Teoria Del Sistema

2. DEFINICIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN - SIG

Para poder entender cuál es el propósito del SISTEMA INTEGRADO DE

GESTIÓN - SIG, lo primero que debemos tener claro son los conceptos de

SISTEMA, GESTIÓN y SISTEMA DE GESTIÓN; para lo cual se han tomado

como referentes, las definiciones que nos da la Guía de Armonización del

Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 con la Norma Técnica de

Calidad en la Gestión Pública - NTCGP 1000:2004, expedida por el DAFP y la

Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., así:

SISTEMA:

“Interrelación mutua que se establece entre los elementos que componen un

todo y que conducen al logro de objetivos”.

y,

GESTIÓN:

“Conjunto de acciones que permiten interrelacionar cada uno de los elementos

con el fin de dirigir las organizaciones”.

Si integramos estos dos conceptos, podemos precisar que:

SISTEMA DE GESTIÓN:

“Conjunto de actividades que, interrelacionadas y a través de acciones

específicas, permiten definir e implementar los lineamientos generales y de

operación de las entidades públicas”.

Así las cosas, podemos definir tres (3) aspectos básicos, QUÉ ES, QUÉ HACE

Y PARA QUE SIRVE EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN - SIG en las

Entidades del Distrito Capital, así:

¿QUÉ ES EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN - SIG?

Tal como lo define la Guía Nacional para la Simplificación, el Mejoramiento y la

Racionalización de Procesos, Procedimientos y Trámites, expedida por el

DAFP y la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.:

“Es un conjunto de actividades mutuamente relacionadas que tienen por

objetivo orientar y fortalecer la gestión, dar dirección, articular y alinear

conjuntamente los requisitos de los Subsistemas que lo componen (Gestión de

Calidad, Modelo Estándar de Control Interno, Gestión Ambiental, Gestión de

Desarrollo Administrativo, entre otros)”.

A esta definición podríamos adicionarle transversalmente las Políticas de

Racionalización, Simplificación, Estandarización y Automatización de Trámites;

las cuales llevan inmersa la Estrategia de Gobierno en Línea, y además

sumarle el Sistema Nacional de Servicio al Ciudadano. Para mayor comprensión, se ilustra en la Gráfica No. 7. Integración de los

Sistemas, que forman parte del Sistema Integrado de Gestión Pública, así:

Gestión

y

Control

SISTEMA

DE

CONTROL

INTERNO

SISTEMA DE DESARROLLO

ADMINISTRATIVO

SISTEMA

DE

GESTIÓN

DE CALIDAD

SIG

Gráfica No. 7. Integración de los Sistemas

Política Antitrámites y

Estrategia de Gobierno en Línea

Programa Nacional de

Servicio al Ciudadano

¿QUE HACE EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN - SIG?

El Sistema Integrado de Gestión - SIG, como su nombre lo indica integra de

manera armónica y complementaria el Modelo Estándar de Control Interno -

MECI 1000:2005, la Norma Técnica de Calidad - NTCGP 1000:2009 y el Plan

de Desarrollo Administrativo - PDA, conforme a los lineamientos establecidos

en la Ley 87 del 29 de Noviembre de 1993 y su Decreto Reglamentario 1599

del 20 de Mayo de 2005; en la Ley 872 del 30 de Diciembre de 2003 y su

Decreto Reglamentario 4485 del 18 de Noviembre de 2009; y, en la Ley 489 del

29 de Diciembre de 1998 y su Decreto Reglamentario 3622 del 10 de Octubre

de 2005, respectivamente.

Adicionalmente, y de manera transversal integra los lineamientos de la Ley 962

del 8 de Julio de 2005 y su Decreto Reglamentario 1151 del 14 de Abril de

2008, y los lineamientos del Decreto Reglamentario 2623 del 13 de Julio de

2009.

Para mayor comprensión se ilustra en la Gráfica No. 8. Integración de las

Normas, que forman parte del Sistema Integrado de Gestión Pública, así:Gestión

y

Control

Ley 87 de

1993

(D. 1599

de 2005)

Ley 489 de 1998

(D. 3622 de 2005)

Ley 872 de

2003

(D. 4485 de

2009)

SIG

Gráfica No. 8. Integración de las Normas

Ley 962 de 2005

(D. 4669 de 2005 y D 1151 de 2008)

D. 2623 de 2009

¿PARA QUE SIRVE EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN - SIG?

El Sistema Integrado de Gestión - SIG sirve para lograr la satisfacción de las

necesidades, expectativas y requisitos de los clientes, partes interesadas,

usuarios, comunidad, beneficiarios o destinatarios del servicio, dado que las

tres (3) normas que lo integran (MECI 1000:2005, NTCGP 1000:2009 y

SISTEDA 2005) tienen elementos comunes (compatibles) que al ser ejecutados

de manera organizada y coordinada con procesos de mejoramiento continuo,

ayudan no solo a alcanzar los objetivos específicos de cada Sistema, sino a

cumplir la obligación legal de su implementación.

