Guía para reuniones efectivas: Ventajas, etapas, elementos y tipos

DESARROLLAR

5 VANTAXES DA REUNIÓN.

•Fomentan o traballo en equipo e a participación.

•As decisións fanse impersoais, evitando críticas innecesarias.

•Son un instrumento de motivación.

•Potencian os resultados mediante o intercambio de información.

•Permiten fomentar e mellorar as relacións interpersoais.

•As decisións que se toman son mellor comprendidas.

•Compártense obxectivos e metodoloxías.

•Poténciase a comunicación, tanto formal como non formal.

ETAPAS: 3 aspectos de cada una.

A PLANIFICACIÓN.

•Etapa previa ao desenvolvemento da reunión, soe implicar:

–A determinación dos obxectivos: é dicir, para que queremos facer a reunión, que asuntos queremos tratar.

–Asistentes: determinar a que persoas imos convocar e preparar a reunión conforme ás características dos mesmos/as.

–Aspectos loxísticos: faremos unha previsión do espazo, materiais e medios que preci-samos para levar a cabo a reunión. É moi importante neste apartado a convocatoria que normalmente se fai en formato papel ou electrónico e soe incluír: quen convoca, data e hora, orde do día e sinatura (ou selo da entidade que convoca).

O INICIO.

•Recoméndase dedicar a esta fase uns 10 minutos, tendo en conta os seguintes aspectos:

–Comezar a reunión con puntualidade.

–Se as/os participantes non se coñecen, conceder uns minutos para a presentación.

–Recalcar obxectivos ou finalidade.

–Clarificar os puntos da orde do día.

–Propoñer no seu caso a técnica ou estratexia a empregar.

–Xerar un clima agradábel e distendido (presentación, acollidas,…).

O DESENVOLVEMENTO.

•É fundamental a actuación do moderador/a nas seguintes tarefas:

–Estimular a participación dos asistentes: respecto polas opinión, ambiente de confianza, cooperación, etc.

–Estruturar a sesión de traballo e manter a reunión de cara ao obxectivo suxerido: trátase de non perder o fío do tema. Facer de cando en vez síntese e clasificación de ideas.

–Control dos tempos dedicados a cada punto: buscar un ritmo (nin moi lento, nin moi rápido).

–Regular as intervencións das/dos asistentes: evitar monopolización das intervencións, quendas, orde nas intervencións, etc.

–Resolver conflitos que poidan xurdir: restarlle emocionalidade e centrarse nos argumentos.

–Intervir cando o grupo se bloquee: resaltar os puntos de acordo, subliñar nos que existe desacordo, etc.

–Adaptarse ao nivel de comprensión das persoas participantes.

PECHE OU FASE DE CONCLUSIÓNS.

•As accións a seguir son:

–Recordar os obxectivos da reunión

–Sintetizar e revisar os aspectos máis importantes de discusión tratados

–Formular os acordos alcanzados, recolléndoos nunha acta, que logo sexa accesíbel en calquera momento ás/aos participantes.

–Promover o compromiso dos integrantes coas decisións tomadas

–Facilitar ao grupo a análise do vivido.

–Agradecer a asistencia

–Finalizar a reunión con puntualidade.

TEST

ELEMENTOS DE REUNIÓN: moderador, temas e obxectivos, asistentes e temas loxísticos. (solo nombrar)

        Moderador: 

•Función de clarificación.

•Función de control.

•Función de relaxamento.

•Función de dinamización.

        Temas e obxectivos:

•Cal é o propósito?

•Que obxectivos se queren acadar?

–Primarios, deben lograrse inebitablemente

–Secundarios, van despois dos anteriores

        Asistentes:

•Número axeitado

•Pertinencia da elección.

–En canto ao que poden aportar.

–En canto aos roles que asumen.

        Aspectos loxísticos:

...