Sistema De Automatizacion

Automatización del sistema de facturación e inventario de “Impresiones Barría”

Alcides P. González Poveda alcidesgonzalez16@gmail.com

1. Introducción

2. Aspectos generales del proyecto

3. Diseño de la investigación

4. Resultados de la investigación

5. Presentación del sistema actual

6. Sistema propuesto

7. Conclusiones y recomendaciones

8. Bibliografía

9. Anexos

INTRODUCCIÓN

El desarrollo de sistema no es una actividad mecánica. No existen secretos mágicos para alcanzar el éxito; tampoco hay herramientas, técnicas o métodos perfectos. Para conseguir la seguridad suficiente, han de dominarse las técnicas precisas. Pero la aplicación completa y consistente de dichas técnicas aún deja bastante lugar a la inspiración.

Independientemente del objetivo o funcionamiento de un negocio, todo miembro de una empresa habrá de encontrarse en algún momento, con los analistas de sistemas, este no es más que el que estudio los problemas y necesidades de una empresa para determinar cómo podrían combinarse los recursos humanos, los procesos, los datos, las comunicaciones y la tecnología para obtener mejoras en la empresa.

Los sistemas de empresas apoyan, y a veces automatizan, las operaciones diarias. Los sistemas de información generan la información que ayuda a los directivos a resolver problemas y a tomar decisiones inteligentes. Los sistemas de empresa y de información evolucionan rápidamente para convertirse hoy día en un mismo sistema.

Hay que tener presente que antes de estudiar el proceso de construcción de sistemas, es preciso comprender claramente el producto que se está intentando elaborar. Además que lo que queremos es asegurar que los objetivos que establezcamos respondan a los problema y a las oportunidades que hemos descubierto en el sistema actual.

Nuestro proyecto consiste en analizar el sistema actual de facturación e inventario de mercancía de Impresiones Barría y hacerles una propuesta que automatice el sistema manual que llevan actualmente dándoles a conocer los beneficios de este sistema y los que les mejorará el surtido de mercancía, atención al cliente y mayor eficiencia en la obtención de los productos o artículos que están por agotarse.

Dicho proyecto consta de seis (6) capítulos, el capítulo primero constará de las generales del proyecto donde analizamos la situación actual del sistema, su cobertura, alcances y los objetivos que nos llevarían a la solución y mejoramiento del sistema actual, el segundo capítulo contiene los instrumentos o herramientas a utilizar para recabar la información necesaria para el desarrollo de nuestro proyecto, un tercer capítulo que es uno de los fuertes ya que consiste en el análisis de los resultados obtenidos de las herramientas aplicadas a los usuarios y funcionarios de la empresa.

Contiene un capítulo cuatro que es la presentación del sistema actual que contempla la empresa en el momento que nos adentramos en el análisis del sistema, se detalla, se identifica la comunidad de usuarios, las entradas y salidas del mismo, además la diagramación de los DFD’S del sistema, como el de contexto, general y de detalle, etc. El capítulo quinto se nos hizo más extenso ya que es la propuesta del sistema automatizado de facturación e inventario de Impresiones Barría, donde tenemos que convencer porque es buena y necesaria la implementación. Se realizó una serie de pantallas de cómo nos gustaría que funcionará el sistema propuesto, además se plantean los costos y beneficios estimados, las diferentes viabilidades, corroborando que nuestro proyecto es viable tanto técnicamente, operativamente y económicamente.

Y por último el capítulo sexto que contiene las conclusiones, recomendaciones, anexos y bibliografía utilizada para la confección del proyecto.

Esperando que nuestro proyecto sirva para generaciones futuros y para la resolución del problema propuesto, le presentamos a continuación el desarrollo del mismo.

CAPÍTULO I

ASPECTOS GENERALES DEL PROYECTO

1.1 ANTECEDENTES DEL PROBLEMA.

Hoy tenemos un reto que forma parte de nuestro desarrollo profesional que es llevar a cabo el desarrollo de un proyecto de análisis de un sistema de inventario de mercancía que en estos momentos se hace de forma manual en una micro empresa de la localidad.

Reseña Histórica:

Impresiones Barría, nace de la idea de dos jóvenes hermanos en emprender como dueños de su propio negocio que brindara a la comunidad soluciones de servicios de fotocopiado, imprenta, venta de artículos escolares y usos varios del computador, para así darse a conocer en el mercado.

