Asesorías Contables y Administrativas SERVICAFE

Asesorías Contables y Administrativas SERVICAFE

Andrea Lucia Quiceno Franco

Karla María Jaramillo Londoño

Cristian Camilo Valencia Chavarría

Corporación Universitaria Minuto de Dios

SEGMENTACIÓN

El municipio de Fredonia cuenta con aproximadamente con más de 1500 personas dedicadas a la caficultura, lo que constituye la base de su economía.

El mercado objetivo que identifica el proyecto concentrara todos sus esfuerzos en aquellos caficultores que cuentan con fincas de más de 10 hectáreas sembradas en café, ya que se identifican como las unidades productivas que se encuentran en capacidad financiera y económica de adquirir los servicios ofrecidos por el proyecto.

Inicialmente el proyecto cuenta con una muestra de 20 fincas productoras de café, bajo las características inicialmente mencionadas, a las cuales se le implementó un modelo de encuesta para identificar las necesidades reales de dichas unidades productivas.

La muestra a su vez se diferencia por estratos socioeconómicos, los cuales se dividen en medio y alto.

Para cada una de las subdivisiones de la segmentación se realizó separadamente sesiones de grupo donde se indagó por las necesidades y requerimientos de las fincas cafeteras en las áreas administrativas y contables, además por la capacidad de adquisición que dichos segmentos reflejan por los productos y servicios que se ofrecen como solución. Ver Anexo A. Sesiones de Grupo.

Otra de las herramientas utilizadas para la búsqueda y consolidación de la información fue la realización de encuestas, las cuales se aplicaron a las 20 fincas de la muestra inicialmente identificada. Ver Anexo 2. Modelo de Encuesta.

Demanda

La empresa de Asesorías Administrativas y contables SERVICAFE presenta una alta demanda en el municipio de Fredonia, principalmente por ser una zona cafetera. Además, por el emprendimiento de muchos de los productores, que diariamente desean mejorar la información de sus fincas y consolidarse, así como verdaderas empresas; logrando aumentar sus ingresos económicos y contribuyendo al mejoramiento de la calidad de vida de toda la población.

Identificación de la demanda

Como herramienta principal de búsqueda de información, el proyecto implementó la realización de encuestas a 20 fincas productoras de café en el municipio de Fredonia.

La aplicación de dicha estrategia de búsqueda pretende ampliar información sobre necesidades, requerimientos y utilización de herramientas administrativas y contables al interior de estas unidades productivas. Ver en el Anexo 1 modelo de encuesta.

Según las encuestas realizadas a 20 caficultores (10 caficultores de estrato socioeconómico medio y 10 de estrato socioeconómico alto) se concluye:

• Más de un 80% de las personas encuestadas consideran importante el manejo de registros administrativos y contables.

• El 80% de las personas de estrato socioeconómico alto realiza una recolección de datos diariamente, mientras que del estrato socioeconómico medio sólo el 60% de las personas lo hacen semanalmente y de manera empírica.

• Son pocas las personas de estrato medio que conocen y llevan bases de datos de todos los movimientos administrativos y financieros.

• El 20% de las personas de estrato alto lleva un control con bases de datos.

• Los sellos de calidad son una prioridad para ambos segmentos investigados, ya que aseguran el futuro de la producción en el mercado.

• Para cada caficultor es muy necesario la reducción en los costos de producción, sin dejar a un lado la optimización en las diferentes labores. Lo que permitiría el uso constante de unos indicadores de rendimiento.

• Las capacitaciones en el manejo de la información se convierten en una oportunidad para los caficultores.

DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO

El servicio que ofrece SERVICAFÉ se compone de la integralidad del manejo del software contable, el cual le ofrece la posibilidad a los caficultores de llevar de una forma más organizada y sistematizada la contabilidad de su empresa. Sumado a lo anterior el proyecto ofrece como valor agregado los conocimientos y experiencia del personal en el manejo, implementación y análisis del programa, convirtiéndose este en una herramienta fundamental para realizar procesos de seguimiento al desempeño económico de las fincas.

