Analisis De Formulario

1.- Esquematizar la metodología para el análisis, diseño y control de formularios

ANALISIS DE FORMULARIOS

Consideraciones generales sobre el análisis de formularios:

Es una operación que requiere la habilidad y experiencia en el trabajo de formularios, algunas veces es recomendable agotar la existencia antes de implantar los nuevos formularios, aunque muchas veces indica la eliminación de los formularios anteriores e implantar los nuevos.

Requisitos básicos para un buen análisis.

Todo formulario, bien analizado, debe contener una agrupación lógica de los datos, orden de llenado, de lectura, orden conceptual y orden de importancia. Distribución de espacio, títulos claros que definan su función dentro de la forma, instrucciones claras y correctamente ubicadas, tamaño de las letras bien proporcionada y mejor seleccionado.

Los datos más solicitados, como lo son los totales, bolívares, pesos, entre otros, deben destacarse, debe presentar una escogencia y correcta aplicación de las líneas, debe facilitar su labor personal que trabaje con ellas correcta definición de márgenes bien espaciados. Estandarización del tamaño del papel. Selección del papel de acuerdo a la función que va a desempeñar la forma y su duración. Correcto número de copias indicando en cada uno, su destino.

FASES PARA DISEÑO DE INVENTARIO

Fase pre diseño: En esta fase se debe realizar una lista de comprobación y determinar con detalles las necesidades que se han de satisfacer. Para cumplir con los requerimientos de esta fase, se realiza una serie de preguntas para comprobar la efectividad del pre-diseño y proceder a realizar la fase del diseño.

¿Se determinó la necesidad de la existencia del impreso?

¿Son necesarios todos los elementos recogidos por el mismo?

¿Son necesarias todas las copias previstas?

¿Es lógica la secuencia de los datos?

¿La cantidad de escritura requerida para registrar los datos esta reducida al mínimo?

¿Esta autorizado el diseño del formulario?

¿Cuál es el departamento origen?

¿Cuál es la finalidad del formulario?

¿Tienen relación el nombre del formulario con la finalidad?

¿Es necesario un subtitulo?

¿Está la cantidad a imprimir, relacionada con el uso que se va a hacer del formulario?

¿Cuál es el tiempo de entrega solicitado al impresor?

¿Con qué frecuencia se va a usar el formulario?

¿Debe tener el formulario un número de serie?

¿Este formulario elimina la necesidad de algún otro?

¿Puede afectar de alguna forma previsible, la aparición de este formulario a los ya existentes?

CONTROL DE INVENTARIOS

Para llevar a cabo el control de inventarios, se recomienda hacer uso de las siguientes guías.

Libro de existencia: Es conveniente llevar un libro de hojas intercambiables a una cuenta para cada impreso en la que controlen las entradas, salidas y existencias. En las cuentas se debe tomar una señal que se denomina stock-mínimo, éste representa el numero de impresos que se consideran necesarios para cubrir el suministro durante el tiempo que media entre el nuevo pedido y la entrega por parte de la imprenta.

Planning de existencias: Cuando la importancia del suministro o el volumen de impresos en un almacén requiere un control más rápido de las existencias, se puede utilizar un planning a base de señalizar en columnas verticales divisiones de 100 o grupos superiores de ejemplares y a medida que se vayan suministrando se desplaza la señal de derecha a izquierda y por la posición en la columna que esta ocupe nos reflejará en todo momento de ejemplares que hay en existencia.

Notas para petición de impresos: El almacén no debe servir de ningún pedido

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