Para mayor claridad, a continuación se ilustra el presente concepto en la

Gráfica No. 9. Propósito del Sistema Integrado de Gestión Pública, así:PLANES

PERSONAS

REQUERIMIENTOS SATISFACCIÓN

Políticas, Objetivos, Estrategias,

Metas, Normas, Procesos,

Actividades, Procedimientos,

Tareas, Controles, Indicadores,

Sistemas de Información,

Comunicación y Planes de

Mejoramiento

FUNCIÓN

ADMINISTRATIVA

POLÍTICAS

MISIÓN

VISIÓN

MECI 1000:2005 – NTCGP 1000:2009 – SISTEDA 2005

SIG

USUARIO USUARIO

Gráfica No. 9. Propósito del SIGESPU

3. CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN - SIG

El Sistema Integrado de Gestión - SIG, tendrá las siguientes características:

 Integralidad: Las acciones en pro del mejoramiento institucional son

integrales, por lo tanto atienden todas las dimensiones definidas en las

normas que regulan los sistemas antes citados.

 Compatibilidad: Condición bajo la cual el cumplimiento de los requisitos

de un Sistema de Gestión de la Calidad permiten la implementación, sin

conflictos, de otro sistema de gestión o de control, es decir es posible

implementarlos de manera integrada.

 Complementariedad: Debe existir complementariedad en todas las

acciones de mejoramiento institucional.

 Transversalidad: Una acción de mejoramiento institucional se puede

desarrollar transversalmente en dos o más elementos de los sistemas que

integran el SIG.

 Representatividad: Para efecto de las auditorías internas o externas, cada

una de las acciones de desarrollo del SIG, representan el desarrollo de los

sistemas que lo conforman, bajo los principios de la eficiencia y la

economía.

4. INSTANCIAS DE DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA

INTEGRADO DE GESTIÓN - SIG

El Sistema Integrado de Gestión - SIG, tendrá las siguientes Instancias de

desarrollo e implementación: Dirección y Orientación: La dirección y orientación del SIG, será

responsabilidad del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno

- CCSCI.

 Ejecución: Corresponde a los Jefes de las Dependencias, hacer efectiva la

ejecución de las políticas definidas por la instancia de dirección y

orientación.

 Operación: Será responsabilidad de los Grupos de Mejoramiento de

Procesos, implementar las acciones que desarrolla el SIG.

 Apropiación: Corresponde a cada uno de los funcionarios de la

Administración del Distrito Capital apropiar las acciones que desarrolla el

SIG.

 Evaluación: Corresponde a la Oficina de Control Interno, realizar la

evaluación al avance y desarrollo en la implementación del SIG.

5. ARTICULACIÓN CON EL PROCESO ADMINISTRATIVO

Para entender cuál es el alcance del Sistema Integrado de Gestión - SIG en las

Entidades Distritales, es fundamental conocer que es el PROCESO

ADMINISTRATIVO, ya que el SIG lo impacta en todos sus elementos, para lo

cual nos debemos hacer la siguiente pregunta:

¿QUÉ ES EL PROCESO ADMINISTRATIVO?

Es la secuencia lógica de actividades que adelanta la Entidad Pública del

Distrito Capital en relación con los siguientes elementos: Dirección, Planeación,

Organización, Ejecución y Evaluación (Seguimiento y Control), tal como se

muestra en la Gráfica No. 10. Elementos del Proceso Administrativo, a

continuación:5. EVALUACIÓN

(Seguimiento y

Control)

VERIFICA Y REALIZA EL

SEGUIMIENTO A LA GESTIÓN

1. DIRECCIÓN

DEFINE LAS POLITICAS, OBJETIVOS Y

METAS INSTITUCIONALES

2. PLANEACIÓN

ARTICULA Y ORIENTA LAS

ACCIONES PARA EL LOGRO DE

LOS OBJETIVOS

INSTITUCIONALES

3. ORGANIZACIÓN

DISTRIBUYE LAS FUNCIONES Y

COMPETENCIAS CON MIRAS AL

LOGRO DE LOS OBJETIVOS

INSTITUCIONALES

4. EJECUCIÓN

DESARROLLA LAS ACTIVIDADES

DETERMINADAS EN EL PROCESO DE

PLANEACION

Gráfica No. 10. Elementos del Proceso Administrativo

En relación con el Proceso Administrativo, el artículo 10° del Decreto 2145

del 4 de noviembre de 1999, incluye las siguientes definiciones de dichos

elementos:

“Artículo 11. Dirección: El Nivel Directivo define las políticas, objetivos y metas corporativas a

alcanzar durante los periodos constitucionales y legales correspondientes, como marco de

referencia para la definición de los planes indicativos y de acción”.

Es importante destacar que todo el nivel directivo debe ejercer liderazgo

permanente para asegurar la implementación del SIG, a través de la

motivación, la comunicación y la supervisión.

“Artículo 12º. Planeación: La planeación concebida como una herramienta gerencial que

articula y orienta las acciones de la entidad, para el logro de los objetivos institucionales en

cumplimiento de su misión particular y los fines del Estado en general, es el principal referente

de la gestión y marco de las actividades del control interno puesto que a través de ella se

definen y articulan las estrategias, objetivos y metas”.

