TIPOS Y PREPARACIONES DE REUNIONES.

TIPOS Y PREPARACIONES DE REUNIONES

Planteamiento de una reunión:

Es el conjunto de personas reunidas físicamente en un local para tratar un tema coordinado por un conductor. O también, Es la congregación de individuos que se constituyen en un espacio para tratar un tema coordinado por un conductor.

Aspectos: Una reunión debe tener 3 partes

Aspectos Generales

Preparación:

- Darse la tarea de investigar si es necesaria la reunión, en caso contrario recurriríamos a una comunicación oral o escrita

- Clasificar objetivos (Tener claro los objetivos)

- Plan de reunión (Aquí se define con que tema se va empezar)

- Notificar con anticipación y dando información requerida (Para que la gente se dé cuenta a lo que va)

.-Lista de materiales (Que es lo que se va hacer)

Desarrollo

- Crear un clima de entusiasmo y confianza para poder trabajar

- Ubicar asientos en ¨U¨

-Asegurarse de que alguien capaz tome nota

- Que el coordinador cuide su expresión (para los acuerdos)

- No acaparar la palabra, animar a todos a participar

- Hablar en voz alta y clara corporal

-Hacer síntesis de las opiniones para obtener conclusiones

- Uso adecuado del humor

- Mantenerse serenos en conflictos

-saber desbloquear la sesión

Conclusión

- Síntesis final

- Agradecer al grupo

- Acordar ante todos la siguiente reunión

- Hacer llegar una síntesis de la reunión

Reuniones de integración o animación

Este tipo de reuniones son parte de un proceso grupal amplio. Lo central son las dinámicas recreativas, juegos donde se interactúe sobre todo físicamente.

Saber motivar y animar

No forzar a nadie

Estas son cuando apenas se están conociendo.

Reuniones de información

Son aquellas en las que lo fundamental es compartir, transmitir o comunicar resoluciones, datos sobre gestiones o tramites.

Reuniones de formación

El fin de estas es aumentar los conocimientos y aptitudes en determinadas disciplinas

Pueden utilizarse métodos de menos involucración activa como conferencias o charlas

Realizar un diseño del evento con un objetivo claro

Reuniones de trabajo

Importantes para la toma de decisiones, capacitarse o planificar acciones en común

En estas reuniones se designan tareas, deben tomarse acuerdos, definir los responsables y los plazos.

Reuniones de retroalimentación

Objetivo de juntarse para revisar cómo vamos en los trabajos, qué nos falta corregir, y hacer una especie de examen para retroalimentarlo.

Los 8 pasos para una reunión exitosa

1. Planifique el encuentro e informe al equipo. Como primera instancia lo que se debe de tener en cuenta si queremos hacer una reunión de trabajo, es notificar con tiempo cuando se planea efectuar.

2. Exija la puntualidad de los asistentes. Ya que se haya informado a los participantes es debido remarcar la importancia de la puntualidad.

3. Elabore una agenda de contenidos con los temas a tratar. Como se ha visto anteriormente una agenda le permitirá un mejor control de los tiempos y temas a tratar en la reunión para una mayor eficacia.

4. Acote los temas según lo agendado. Acotar los temas es algo que no debemos dejar pasar por alto. Esto, porque se si busca cambiar la impresión de los asistentes de lo que es una aburrida reunión de trabajo, es necesario disponer el orden y la prioridad de temas que se van a tratar en ésta.

5. Maneje la reunión con cuotas de humor. Cuando se realiza una reunión de trabajo debe de ser seria pero en un buen ambiente de trabajo, que motive a los participantes.

6. Evite los monólogos.

...