Especial o Único simplificado fijándose para cada uno los libros a llevar, veamos:

CATEGORIA RENTA SUJETOS OBLIGADOS LIBROS QUE DEBEN LLEVAR

TERCERA A. Régimen General Art. 15 ley I. Renta

• Personas Jurídicas

• Personas Naturales

• Sucesiones Indivisas

• Asociaciones en Participación

• Sociedades de hecho.

• Consorcio

Si sus ingresos brutos superan las 150 UIT

• Contabilidad Completa.

• Sea persona natural o jurídica hasta 150 UIT de ingresos brutos anuales. • Registro de Compras

• Registros de Ventas

• Libro Diario Formato Simplificado

• Planilla Electrónica

B. Régimen Especial

• Personas Naturales y Jurídicas que realicen actividades de Extracción, Manufactura y Comercialización, Producción de bienes y ventas de servicios. • Registro de Compras

• Registros de Ventas e ingresos

• Planilla Electrónica

C. Nuevo Régimen Único Simplificado art. 120 ley de impuesto a la Renta • Planilla Electrónica

CUARTA a. Personas Naturales art. 65 ley Impuesto a la Renta • Libros de Ingresos y/o Gastos según corresponda

LIBROS QUE CONFORMAN LA CONTABILIDAD COMPLETA

Los libros y registros que integran la contabilidad completa son los siguientes:

a) Libro Caja y Bancos

b) Libro de inventarios y balances

c) Libro Diario

d) Libro Mayor

e) Registro de Compras

f) Registro de ventas e Ingresos

Asimismo a los anteriores se agregan los siguientes libros y registros que también integran la contabilidad completa siempre que el deudor tributario se encuentre obligado a llevarlos de acuerdo a las normas de la Ley del Impuesto a la Renta.

a) Libro de retenciones

b) Activos Fijos

c) Registro de Inventario Permanente en Unidades Físicas

d) Registro de Inventario Permanente Valorizado

De igual forma por disposición legal del D.L. 234-2006/SUNAT estos libros y registros tributarios van acompañados de ciertos formatos los cuales contienen una información mínima que deben ser llevados de una manera obligatoria a partir del 01 de enero del 2009. Los libros y registros que conforman la contabilidad completa podemos clasificarlos en dos grupos:

a) Libros y Registros que se anotan mensualmente:

o Registro de Ventas

o Registro de Compras

o Libro Caja y Bancos

o Libro Diario

o Libro Mayor

o Registro de consignaciones

o Registro de Inventario permanente valorizado

b) Libros y Registros que se anotan anualmente:

o Libro de Inventario y balances

o Registros de costos (solo para empresas de producción)

A partir de la fecha antes mencionada los contribuyentes deberán observar el formato y la información mínima que contempla las normas contables. Por consiguiente la utilización de los formatos tienen carácter de obligatorio solo para aquellas empresas que llevan su contabilidad en forma manual.

A pesar de que la norma exige tomar en cuenta el rayado o diseño propuesto para cada formato, sin embargo el contribuyente podrá incluir o eliminar columnas si es que algún formato así lo requiere tomando en cuenta la información mínima que los organismos competentes solicitan.

LOS LIBROS DE CONTABILIDAD Y LAS OBLIGACIONES ADMINISTRATIVAS

De acuerdo al art. 87° del Código Tributario, los deudores tributarios están obligados a facilitar las labores de fiscalización y determinación que realice las Administración Tributaria y en especial deben:

a) Llevar los libros de contabilidad u otros libros y registros exigidos por las leyes y reglamentos. Dichos registros contables deben ser registrados en castellano y expresados en moneda nacional.

b) Los libros registrados en moneda extranjera deberán sujetarse a la forma y condiciones que establezca la Administración Tributaria. El pago de tributos se realizará en moneda nacional al tipo de cambio y ventas correspondiente a la cotización de oferta y demanda que publique la Superintendencia de Banca y Seguros en la fecha que se efectúe el pago.

c) Conservar los libros y registros, sean estos llevados en sistema manual, mecanizado, electrónico. El plazo máximo de conservación es de 5 años.

LEGALIZACIÓN DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD VINCULADOS A SUNTOS TRIBUTARIOS

La legalización consiste en una constancia puesta en la primera hoja del libro o primera hoja suelta con indicación de numero de folios de que consta y si está llevada en forma simple o doble, sello y firma del Notario Público o Juez de Paz Letrado.

No existe un plazo determinado para efectuar la legalización pero se debe tomar en cuenta el plazo máximo establecido para el momento de su registro, ya que deben ser legalizados antes de su uso.

De acuerdo los sistemas de contabilidad a emplearse, la legalización observa las siguientes formas:

a) Manual: en estos casos los libros son empastados por consiguiente la constancia de legalización será registrada en la primera hoja, procediéndose luego a sellar todas las hojas del libro o registros, las mismas que deberán estar debidamente foliados.

b) Computarizado: En estos casos se debe proyectar o calcular el número de hojas a utilizar por cada libro, para luego proceder a su foliación sellándose y firmado cada una de ellas procediéndose así a su legalización, posteriormente se deberán empastar las hojas respectivas.

c) Electrónico: Con la implantación del sistema de emisión electrónico, la legalización no es necesaria

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