La definición de la misión y la visión institucional con base en el objetivo

constitucional y legal para la cual fue creada la Entidad Pública del Distrito

Capital, son el punto de partida del elemento planeación. Todo el SIG fue

diseñado en forma coherente con tales propósitos. Los directivos de primer

nivel deben ejercer liderazgo para definir adecuadamente y en forma oportuna

los planes y programas de la Entidad Pública Distrital.

“Artículo 13. Organización: Función básica de la gestión gerencial, que consiste en realizar la

división y distribución de funciones y competencias asignadas, con miras a lograr los fines y

objetivos institucionales y del Estado”.

En forma coherente con lo establecido en el elemento planeación, se debe

definir el modelo de operación por procesos (mapa estratégico de procesos o cadena de valor) y la estructura funcional a partir de los procesos más

adecuados para lograr los objetivos propuestos.

“Artículo 14. Ejecución: Implica el desarrollo de las actividades de la organización,

determinadas en el proceso de planeación, que contribuyen al logro de los objetivos

corporativos establecidos, mediante la aplicación y/o combinación adecuada de procesos,

procedimientos, métodos, normas, recursos, sistemas de comunicación, información y

seguimiento”.

Uno de los aspectos de mayor importancia para lograr los objetivos y metas

institucionales es el liderazgo necesario para velar porque todo aquello que se

planeó se haga en la forma prevista.

“Artículo 15. Evaluación: Este componente es el complemento fundamental de la planeación,

consistente en la verificación y seguimiento a la gestión dándole dinamismo al proceso

planificador y facilitando la retroalimentación de las actividades, la toma de decisiones y la

reorientación de las acciones para garantizar el logro de los resultados previstos”.

El elemento evaluación comprende un conjunto de mecanismos de seguimiento

y control que al operar interrelacionadamente, permiten valorar en forma

permanente la efectividad del SIG en la Entidad Pública del Distrito Capital; la

eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos; el nivel de ejecución de los

planes y programas, los resultados de la gestión, detectar desviaciones,

establecer tendencias y generar recomendaciones para orientar las acciones

de mejoramiento de la Corporación.

El ejercicio del SIG, por lo tanto, no es un evento aislado, es más bien una

serie de acciones que ocurren de manera permanente a través del

funcionamiento y operación de cada Entidad del Distrito Capital, debiendo

reconocerse como un componente integral de cada dependencia o parte

inherente a la estructura administrativa y operacional existente.

Conforme a lo anterior, podríamos concluir que los elementos del PROCESO

ADMINISTRATIVO, forman parte del CICLO BÁSICO DE LA GESTIÓN

(Planear, Hacer, Verificar y Actuar), de la siguiente manera:

Los elementos DIRECCIÓN, PLANEACIÓN y ORGANIZACIÓN, forman parte

del PLANEAR;

El elemento EJECUCIÓN, forma parte del HACER;

El elemento EVALUACIÓN, forma parte del VERIFICAR; y,

Como consecuencia de su aplicación se genera el ACTUAR.

Pero:

¿QUÉ ES EL CICLO BÁSICO DE LA GESTIÓN?

Teniendo claridad cuál es la relación del SIG con el PROCESO

ADMINISTRATIVO, es necesario identificar que el SIG parte de una estrategia

gerencial conocida como el CICLO PHVA, CICLO DEL MEJORAMIENTO CONTINUO O DEMING, el cual corresponde a las iníciales de cuatro (4)

actividades que deben ser desarrolladas de manera secuencial, que como ya

mencionamos son PLANEAR, HACER, VERIFICAR y ACTUAR.

Para mejor claridad conceptual del PHVA es importante definirlo tal como lo

establece la Guía de Armonización del MECI 1000:2005 con la NTCGP

1000:2009 expedida por el DAFP y la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., así:

“Planear: Lo primero que se debe establecer es el camino, es decir, la

definición de las políticas y el establecimiento de un plan de acción. Hacer:

Estos lineamientos deben llevarse a la práctica. Verificar: Una vez puesto en

marcha lo planeado, se debe evaluar y monitorear el grado de cumplimiento de

los planes establecidos. Actuar: De acuerdo a los resultados obtenidos, debe

implementar acciones correctivas o de mejoramiento”.

Así las cosas, es importante precisar que el SIG comparte la adopción de un

enfoque basado en procesos, con base en el Ciclo PHVA, el cual consiste en

identificar y gestionar de manera eficaz numerosas actividades relacionadas

entre sí, la manera como se relacionan sinérgicamente los elementos de cada

Sistema para el logro de los objetivos, lo cual se puede visualizar en la Gráfica

No. 11. Ciclo PHVA, Ciclo del Mejoramiento Continuo o Deming, a

continuación:

El Ciclo PHVA

Mediciones

- Satisfacción del Cliente

- Productos

- Procesos

-Auditorías internas

...