REGLAMENTO DE CLASIFICACIÓN Y CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS QUE SE ORIGINAN EN LA ADMINISTRACIÓN GENERAL FINANCIERA DE LA UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR

REGLAMENTO DE CLASIFICACIÓN Y CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS QUE SE ORIGINAN EN LA ADMINISTRACIÓN GENERAL FINANCIERA DE LA UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR

-PROYECTO-

La Norma de Control Interno 40504 Documentación de respaldo y su archivo establece:

“Toda entidad pública dispondrá de evidencia documental suficiente, pertinente y legal de sus operaciones. La documentación sustentatoria de transacciones financieras, operaciones administrativas o decisiones institucionales, estará disponible para acciones de verificación o auditoria, así como para información de otros usuarios autorizados en ejercicio de sus derechos.

Toda las operaciones financieras estarán respaldas con la documentación de soporte suficiente y pertinente, esto permitirá la identificación de la transacción ejecuta y facilitara su verificación, comprobación y análisis.

La documentación sobre operaciones, contratos y otros actos de gestión importantes debe ser íntegra, confiable y exacta, lo que permitirá su seguimiento y verificación, antes, durante o después de su realización por los auditores internos o externos.

Corresponde a la administración financiera de cada entidad establecer los procedimientos que aseguren la existencia de un archivo adecuado para la conservación y custodia de la documentación sustentatoria, tales como: ingresos de cajas, comprobante de pago, facturas, roles, contratos, entre otros, los que deben ser archivados en orden cronológico y secuencial y se mantendrán durante el tiempo que fijen las disposiciones legales vigentes.

Los documentos de carácter administrativo estarán organizados de conformidad al sistema de archivo adoptado por la entidad, el que debe responder a la realidad y necesidades institucionales. Es necesario reglamentar la clasificación y conservación de los documentos de uso permanente y eventual, el calificado como histórico y el que ha perdido su valor por haber dejado de tener incidencia legal, técnica, financiera, estadística o de otra índole.

La evaluación de toda la documentación y la destrucción de aquella que no se la utiliza se hará de conformidad a la reglamentación interna de cada entidad, con la intervención de una comisión que se encargue de analizar, calificar y evaluar toda la información existente y determinar los procedimientos a seguirse, los períodos de conservación de la documentación, los datos relacionados con el contenido, período, número de carpetas o de hojas y notas explicativas del documento”.

Art. 1.- Objetivo del Presente Reglamento.- Normar procedimientos de organización y administración de documentos de archivo de la Dirección General Financiera de la Universidad Central del Ecuador, su uso y aplicación es obligatorio.

Para todo lo relacionado con expedientes, documentación y archivo, se estará a lo previsto en artículo 156 del Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas, así como a las siguientes normas técnicas emitidas por la Contraloría General del Estado: 405-04 Documentación de respaldo y su archivo, 402-03 Control previo al devengado, 405-07 Formulario y documentos, 405-02 Organización del Sistema de Contabilidad Gubernamental.

Art 2.- Finalidad.- Contar con un instrumento normativo que estandarice los procedimientos técnicos y administrativos del manejo de documentos del archivo contable, los mismos que deberán garantizar su accesibilidad y preservación.

Art 3.- Archivo contable, concepto.- Lo constituye el conjunto de la documentación original, consistente en libros de contabilidad, registros contables, libros y registros sociales, documentos de contabilización o de afectación contable, justificativa y comprobatoria del ingreso y gasto públicos. Forman parte de este archivo la información generada por el sistema en línea de gestión financiera e-SIGEF.

UNIDADES Y TIPO DE DOCUMENTOS:

DIRECCIÓN GENERAL FINANCIERA

Correspondencia

ÁREA CONTABILIDAD

Correspondencia

CUR y documentación de respaldo

Fondos de Caja Chica, Específicos y Rotativos

Anticipos

ÁREA PRESUPUESTO

Correspondencia

Certificaciones

CURS de compromiso

Reformas

ÁREA: NÓMINAS

Correspondencia

Roles de Pago

Planillas Aportes al IESS

Personal contratado

ÁREA TESORERÍA

Correspondencia

Comprobantes de Impuesto a la Renta Relación de Dependencia

Comprobantes de Retención en la Fuente

Declaración de Impuestos

Recaudaciones

Garantías

Art. 4.- Competencia.- El Director General Financiero, el personal encargado del manejo, administración, custodia de documentos y archivos, serán los responsables de acatar y dar cumplimiento a lo estipulado en el presente Reglamento Interno.

