Libros De Contabilidad

OBLIGACIONES Y CARGAS DE LOS COMERCIANTES

Por Nuri Rodríguez, Carlos López y Virginia Bado

Las obligaciones del comerciante están enunciadas en el artículo 44 del Código de Comercio que dispone: “Los que profesan el comercio contraen por el mismo hecho la obligación de someterse a todos los actos y formas establecidas en la ley mercantil”.

La norma significa que, quienes son comerciantes deben realizar ciertos actos impuestos por las leyes mercantiles. Si bien el Código dice “obligaciones”, algunas de éstas, en realidad son cargas (esto es imperativos del propio interés). A continuación el Código enumera las siguientes obligaciones y cargas: la inscripción de determinados documentos en el Registro Público de Comercio, seguir un orden de contabilidad en idioma español, la conservación de la correspondencia y de los libros de contabilidad y la rendición de cuentas. En el artículo 1.578 del Código de Comercio se establece otra más: la declaración de la cesación de pagos.

I. LA CONTABILIDAD COMERCIAL

La contabilidad es impuesta por la Ley en interés no sólo del comerciante sino también de los terceros que contratan con él y del Estado. Ello justifica los requisitos y formalidades que se imponen para su regular teneduría.

Se imponen normas especiales para la contabilidad, cuando existen intereses generales que el Estado trata de tutelar. Así, por ejemplo, en materia de sociedades anónimas abiertas, cuyos capitales se forman con el llamado al ahorro público, se ha entendido que los balances deben ponerse a disposición de los accionistas, de los acreedores y del público en general y así es que la Ley impone su publicación. También, se impone publicidad de los balances de los bancos.

A través de los libros, el Estado puede conocer la forma en que el comerciante opera y si cumple con las reglamentaciones que se han impuesto al comercio y a la industria. Por otra parte, interesa la contabilidad por motivos fiscales. Los impuestos inciden sobre el patrimonio y rentas de los comerciantes o sobre sus transacciones comerciales y a través de la contabilidad se puede verificar y controlar el pago de esos impuestos.

Finalmente, el llevar los libros de comercio interesa, fundamentalmente, al propio comerciante. A continuación analizaremos los beneficios que obtiene un comerciante al llevar los libros en forma regular.

A. Teneduría regular de libros

El comerciante debe seguir un orden uniforme de contabilidad en idioma español y tener los libros necesarios para tal fin. Esto significa que debe tener libros de comercio y llevarlos de acuerdo a las exigencias del Código de Comercio. Esta obligación nace y termina simultáneamente con el principio y fin del ejercicio profesional del comercio.

El régimen actual en materia de libros se encuentra establecido en las normas siguientes: Código de Comercio, Ley 16.060, Decreto 540/91 y Ley 16.781.

El Código de Comercio le impuso al comerciante la obligación de llevar los libros de comercio en el art. 44, inciso 2 y 3, del Código de Comercio. Se impone, asimismo, el tipo de libros que se lleva, su número y ciertos requisitos de teneduría para que tengan eficacia legal. El Código es liberal, no obstante, con relación a los métodos y sistemas contables. El comerciante puede adoptar cualquiera, sólo se exige regularidad (art. 54), que se lleven los libros que se consideran indispensables y un orden uniforme de contabilidad (art. 44).

Esta liberalidad cede en algunos casos. Para las sociedades anónimas se impone que hagan sus balances tipo. Los bancos deben ajustar sus balances a las instrucciones del Banco Central. También cede la liberalidad cuando se trata de presentar balances y cuentas de ganancias y pérdidas en la Dirección General Impositiva.

La Ley 16.060 admitió, sólo para las sociedades comerciales, que la reglamentación habilitase a llevar la contabilidad por los medios técnicos disponibles, en reemplazo o complemento de los libros obligatorios (art. 91, inc. 2).

Luego, por Decreto 540/91 se autorizó a las sociedades comerciales a llevar su contabilidad en hojas móviles o fichas microfilmadas.

Finalmente, la Ley 16.871 extendió a todos los comerciantes la posibilidad de reemplazar los libros obligatorios, por hojas móviles pre o post numeradas correlativamente o por fichas microfilmadas.

En resumen: hoy los libros constituyen un instrumento que puede utilizarse para llevar la contabilidad, pero no el único. La contabilidad también puede ser llevada mediante hojas móviles o fichas microfilmadas.