Dicha empresa comienza labores un 1 de febrero de 1997, junto a sus dueños y socios la Lic. Omaira Barría de Brugos y Luís Barría, en aquel momento la empresa solo contaba con ellos como colaboradores del negocio los cuales se turnaban para cubrir las horas de trabajo, poco a poco fueron integrando jóvenes de la localidad y vecinos al local brindándoles una oportunidad de trabajo.

Días tras día Impresiones Barría sigue actualizándose en vías de mejorar y poder ofrecer un mejor servicio a sus clientes y estos se sientan satisfechos, por lo que en estos momentos ofrecen servicio de cyber café.

Impresiones Barría está ubicado en el Corregimiento de Chitré cabecera, en la Barriada Santa Rita, frente al Centro Regional Universitario de Azuero, más allá de ser una empresa de servicios, la misma también es un apoyo a la comunidad ya que le da la oportunidad a personas ya sean vecinos o estudiantes a tener una oportunidad de trabajo y tomar experiencia que es tan importante en el desarrollo personal.

1.2 SITUACIÒN O ESTADO ACTUAL DEL PROBLEMA.

El éxito de una investigación, encaminada a la solución de un problema depende de un análisis bien detallado, conciso y verás de toda la información utilizada para dicho análisis, orientada siempre a un punto especifico el cual no podemos obviar si deseamos un resultado que determine la solución de un problema.

Consientes del problema que presentan muchas empresas de la región en cuanto a la optimización, control y administración de sus productos, un grupo de estudiantes de la Facultad de Informática, Electrónica y Comunicaciones, específicamente de la Licenciatura en Informática del Centro Regional Universitario de Azuero, hicimos énfasis especialmente en una empresa dedicada a diversos aspectos como lo son: Imprenta, servicio de Internet, venta de útiles escolares, de oficina y otros servicios como ventas al por mayor y menor, cuyo nombre es, Impresiones Barría.

Actualmente Impresiones Barría lleva el inventario de mercancía manualmente, capturando y archivando las facturas de aquellos productos que compran a distribuidores o suplidores como el papel que lo piden vía telefónica a una empresa en Panamá la cual les factura y le envía la mercancía y luego la dueña de Impresiones Barría procede ha realizar el deposito del dinero en un banco de localidad y envía vía fax la copia del slip de depósito como constancia de cancelación de la mercancía, otros productos como tarjetas de celular son compradas y pagadas ya sea en efectivo o cheque, otros materiales son comprados en Rodelag al crédito y el control que se lleva es que las facturas se tiene a la vista para ver la fecha de término de la mismas.

Los productos o servicios que se venden en el local no tienen un tipo especifico de control es por ello que hemos decidido realizar un análisis y brindar un propuesta en la confección de un sistema automatizado del inventario de los productos del local para así tengan un mejor aprovechamiento de ellos y puedan llevar un control de la mercancía con que cuentan y en cierto modo brindar un mejor servicio con el surtido de la mercancía.

Se surte la mercancía cuando se agotan, algo que notamos que les pasa muy frecuente que por no llevar un control de los artículos de uso del local como por ejemplo: los toner de las impresoras y fotocopiadoras en muchos de los casos pasan todo un día sin poder ofrecer el servicio de fotocopiado por que se quedan sin tinta para realizar las impresiones y de repente esto se da por no llevar el control de cada cierto tiempo se debe cambiar los toner, es aquí donde nos llamo la atención del porque brindarles un análisis de su sistema inventario.

Impresiones Barría además cuenta en su local con una pequeña refresquería en donde venden sodas, galletas, paletas, helados, galletas saladas, confites, etc., esta es surtida un vez a la semana o dependiendo de la cantidad de productos que se tenga, si hay suficiente puede que se compre de quince en quince días, corriendo el riesgo que se agoten los productos.

1.3 SUPUESTOS GENERALES.

Con la automatización y el mejoramiento del inventario de mercancía de Impresiones Barría se organizará y mejorará el funcionamiento, rendimiento y productividad de los insumos de la empresa.

1.4 OBJETIVOS.

1.4.1 OBJETIVO GENERAL.

 Automatizar el sistema de inventario de Impresiones Barría de tal forma que se haga más fácil el conteo de la mercancía existente para la venta.

1.4.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS.

 Reconocer la utilidad y la necesidad de realizar inventarios en la empresa.

 Mejorar el sistema de inventario con la finalidad de conocer el estado de mercancía de la empresa.

 Garantizar la eficiencia del sistema de inventario automatizado.

 Organizar el sistema de inventario de tal manera que se tenga disponible la cantidad de artículos

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