Metodologia De La Investigacion

Universidad de Oriente

Núcleo Anzoátegui

Escuela de Ciencias Administrativas y Contables

Extensión Cantaura

DISEÑO DE UN MANUAL DE CARGOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA DIRECCION DE INFORMACION Y RELACIONES PUBLICAS DE LA ALCALDIA DEL MUNICIPIO PEDRO MARIA FREITES DEL ESTADO ANZOATEGUI

Autores:

Fernández Jessica

Gutiérrez Karen

Medina Verónica

Montiel Lisbeth

Urbaez Arlex

Noviembre 2013

Capitulo I

Planteamiento del Problema

El manual de cargos y procedimientos es un documento que se prepara en una empresa con el fin de delimitar las responsabilidades y las funciones de los empleados, bajo el objetivo de describir con claridad las actividades realizadas en la empresa.

La Dirección de información y relaciones publicas se encarga de diseñar, coordinar y ejecutar políticas comunicacionales que permiten la difusión de la gestión del gobierno municipal de la Alcaldesa, así como de producir material informativo, impreso, audiovisual, publicitario y de promoción, incluyendo boletines de prensa, reportajes, publicaciones internas y externas (afiches, desplegables, trípticos), destinados a divulgar los logros de la gestión.

La ausencia del manual de cargos y procedimientos ha permitido funciones y responsabilidades compartidas que no solo redunda en perdidas de tiempo, sino también en la disolución de responsabilidades entre los funcionarios del departamento, imposibilitando la implantación de políticas de seguimiento en cuanto a los diversos procedimientos o funciones que se realizan de manera cotidiana.

Pues bien, se lograra mediante la creación de un manual de cargos y procedimientos una mejor organización en cuanto al aprovechamiento del recurso humano existente en el departamento, asignando de manera oportuna las funciones a cada uno indicando la forma correcta de hacerlas, para así optimizar los resultados bajo la combinación de eficiencia y eficacia.

El lograr mejorar el clima organizacional en la dirección es el propósito principal de la investigación, permitiéndole a su director(a) y empleados que hacer, cuando y donde para así aprovechar al máximo los potenciales y destrezas en la realización de sus labores cotidianas y tener claro que hacer cuando se les presente situaciones sobrevenidas, todo esto bajo una perfecta organización y un alto nivel de control y seguimiento.

El diseñar un manual de cargos y procedimientos es importante siempre que exista un compromiso y un apoyo racional en todos los niveles del departamento, ya que todos deben ser conscientes que estos documentos se aplican sin restricción alguna como miembros activos del departamento y dependerá de la organización la implantación.

Objetivo General

Diseñar un manual de cargos y procedimientos para la Dirección de Información y Relaciones Publicas de la Alcaldía del Municipio Pedro María Freites del Estado Anzoátegui.

Objetivos Específicos

1. Conocer a detalle los procedimientos y cargos existentes en la Dirección de Información y RRPP de la Alcaldía del Municipio Pedro María Freites.

2. Clasificar de manera clara las funciones y responsabilidades de cada miembro del departamento.

3. Especificar cada uno de los formatos que se manejan en el departamento y el trámite administrativo necesario para su elaboración.

4. Organizar la estructura del departamento, utilizando niveles de jerarquías.

5. Señalar las normas administrativas del departamento en cuanto a los procedimientos que realiza

Capitulo II

Marco Teórico Referencial

Un manual de funciones es un documento que se prepara en una empresa con el fin de delimitar las responsabilidades y las funciones de los empleados de una compañía. El objetivo primordial del manual es describir con claridad todas las actividades de una empresa y distribuir las responsabilidades en cada uno de los cargos de la organización. De esta manera, se evitan funciones y responsabilidades compartidas que no solo redunda en pérdidas de tiempo sino también en la dilución de responsabilidades entre los funcionarios de la empresa, o peor aun de una misma sección.

Aunque el manual de funciones es bastante conocido, es evidente que por si solo no tiene una aplicación práctica en una empresa sino se combina con una serie de elementos fundamentales que hacen de su implementación un proceso exitoso.

