Características de una oficina

1.- Oficina

Una oficina es un salón destinado al trabajo. Existen muchas formas de distribuir el espacio en una oficina según la función y cuántas personas trabajarán dentro del mismo cuarto. En un extremo cada trabajador tendrá su propio sitio, en el otro una oficina grande abierta que se puede componer de un sitio principal con diez o centenares de personas que trabajan en el mismo espacio. Los estudios acerca de esto último han demostrado que dan productividad a corto plazo, por ejemplo dentro de un solo proyecto. Al mismo tiempo la pérdida de privacidad y de seguridad puede aumentar la incidencia del hurto y de la pérdida de secretos de la compañía. Un tipo de oficina intermedia es el cubículo, que soluciona el aislamiento visual en cierto grado, pero falla a menudo en la separación y la seguridad acústica.

2.- Características de una oficina

 Está integrada por recursos humanos: son todos los empleados que cumplen las tareas de la oficina

 Recurso material: Se refiere al mobiliario y al equipo destinado a realizar las diversas tareas. Dentro del mobiliario de encuentran; los escritorios, sillas para visitantes, sillas giratorias mesas para teléfonos, bibliotecas o vitrinas para libros entre otros

 Existen equipos como el teléfono, computadoras, televisores.

3.- Equipos, Mobiliarios y Materiales de oficina.

 Mobiliario: escritorios, sillas, archivadores, estantes y otros.

 Equipos: fotocopiadoras, calculadoras, computadoras e impresoras, teléfonos, telefax, etc.

 Materiales: Papel, engrapadora, sobres, sellos, lápices, bolígrafos.

4.- OFICINISTA

El Oficinista Es el agente que colabora directa e indirectamente con todas las actividades de la empresa.

5.- Actividades del Oficinista.

 Recibe, revisa, clasifica, archiva y despacha comunicaciones y demás documentos de oficina consignados por usuarios de la unidad.

 Llena a mano formatos, libros de registros y control, fichas y otros documentos similares.

 Efectúa y atiende llamadas telefónicas.

 Atiende a profesores, estudiantes, empleados y público en general.

 Suministra información a las personas que la requieran.

 Opera una fotocopiadora.

 Lleva el control de ingresos y egresos de material.

 Recibe información para transcribirla.

 Procesa en el computador información solicitada.

 Transcribe correspondencia general, notas de exámenes, datos de inscripción y cualquier documento que se le asigne.

 Llena formatos de cheques de acuerdo a los datos contenidos en los documentos soporte.

 Transcribe información para mantener bases de datos.

 Realiza respaldos a la información procesada en el computador.

 Graba información para mantener bases de datos.

 Elabora cuadros demostrativos, organigramas, formatos, flujo gramas y otros documentos con la información procesada.

 Imprime el trabajo realizado.

 Desglosa, ordena, compagina y entrega los documentos con la información procesada.

 Cumple con las normas y procedimientos en materia de Seguridad Integral, establecidos por la organización.

 Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.

 Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.

 Realiza cualquier otra tarea afán que le sea asignada.

6.- Las Relaciones Interpersonales en la Oficina

La secretaria es el centro de la oficina y como tal, debe esmerarse en tener excelentes con los compañeros de trabajo y con las personas ajenas a la empresa.

 Siempre saludar y despedirse.

 Ayudar a que las personas en la oficina se integren y se relacionen

...