TIPOS DE REUNIONES Reuniones para informar.

1. TIPOS DE REUNIONES

1. Reuniones para informar.

Tiene por objeto que las informaciones de quien ha convocado la reunión lleguen a conocimiento de los participantes.

                Tiene dos etapas. 1. Transmisión de la información. 2. Respuesta de las solicitudes de información complementaria.

1. Reuniones para recoger informaciones.

Tiene por objeto proporcionar a quien convoca a la reunión las informaciones necesarias para formar una opinión.

El animador plantea preguntas a los participantes, es interrogador.

1. Reuniones  para formar.

No se trata de transmitir conocimientos pre establecidos, si no de situar al grupo en una posición tal que cada uno pueda aportar sus propias informaciones y conocimientos al grupo, para que este vaya aprendiendo y avanzando en conjunto.

El animador desempeña el papel de coordinador de conocimientos y su misión es hacer que surjan del grupo las nociones y ayudarlo a relacionarlas.

1. Reuniones para intercambiar puntos de vistas.

Tiene por objeto lograr que los participantes se expresen en torno a un tema o problema.

1. Reuniones para llegar a un acuerdo.

Se trata de reuniones en donde las partes presentes están en desacuerdo. Tiene por objeto buscar una solución aceptada por todos los asistentes y que sea capaz de arreglar el conflicto.

El animador desempeña el papel de mediador o arbitro.

1. Reuniones para generar ideas.

O reuniones creativas. Se recurre a técnicas y métodos de creatividad.  El animador exige conocimientos de esas técnicas.

1. Reuniones para tomar decisiones.

Tiene por objetivos hacer una selección entre las ideas expuestas, un escrutinio de las opiniones emitidas, con el objeto de fijar una línea de conducta.

1. Como se debe preparar la reunión?

1. Definir objetivos y tema de la reunión.

Conviene plantearse ciertos números de preguntas acerca de los objetivos que se desea alcanzar, hay que preguntarse porque se organiza esta reunión?

Definir objetivos primarios, secundarios, los ineludibles, los que se desearía alcanzar.

1. Elección de los participantes.

La riqueza y la eficiencia de una reunión, si bien depende de la calidad del animador, dependen en una parte mucho mayor de la calidad de los participantes.

Los participantes deben seleccionarse de acuerdo a  que si son capaces de aportar ideas útiles, interesantes, si pueden influir en las decisiones.

1. Planificar el desarrollo de la reunión.

Recibimiento de los participantes, palabras del presidente, definición del problema, cuestiones diversas, conclusiones.

1. Convocar y despertar el interés de los participantes.

Mencionar el titulo, la fecha hora y lista de participantes.

La convocatoria debe suscitar el interés del participante para asistir a la reunión y de participar de modo activo. Conviene indicar los motivos y objetivos de esta reunión, es importante que sepan quién animara, su organizador.

1. Organizar materialmente la reunión.

Preparar los documentos que se han de distribuir, preparación de la sala, aspectos anexos, recordatorio de la convocatoria.

1. Como se debe iniciar la reunión?

1. Hacer la presentación de los participantes.

Presentar a los participantes unos a otros, se dice sus nombres y apellidos, en pocas palabras se indican sus gustos y su actividad profesional, a fin de establecer vínculos.

1. Dar confianza a los participantes.

El animador debe transmitir que se siente cómodo en la reunión,  debe mostrar clama y disimular el miedo, también se debe preparar adecuadamente la sala.

1. Presentar el tema de la reunión.

Explicar a los participantes de que se va a hablar, porque se ha elegido el tema, que hay de interés en el, en que concierne a las personas presentes, cuales son los problemas planteados.

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