Los elementos que complementan un manual de funciones para proceder a su implementación son los siguientes:

• Manual de funciones y responsabilidades.

• Manual de procedimientos y diligenciamiento de formatos.

• Estructura orgánica de la Empresa.

• Manual de normas administrativas.

• Delineamientos o directrices de contratación de Personal.

• Reglamento laboral.

Aunque no se ha mencionado, es apenas obvio que para implementar exitosamente todos documentos en la realidad de la empresa, se requiere de un compromiso y un apoyo racional en todos los niveles de la organización. Es de recordar que no solo se requiere introducir en el proceso a todos los empleados de bajo nivel sino también a los empleados de mas alto rango, llámese gerentes, jefes de departamento, dueños, o accionistas administradores. Todos deben ser consientes de la importancia de estos documentos y también lo deben aplicar sin restricción alguna como miembros activos de la compañía. De no ser así, no vale la pena poner esfuerzos en un tema que de antemano no va a tener éxito.

MANUAL DE FUNCIONES

Este corresponde a un documento que se divide en los siguientes aspectos:

Descripción básica del cargo

El formato se encabeza describiendo el nombre del cargo, dependencia a la que pertenece y el cargo de su jefe inmediato.

Objetivo estratégico del cargo

Este ítem se refiere al la actividad genérica que define el grupo de funciones, actividades y responsabilidades por lo cual se hace necesario la existencia de dicho cargo en la estructura de la empresa.

En este punto se debe recalcar que la definición del objetivo debe ser concreta y que globalice en pocas palabras el grupo de funciones y responsabilidades del cargo.

Funciones básicas

En este numeral se deben incluir brevemente cada una de las funciones y responsabilidades básicas que describa adecuadamente los límites y la esencia del cargo.

Se debe tener en cuenta que en la descripción de las funciones básicas no se debe entrar en los detalles de "el como hacer para cumplir con las funciones", ya que este es un tema tratado al detalle en el manual de procedimientos y formatos,

Es importante al describir las funciones y las responsabilidades de forma tal que el jefe de dicho empleado pueda tener una forma objetiva de medir el grado de cumplimiento de cada una de las funciones básicas al momento de la evaluación periódica del trabajador. Esto con el fin de que al entregarle sus funciones al empleado, podamos tener un método sencillo de control de gestión sobre el cargo, ya que al final de cada período al empleado se le pueda evaluar su desempeño lo mas objetivamente posible.

Personal relacionado con el cargo.

En este ítem se parte de la ubicación del cargo dentro del organigrama de la empresa para determinar con que empleados o secciones debe interactuar para dar cumplimiento a sus funciones y responsabilidades asignadas.

Esta parte del formato también le permite al trabajador conocer la compañía y le da un panorama global del movimiento de la empresa entre sus diferentes secciones.

Perfil del Cargo

En este punto de la descripción del cargo, se refiere a cual sería el perfil óptimo o ideal del funcionario que debe ocupar un cargo.

Se debe aclarar con respecto a la descripción del perfil de cargo que este se requiere para poder realizar una adecuada selección de personal. Si bien es cierto que es muy difícil encontrar un empleado que cumpla a cabalidad con el perfil óptimo establecido para un cargo, esto si nos puede servir de base para seleccionar el aspirante mas adecuado en el proceso de selección.

Adicionalmente, después de conseguir el empleado mas adecuado para el cargo, al cruzar el perfil óptimo establecido con las características del empleado contratado (relación hombre – cargo), se puede organizar el programa de desarrollo individual del funcionario, esto en miras de terminar de adecuar al empleado con su cargo.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y FORMATOS

El manual de procedimientos y formatos se orientan a especificar ciertos detalles de las actividades que normalmente se ejecutan en una empresa con el fin de unificar criterios al interior de la empresa, a recuperar la información de la forma mas adecuada asegurando su calidad y por último agilizar la circulación de la información para que esta llegue oportunamente a las secciones que la requieren.

Cuando se trata de definir un nuevo formato, se deben tener en cuenta varios aspectos:

• El perfil del funcionario o

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