Este software es un programa más administrativo que contable, ya que sus cuentas no están amarradas al PUC (Plan Único de Cuentas), aprobado para la contabilidad colombiana. Este programa permite la obtención de resultados en cuanto a:

Costos. Consolidados por lote y agrupados por labores (mano de obra e insumos), estructura de costos (por actividades), costo de producción y margen por hectárea (por lote).

Herramientas financieras. Flujo de caja, ejecución presupuestal (mano de obra e insumos causados).

Indicadores

• De rendimiento de labores. Sirve para implementar planes de acción que neutralicen posibles sobrecostos, porque es una herramienta que acumula día a día los costos causados.

• Muestra las necesidades de financiación o de liquidez del proyecto.

• Permite establecer la distribución de cosecha y tener definidas los meses de mayor demanda de mano de obra para cosecha, igualmente permite hacer un seguimiento a lotes para verificar el desempeño de cada lote con respecto a la producción global.

• Cuenta con un estado financiero que muestra los resultados del ejercicio en términos de utilidad o pérdida, registrando los ingresos y egresos acumulados del proyecto (cabe aclarar que este informe NO incluye depreciaciones o valorización de activos, solamente considera cuentas que

generan movimiento de efectivo).

Servicios que ofrece:

• Organización de Fincas para Certificaciones en sellos de calidad. Este servicio está enfocado en hacer un diagnóstico de cada empresa teniendo en cuenta los requerimientos de cada sello, luego se pasa a la elaboración y desarrollo de un plan de actividades cuyo objetivo es lograr cumplir lo establecido para cada Norma.

Con esta labor se les facilita a los dueños de cada Finca la organización en el manejo de la información, la infraestructura, la parte social y ambiental.

• Pago de Nómina. Es la elaboración de la nómina que incluye pago de empleados, contratos por labores, pago al comercio como ferreterías y almacenes agropecuarios, servicios públicos y otros costos que genera la Finca. Esta labor se desarrolla semanal o quincenalmente en esta zona y generalmente la realizan los administradores de cada Finca. Pero algunos productores eligen pagar una persona extra, porque prefieren a alguien que sea imparcial y que a la vez tenga la capacidad de generar informes sobre el estado de cada empresa.

• Manejo de registros. Es importante utilizar herramientas que permitan el buen funcionamiento de las empresas cafeteras, entre los principales están:

• La hoja de floraciones. Permite el seguimiento detallado de las épocas propicias para hacer controles de plagas y planeación de la cosecha.

• Planilla semanal de labores y recolección. Es la agenda de cada administrador porque en esta se registran los diferentes empleados por día con nombre, apellido, cédula y labor desempeñada durante el mismo.

• Planilla de inventario de insumos. Facilita el control de los productos existentes en las bodegas de almacenamiento, evitando posibles pérdidas o manejos inadecuados.

• Registro de maquinaria. Este es el inventario de la maquinaria y los equipos que posee la Finca, es donde se registra desde la fecha de compra hasta el último mantenimiento. Es la hoja de vida que permite hacer un seguimiento detallado y continuo.

• Capacitaciones en el manejo de la información. Cada productor cuenta con un grupo de trabajo que puede ser calificado o no calificado, en esta parte sería de gran importancia dar a conocer a los empleados y principalmente a los administradores o mayordomos el manejo de los registros y otros temas fundamentales para hacer de las fincas empresas organizadas.

ANEXOS

Anexo A. Procesamiento y Análisis de Datos.

La recolección y análisis de la información necesaria para el desarrollo del proyecto está contemplada dentro de las siguientes dos fases:

Primera Fase: Prueba Exploratoria

Objetivos

• Explorar, descubrir y seleccionar nuevas alternativas de servicios relacionados con la organización de las unidades productivas.

• Definir y pulir el concepto que reúna las características esenciales requeridas para una empresa proveedora de este tipo de servicios.

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