TALLER DE ANÁLISIS, DISEÑO Y CONTROL DE FORMULARIOS

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN UNIVERSITARIA

INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍA VENEZUELA

EXTENSIÓN MATURÍN

TALLER DE ANÁLISIS, DISEÑO Y CONTROL DE FORMULARIOS

Autora:

Profa. Isolina Subero

MATURÍN, Julio 2012

Unidad I

FORMULARIOS.

DEFINICION.

Es una pieza de papel que contiene datos y espacios en blanco para registrar información variable, el cuál tendrá diferente utilización según el área funcional a la cual pertenezca. Puede considerarse también como un instrumento de trabajo cuyo objetivo es trasportar información para simplificar y facilitar el desarrollo de los procedimientos administrativos. En ellos se imprime información constante y que tiene una serie de espacios para asentar información variable. Es todo papel que contenga información, texto, epígrafes, impresos o en blanco para rellenarlos posteriormente

Los formularios presentan una visión ordenada de múltiple información sobre algo, y son útiles para llenar bases de datos.

Un formulario es un documento con espacios (campos) en donde se pueden escribir o seleccionar opciones. Cada campo tiene un objetivo, por ejemplo, el campo "Nombre" se espera que sea llenado con un nombre, el campo "año de nacimiento", se espera que sea llenado con un número válido para un año, etc. Los formularios presentan una visión ordenada de múltiple información sobre algo, y son útiles para llenar bases de datos.

Partes de un formulario

Identificación; también puede llamarse Extremo superior o cabeza:

Es la parte donde se indica el nombre de la entidad, titulo del formulario, fecha, código. Se utiliza para los datos iniciales del formulario, como identificación del organismo. Representa la introducción respecto a la acción que se va a desarrollar en el cuerpo del formulario.

Instrucciones:

Indica como se debe llenar el formulario, su distribución (al final).

Cuerpo del Formulario:

Incluye toda la información necesaria para que el formulario una vez completado cumpla su objetivo, de acuerdo con la información que se desea obtener. Los conceptos o datos, dentro del cuerpo deben estar organizados siguiendo una secuencia lógica de colocación, según lo establezca el procedimiento para el cual el formulario ha sido diseñado.

Conclusión:

Esta conformada por todos los datos que validen el contenido del formulario, tales como firmas y sellos, para aprobar o conformar la información registrada en el cuerpo del mismo, y también se asienta el código de registro.

Objetivo del Formulario:

Llenar las necesidades que las oficinas demandan, son aquellos medios para alcanzar un fin.

Objetivos específicos,

Facilitar el flujo de información y el procesamiento de datos, imprimir uniformidad en los procedimientos, sintetizar y relacionar información y por ultimo, dar valor legal a determinadas transacciones.

Uso de los formularios.

Se utilizan para garantizar la uniformidad de información, dar precisión y para eliminar la necesidad de copiar a mano.

Su uso esta orientado a la simplificación del trabajo en las organizaciones, aunque a veces se abusa de ellos, generando una gran cantidad de papelería y archivos, problema que debe ser solucionado con una eficiente administración de los mismos.

Función

La función del formulario, sirve para guardar información bien sea en forma manual en un papel o en la base de datos sin tener que recurrir a Access , un formulario es una ventana de programa en la cual se le indica al usuario que datos se requieren de el para ser ingresados en la base de datos , un ejemplo muy clásico es el de las páginas de Internet, que tienes que llenar un formulario para que esos datos se guarden y puedas crear tu cuenta , un formulario es un programa independiente a Access para poder guardar información.

Usos de los formularios: Se pueden emplear para recoger cualquier tipo de información, como por ejemplo:

• Crear un formulario de registro para conocer quiénes son sus usuarios.

• Proporcionar un formulario de comentarios para recoger las opiniones de los usuarios.

• Diseñar un formulario web para actualizar una base de datos.

• Desarrollar una herramienta de búsqueda para buscar en el sitio web.

• Ofrecer un registro online para un acontecimiento, conferencia o concurso.

• Crear un sistema de nombre y usuario para restringir el acceso al sitio

• Almacenar los datos en un archivo de texto para recuperarlos más tarde.