El presente Reglamento Interno, establece normas y procedimientos técnicos que regulan el ingreso, registro, organización, descripción, inventario, transferencia, concentración, uso, custodia, localización y destino final de los documentos que constituyen el fondo documental que producen en el  cumplimiento de sus competencias y funciones las Unidades Académicas y Administrativas  de la Universidad Central del Ecuador.

Art.5.- Actualización del Reglamento.- La actualización del presente Reglamento Interno, procederá en caso de que sean modificadas, la legislación aplicable, los procedimientos y/o los sistemas operativos, entendiéndose por actualización cualquier adición, modificación, sustitución o cualquier otro cambio que altere la estructura o contenido de la versión aprobada y será de competencia del personal responsable de la organización y administración de los Archivos para lo cual:

1. El Director General Financiero y el responsable del Archivo, realizará evaluaciones periódicas de la aplicación del Reglamento Interno, cuyos informes serán considerados pertinentes para introducir los cambios necesarios.

1. El Director General Financiero y los Jefes Departamentales, por iniciativa propia o sugerida por el responsable del archivo, formulará las recomendaciones para los cambios, a fin de corregir las deficiencias, mejorar o modernizar.

La Dirección General Financiera deberá presentar de manera razonada ante la Comisión Económica las actualizaciones para su aprobación.

1. Una vez aprobado el Reglamento Interno, se distribuirá a la Unidades. Su revisión será periódica y  debe mantenerlo permanentemente actualizado.

Art. 6.- Funciones del Archivo Contable.-

1. Coordinar la aplicación correcta del presente reglamento con las Jefaturas Departamentales de la Dirección General Financiera.

1. Digitalizar, seguir y controlar los documentos de respaldo tanto de ingresos como de pagos.

1. Cumplir las directrices establecidas por el Director General Financiero.
2. Organizar, clasificar, foliar y archivar la documentación que ha finalizado el trámite.

1. Conservar la documentación según establece el Artículo 156.- Retenciones y Registro del Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas.

1. Atender las solicitudes de información tanto de las unidades académicas y administrativas, que hayan sido aprobados por el Director General Financiero.

1. Prestar, controlar y recuperar los documentos solicitados por los funcionarios de la Universidad Central del Ecuador a través de un registro.

1. Evaluar periódicamente la documentación para su permanencia, eliminación o envío al archivo  pasivo, en base a los procedimientos establecidos en el presente reglamento.

1. Preparar las transferencias documentales según normas establecidas en el presente reglamento y llevar el inventario de archivos actualizado.

Art. 7.- Certificación de Documentos.- El Secretario General es la autoridad legalmente autorizada para certificar documentos a nombre de la Universidad Central del Ecuador. Por ningún concepto los funcionarios en general podrán firmar documentos sin contar con la respectiva autorización o delegación.

1. Toda solicitud de fotocopia de documentos vinculados a la gestión institucional, deberá ser copia certificada únicamente por el Secretario General o su delegado.

1. Cuando la fotocopia provenga de un documento original que reposa en los archivos de la Entidad, el Secretario General o su delegado certificarán que es “fiel copia del original”.

1. Cuando la fotocopia provenga de una copia de un documento que reposa en los archivos de la entidad, el Secretario General o su delegado certificarán que es “fiel copia de la compulsa”.

1. Se podrá proporcionar copia digital de los documentos que se encuentran almacenados en el sistema informático con la debida autorización de la autoridad competente.

Art.8.- Procedimientos del Archivo.- Los procedimientos del archivo de aplicación general tienen como finalidad mantener la documentación debidamente organizada, inventariada y accesible para el uso de las unidades académicas y administrativas de la Universidad Central del Ecuador.

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