Reingeniería: 7 principios para la transformación de procesos

Principios de reingeniería.

La reingeniería trata de lograr un mejoramiento significativo en los procesos, de manera que se cumplan los requerimientos del cliente en cuanto a calidad, rapidez, innovación, personalización y servicio. Hammer ha propuesto siete principios o reglas para la reingeniería y la integración.

Regla 1. Organizar alrededor de los resultados, no de las tareas.

Varias tareas especializadas que previamente desempeñaban diferentes personas deben combinarse en un solo trabajo. Esto lo podría hacer un "trabajador de caso" individual o un "equipo de caso". El nuevo trabajo debe incluir todos los pasos en un proceso que genere un resultado bien definido. Organizarse alrededor de los resultados elimina la necesidad de que el trabajo pase de mano en mano, lo que da como resultado un aumento en la rapidez, la productividad y la actitud de respuesta del cliente. También proporciona un solo punto de contacto bien informado para el cliente.

Regla 2. Hacer que quienes utilizan el resultado del proceso realicen ellos mismos dicho proceso.

En otras palabras, el trabajo debe hacerse en donde tiene más sentido llevarlo a cabo. Así, las personas más cercanas al proceso desempeñan realmente el trabajo, cambiándolo a través de las fronteras tradicionales tanto al interior como entre organizaciones. Por ejemplo, los empleados pueden hacer algunas compras sin pasar necesariamente por el departamento de compras, mientras que los clientes pueden hacer por sí mismos sencillas tareas de reparación y los proveedores pueden administrar el inventario de partes. Reubicar el trabajo de esta forma elimina la necesidad de coordinar a quienes desempeñan y utilizan un proceso.

Regla 3. Fusionar el trabajo de procesamiento de la información con el trabajo real que produce la información.

Esto quiere decir que las personas que recopilan la información también deben ser responsables de su procesamiento. Con ello se minimiza la necesidad de que otro grupo concilie y procese esa información y se reducen considerablemente los errores al disminuir el número de puntos de contacto externos de un proceso. Un departamento típico de cuentas por pagar que concilia los pedidos de compras, las notificaciones de recepción y las facturas del proveedor es un buen ejemplo. Al eliminar la necesidad de las facturas mediante el procesamiento de los pedidos y la información de recepción en línea, gran parte del trabajo que se hace en la función tradicional de cuentas por pagar se vuelve innecesaria.

Regla 4. Tratar los recursos geográficamente dispersos como si estuvieran centralizados.

En la actualidad, la tecnología de la información hace que el concepto de las operaciones híbridas centralizadas/descentralizadas sea una realidad. Esto facilita el procesamiento paralelo del trabajo mediante unidades organizacionales separadas que desempeñan el mismo trabajo, mejorando al mismo tiempo el control general de toda la compañía. Por ejemplo, las bases de datos y las redes de comunicación centralizadas permiten en la actualidad que las compañías estén conectadas con unidades separadas o con el personal de campo individual, proporcionándoles economías de escala sin descuidar su flexibilidad y su actitud de respuesta hacia los clientes.

Regla 5. Vincular las actividades paralelas, en vez de integrar sus resultados.

El concepto de integrar únicamente los resultados de las actividades paralelas que a la larga convergen en un punto es la causa principal de la repetición del trabajo, de los costos elevados y de las demoras en el resultado final del proceso total. Esas actividades paralelas deben vincularse y coordinarse continuamente durante el proceso.

Regla 6. Colocar el punto de decisión en donde se desempeña

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