• Enviar los datos por correo electrónico directamente al administrador de la web.

• Añadir la información desde los formularios a la base de datos

• Introducir directamente los datos en una página web del sitio.

Clasificación de los Formularios:

Se pueden clasificar:

Según su uso como:

Breves, se utilizan para registrar poca información (talones, tickets, etc.)

Eventuales: se utilizan para casos especiales (encuestas, investigaciones)

Pilotos: sirven para probar un futuro formulario. Es la corrida de prueba del definitivo. Definitivos;

Según su aspecto funcional pueden presentarse como: convenios, reclamos, solicitudes, autorizaciones, quejas, pedidos, cálculos estimados, acuses de renta, entre otros;

Permanentes: son los que ya han sido debidamente probados y se ha decidido su implantación.

Según su diseño pueden ser: líneas, recuadros y columnas.

De acuerdo a su forma de utilización pueden ser: de posición o estadísticos, los que se conocen como ficheros; Y de relación o dinámicos los cuales se utilizan para dar información circular por varios servicios.

Según su ámbito de aplicación pueden ser: básicos de una dependencia, o temporales los cuales se aplican en momentos determinados como lo son las encuestas.

Permanentes: son los que ya han sido debidamente probados y se ha decidido su implantación.

Importancia:

Su importancia radica en que sirven de soporte a las transacciones y los empleados trabajan guiándose por los formularios, además cualquier acto administrativo se refleja en un formulario.

Análisis de formularios

Consideraciones generales sobre el análisis de formularios:

Es una operación que requiere la habilidad y experiencia en el trabajo de formularios, algunas veces es recomendable agotar la existencia antes de implantar los nuevos formularios, aunque muchas veces indica la eliminación de los formularios anteriores e implantar los nuevos.

Los formularios en un ambiente Computarizado.

La introducción de las computadoras en la administración de las organizaciones como elementos de recolección, almacenamiento, transmisión y presentación de datos ha provocado cambios considerables en las rutinas de trabajo.

Si referimos este impacto concretamente al caso de los formularios, es evidente que se han introducido diversas modificaciones:

• Desaparición de una parte importante de los impresos utilizados, los que han sido sustituidos por pantallas conectadas a equipos electrónicos.

• Sustitución de archivos físicos de papel, por archivos almacenados en la memoria de las computadoras, con actualización instantánea.

• El ingreso de la información podrá hacerse directamente por el usuario responsable de la operación o a partir de una forma escrita. Pero en todos los casos se accede a una información previamente codificada, por lo cual los datos a considerar en el diseño del formulario serán de menor volumen que en el caso de escrituración manual.

En el sistema de análisis y diseño de formularios en el ambiente computarizado encontramos:

Formularios de entrada: son los que se destinan parcial o totalmente a la registración de datos que sirven de ingreso a algún sistema computarizado.

Formularios de salida: Son los que emiten los equipos de procesamiento de datos.

En caso de la información escrita se destacan:

• Formularios continuos

• Formularios individuales

Elaboración de un Formulario:

• Para elaborar un formulario exitosamente, debemos considerar ciertos aspectos; el primer aspecto a considerar es:

• Realizar una revisión y determinar la necesidad del formulario y si existen formularios que compartan en mismo objetivo.

• Posteriormente elegir el tamaño estándar de papel y letra adecuada para el diseño e impresión, y de ahí elaborar una lista con toda la formación que contendrá el formulario.

• Determinar espacios horizontales para cada dato y la mejor distribución de estos, de acuerdo con los responsables de su llenado, que debe ser a mano o a maquina (computadora), evitando áreas libres o desperdicios de papel y exceso de zonas sombreadas.

Una vez realizada esta revisión se procede a poner a prueba el formulario, por tres meses y constatar si cumple su objetivo.

Requisitos básicos:

Antes de llevar a cabo la elaboración del formulario se debe crear una actitud mental favorable en aquellas personas que van a hacer uso de dicho formulario, y sobre todo debe presentar el método más sencillo y cómodo para el ingreso de los datos, y al mismo tiempo

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