Por teneduría regular de libros, se denomina al procedimiento correcto de llevar los libros. Los libros, de acuerdo con las disposiciones legales, deben ser llevados cumpliendo con determinados requisitos intrínsecos y extrínsecos.

En primer lugar analizaremos cuáles son los libros que deben llevar los comerciantes, sean personas físicas o jurídicas y, en segundo lugar analizaremos cómo deben llevarse.

1. Libros obligatorios del comerciante individual y de las sociedades comerciales

a. Del comerciante:

Los libros que obligatoriamente debe llevar todo comerciante están dispuestos en el artículo 55 del Código. Ellos son el libro diario, el inventario y el copiador de cartas. Para las sociedades comerciales los libros de contabilidad son los mismos. Sin perjuicio de ellos, las sociedades comerciales deben llevar otros libros como por ejemplo, el libro registro de accionistas, el libro registro de acciones nominativas, el libro registro de acciones escriturales, y el libro registro de actas de asamblea.

Libro diario (art. 56)

En el libro diario, el comerciante asienta cada una de las operaciones que realiza diariamente. Refleja toda la actividad comercial del establecimiento y es considerado el eje de la contabilidad. Es un libro analítico porque considera todas las operaciones realizadas, una por una, separada, sucesiva y cronológicamente. Como excepción a este principio, algunos rubros, como los gastos domésticos, y las ventas de los comerciantes minoristas, se pueden asentar en globo o todas juntas al terminar el día.

Libro inventario (art. 59)

En este libro se asienta el inventario inicial de apertura de las actividades del establecimiento comercial. En él se detallan todos los bienes existentes a la fecha de comienzo de la actividad. Anualmente este libro se cierra, también, con un inventario de los bienes existentes al momento de cierre.

La descripción de los bienes debe ser exacta y corresponder al valor de los bienes inventariados. Dentro de los bienes deben considerarse los corporales y los incorporales tanto sean activos (créditos) como pasivos (débitos).

Libro copiador de cartas (art. 63)

El libro copiador de cartas no es un libro de contabilidad estrictamente. Es un registro de la correspondencia que recibe y envía el comerciante en el ejercicio de su actividad comercial. La conservación de la correspondencia en materia comercial es muy importante, porque por medio de ella pueden celebrarse contratos. La correspondencia remitida por el comerciante se registra en un orden cronológico. La que recibe el comerciante se guardan en el orden que éste estime adecuado, ya sea cronológicamente, por materias, o de acuerdo al origen de las mismas.

Para las sociedades comerciales, el decreto 540/91, en su artículo 5, autoriza sustituir el libro copiador de cartas, por la conservación y archivo de la correspondencia enviada.

Fuera de estos libros, hay otros que son de teneduría facultativa. Ellos son el libro de caja, el libro de compras, el libro de ventas, el libro de cuentas corrientes, el libro de deudores, el de acreedores etc. El Código sólo reconoce al libro de caja como libro auxiliar, los demás están impuestos por la práctica.

b. De las sociedades comerciales

Para las sociedades comerciales los libros de contabilidad obligatorios son los mismos que para el comerciante individual. La Ley de Sociedades Comerciales 16.060, en las normas de la Sección X sobre Documentación y Contabilidad, fundamentalmente, se refiere al inventario y al balance que se deben formular anualmente conteniendo normas precisas sobre su contenido.

Se establece que es obligación de los administradores de la sociedad, elaborar esos documentos y que, además, deberán preparar otros documentos que han de poner a consideración de los socios o accionistas de la sociedad. Estos los aprobarán o desaprobarán.

Libros de contabilidad

La normativa básica en materia de contabilidad societaria se encuentra en los dispuesto en el Código de Comercio, en la Ley de Sociedades y en el Decreto 540/91. Este último ha sido de fundamental importancia, por cuanto autorizó a que las sociedades comerciales reemplazaran los libros diario e inventario por hojas móviles pre o post numeradas, así como el empleo de fichas microfilmadas (art. 1). De modo que es facultativo de cada sociedad utilizar los libros con las formalidades extrínsecas prescritas en el Código de Comercio o manejarse con hojas móviles. Claro que las formalidades intrínsecas se mantienen.

* Libro diario

El art. 56 del Código de Comercio establece cuál es su contenido. De ese texto surge que el comerciante debe asentar en este libro cada una de las operaciones que realiza diariamente y todas esas

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